Las plantillas en OmniFocus, rasca segundos, gana minutos, gana vida.

Plantillas en OmniFocus, te permite trabajar con tareas más material de apoyo, tanto externo, dentro de tu ordenador, dispositivo, como en nube. Escala tu trabajo con plantillas de trabajo, no retrabajes!!! Eso es perder tiempo.

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Plantillas en OmniFocus

Continuamos el ciclo con OmniFocus, con este increíble gestor de tareas.

En esta ocasión, con algo básico y que nos facilitan la vida… las plantillas, en esta ocasión, y en el siguiente los checklist, ambos muy parecidos, muy relacionados, que te muestro ambos y tu ya decides cuál utilizar.

¿quieres hacer tareas repetitivas en segundos, a un clic de ratón con tu gestor de tareas?

De hecho si parpadeas, te lo vas a perder.

Vamos a ver cómo crear un flujo confiable, de carpetas, de tareas, unas plantillas, unos flujos de trabajo que se dispararán y se ejecutarán mientras parpadeas.

Lo haremos con automatizaciones, tirando de las socorridas plantillas salvavidas, tanto externas, es decir, sin utilizar OF, como sirviéndonos de él para gestionarlas.

En este vídeo veremos cómo, para evitar todo esto:

  • Incumplimiento de plazos,
  • Sobrecostos,
  • Calidad deficiente,
  • Retrabajo,
  • Expansión no controlada del proyecto,
  • Pérdida de reputación para la organización,
  • Interesados insatisfechos, e
  • Incumplimiento de los objetivos propuestos del proyecto.

De manera externa, sin necesitar OF.

Lo podrás hacer desde tu dispositivo de sobremesa en MacOS, como en iOS.

Para este último caso con Recetas.

Te interesa un curso de automatizaciones en Omnifocus. Aquí lo tienes por 10 € (para profundizar sobre esto)

De manera interna, utilizando el propio OF.

Creando plantillas desde dentro de la aplicación.

Creamos una nueva estructura, una carpeta nueva, que podemos llamar plantillas, y que contendrá todo tu conocimiento que vas mejorando día tras día.

Piensa en un proceso que repites frecuentemente en tu empresa. Igual te salen pocos, pero a poco que lo pienses, igual hasta tienes cientos.

Y como trabajar, replicarlos, y ponerlos en modo activo.

En esta carpeta tendrás ese procedimiento, ese proceso, latente, no está en producción, no está en uso.

Cuando lo necesites, lo activarás, y lo pondrás activo, en el área donde corresponda, ya activo, ya funcionando y sometido a todas las ventajas de gestionarlo con Omnifocus, vencimientos, etiquetas, revisiones, delegaciones….

Plantillas en OmniFocus, ejemplos:

Ejemplo: Enviar cada trimestre documentación al gestor para los pagos fraccionados.

.- Crear carpeta compartida con Gestoría, con dos carpetas ingresos y gastos.

.- Crear hoja de cálculo a principio del periodo, donde irán automáticamente los importes de la base, el iva, el total, el cliente

.- Avisar a la fecha de abrir el periodo de poder presentar los pagos fraccionados a la Gestoría de que todo ya está disponible para presentar modelos, 130, y 300, 115 o los que correspondan.

.- Antes de marcar el proyecto como completado,

Le programo trimestralmente la repetición, al cumplir se replica exactamente, incluso las fechas de los vencimientos si los tiene.

Rascar segundos al cronómetro de esta manera, con tareas repetitivas, es productividad en estado puro.

Vídeos del ciclo:

[display-posts tag=»omnifocus-pildoras»]

 

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