Trello Trabajo en equipo

No convertir este artículo en una prolongación de un manual de Trello, es algo que tenía claro, y como prioritario a la hora de acometer este ciclo de introducción.

Pero más claro aún tenía, que en la parte del trabajo en equipo, que creo que es la columna vertebral del trabajo de una empresa, se pudiera contar con una «guía» de cómo hacer lo más básico de todo, en concreto, cómo me entero de la marcha de mi empresa, de las novedades, de lo qué están haciendo otros, de qué tenemos pendiente, de que tenemos ya hecho, de qué nos cumple en breve, de qué he delegado, o que han delegado en mi.

Para acometer de una manera práctica, esta parte del trabajo colaborativo con Trello, lo haré en base a un mapa mental, y un principio básico:

Trello en equipo, si, pero ¿te fías de tus compañeros?

Así que en cada pantallazo del mapa mental, desarrollare su contenido por escrito, de manera breve, lo prometo, sin perjuicio del vídeo o vídeos que pueda «incrustar» a lo largo de este artículo.

Si pasas de teoría, y quieres ver el material en vídeo, haz clic en este enlace Ir al vídeo directamente donde te propongo, una posible forma de llevar las diferentes áreas de tu empresa.

Son propuestas muy básicas, y no las únicas, existen más seguro, y esta no tiene porque ser valida para ti, pero para este primer ciclo de Trello, de iniciación, creo que ilustrará bastante bien, el como ponernos manos a la obra.

Principio de Trello: la confianza

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Si hay algo que debe quedar claro con Trello, es que se basa en la CONFIANZA de tu equipo de trabajo o de la persona que incluyas en tus tableros.

¿por qué se basa en la confianza?

Porque la persona que incluyas, sin perjuicio de que seas administrador, y le quites luego acceso al tablero (y ya no lo visualizará), podrá ver todo el contenido de tu tablero, o tableros donde lo incluyas, y cuando digo todo, es todo.

En Trello no puedes dar accesos a determinados usuarios a una parte de SOLO LECTURA, y no pueda escribir nada, o a qué vea una nota, y otras no. Por eso digo que se basa en la confianza.

Confianza…. «Tan presente hoy día en las empresas» …

Pero, ¿cómo no vas a confiar en tu equipo de trabajo?. Pues SI. Pero NO. ¿por qué un usuario de tu equipo, va a poder «ver» las nominas de otros usuarios?, Si llevas una especie de Registro de entrada en tu tablero trello, ¿qué tienen que saber otros compañeros de si tengo que pedir un día u otra cuestión más personal?.

Por eso digo Si, pero No. Tal vez más adelante, TRELLO, permita hacer esto más configurable, pero a día de hoy no se puede.

 

Tableros

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Los tableros los utilizarás para tus proyectos. Si tienes una empresa, puedes llevar ahí todos tus proyectos. No te compliques la vida intentando llevar todo en un sólo tablero a través de sistemas de etiquetado, o filtrando por texto del título de la nota.

Abre tantos tableros como necesites, no te preocupes por los espacios, la versión gratuita da para mucho, y si lo usas tanto como para superar las limitaciones de tableros, o espacios, es hora de pagarlo, porque tendrás una aplicación, que de verás te esta siendo útil.

Los tableros, básicamente son dos modalidades los que existen.

Tableros PUBLICOS ya los vimos, incluso compartí contigo uno con acceso libre, el tablero público de GTD con Trello. Este puede verlo todo el mundo, aparece en buscadores, o en el buscador…. y puede ser utilizado, copiado, comentado, etc.

El PRIVADO, que es igual que el del tablero de equipo, que lo único que hace este último, es agrupar a personas, teóricamente, de tu empresa, o equipo de trabajo. El privado, por tanto, accederá a quien tu definas.

La ventaja de definir el equipo, es que sólo lo creas una vez, y ya todos tus nuevos tableros, tendrán el acceso de esos usuarios de tu equipo. Puntualmente, si en estos tienes que incluir a más gente, véase a un cliente para el seguimiento del proyecto, pues se añade como si fuera un tablero privado, y listo.

 

Cards o Notas

 

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La cards, o nota de Trello, es la unidad mínima de información dentro de un tablero, aunque eso de mínima hay que relativizarlo porque puede haber notas, de varias megas, y cientos de conversaciones en modo texto. Son las llamadas notas vivas, o «calientes» de tu tablero, porque son de las más usadas.

Si tienes notas muy vivas, colócalas más visibles, en la parte alta de su fila o columna.

Aquí hay un principio que a mi me gusta aplicar, por lo fácil que es de un simple vistazo saber si tienes tareas asignadas.

En la nota donde venga tu foto, en principio, hay una tarea para ti, o ahora, o más adelante.

De las notas que no salga tu foto, pues por ahora no hay nada que requiera de tu acción inmediata.

Que diferentes situaciones podemos tener con respecto a una nota:

  1. En una nota, apareces. Tienes algo pendiente que hacer. Al estar en la misma, cualquier movimiento que tengo la nota, de insertar, eliminar, actualizar  contenido, se te notificará.
  2. Estas en una nota con más personas. Todos tienen algo que aportar a esa nota. Conforme van ejecutando tareas, dando su opinión o cumplimentando lo encargado, se irán quitando ellos mismos.
    Cuando tienes tareas en tu tejado, tu eres el más interesado en quitar tu imagen de la misma para saber que ya no tienes cosas que hacer. Da sensación de que el sistema va funcionando. Si tu cara se ve mucho en las tarjetas algo falla, o tienes mucho encomendado, o tus tareas son más largas que las de otros, o no actualizas las notas, o bien no das ni golpe.Es interesante la figura del coordinador para cuidar este aspecto. Más adelante te cuento que funciones debe tener el coordinador.
  3. No estar en la misma, es decir, la imagen nuestra no se ve en la tarjeta. No tenemos encomendada tarea alguna por ahora. Si quieres estar al tanto de lo que ocurre en una nota/s, en una columna, puedes suscribirte a las mismas, y estarás al tanto de lo que ocurra en las mismas.
    No te lo recomiendo salvo que sea estrictamente necesario. En el siguiente apartado te cuento como estar al tanto de todo, sin estar recibiendo correos todo el rato. Pierde el sentido de utilizar los tableros.

Notificaciones

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Si has tenido la paciencia de leer el apartado anterior de las cards, o notas, te cuento que diferentes situaciones hay como posibles en las notas, para recibir notificaciones y estar al tanto de lo que te interese de verás.

Estas son las situaciones que podrían ocurrir en un tablero laboral, de trabajo, familiar, el que sea:

  1. No estar presente en la nota: no te llegan avisos, salvo que te suscribas, te citen utilizando la @ antes de tu nombre, o bien vayas activamente a:
    1. La vista general de Trello, de todos los tableros, y veas el historial. Para visualizar esta vista, pulsa sobre tu imagen o logo, arriba, a la derecha, y te saldrán entre otras, en la primera pestaña, PERFIL, aparece todo lo que has hecho en todos tus tableros, y de los que formas parte.Y en la segunda de las pestañas, TARJETAS, puedes ver en qué tarjetas apareces, por lo que si se lleva el sistema como el que yo propongo en estas líneas, tienes algo aún pendiente.
    2. O acudas a un tablero en concreto, y visualices su actividad, para ponerte «al día» del «devenir» de ese tablero. Para visualizar esta actividad, basta acudir a …Mostrar Menu, y en la parte de abajo, tienes la actividad más reciente.

Navegación

navegación trabajo en equipo trello Jesús Bédmar Ser Productivo

Si algo destaca de entre las ventajas de este modo de trabajar, es su versatilidad, para insertar url, de tableros y nota o notas, para tus compañeros.

¿que es esto de url? Cada nota tiene una url propia que puedes descubrir y utilizar aquí. Primero entra en una nota, y en la parte de abajo, puedes ver compartir y más…

Acciones Compartir y más trello trabajo en equipo Jesús Bédmar Ser Productivo

Y a continuación, te muestra la url de esa nota concreta:

Enlace a esta nota trabajo en equipo trello Jesús Bédmar Ser Productivo

Los tableros también tienen su propia dirección o url: ¿como obtengo esa dirección de mi tablero? Tienes que entrar en el menú principal del tablero, a la derecha, donde pone …Mostrar Menu, te saldrá esta pantalla:

menu tablero trabajo en equipo trello Jesús Bédmar Ser Productivo

Y al pulsar en más, ya visualizas, en la parte del final, lo que necesitas:
enlazar a tablero trabajo en equipo trello Jesús Bédmar Ser Productivo

Así que si compartes esta dirección, url, hipervínculo, con alguien de tu equipo por un whatsapp, por un correo, por un programa de mensajería instantánea, por Redes Sociales, como quieras, con hacer clic en él, entrará en la nota, si tiene permiso, o la misma es pública.

Imagina el potencial que tiene cómo medio de difusión de contenidos, poder compartir tableros públicos, para centros escolares, universidades, el grupo de padres del Cole….. Los limites, tu imaginación.

Aparte de si confías o no en tus compañeros, se me ocurre una idea de cómo compartir documentos con otros usuarios de tu equipo pero que no quieras que vean los demás. Y es a través de carpetas compartidas de GDRIVE, imagina que tienes algún documento que quieres que revise algún compañero.

Pues bien, le pegas la URL de la carpeta de Gmail, y listo. Si previamente diste permisos para que él la vea, podrá entrar él y sólo él, con lo que subsanamos un poco el asunto de definir roles en Trello.

Para más información, sobre la capa adicional de seguridad de Gdrive, revisa ese enlace, donde comente como enlazar Evernote con aplicaciones de google, aplicable al 100% a cualquier aplicación de notas.

Reglas del juego propuestas

Vista un poco la funcionalidades, y lo usable, y fácil que resulta todo, en pocos minutos sabes manejarlo prácticamente todo, te propongo ahora unas reglas del juego, que pueden parecerte bien o no.

reglas del juego propuestas trabajo en equipo trello Jesús Bédmar Ser Productivo

Seguro que existen otros modos de gestionar los tableros, pero esta a mi me parece interesante.

Si apareces en una tarjeta, tienes algo que hacer. Si la has hecho, y sigues apareciendo quitate de la misma.

Por ejemplo, dos tareas:

  • Ejemplo de una encuesta, u opinión. Te han preguntado que contestes que te parece un logo que os han hecho recientemente en tu empresa, y tu cara aparece en la nota. Debes entrar en la misma, dar tu opinión, y salirte de la nota.
    Si te interesa el tema, te puedes suscribir, y si no te interesa mucho, pero puntualmente puedes querer ver que se cuece sobre el logo, puedes ir a la actividad de ese tablero y mirarlo.La primera forma, si sigues en la nota, estas al tanto de todo por correo, y de la segunda, requiere movimiento activo por tu parte para leer en actividad del tablero o nota, que se ha decidido. Otra vez la confianza que «presupone» esta aplicación al trabajar.
  • Ejemplo de una tarea con checklist de dos personas.
    tarea para dos itv Jesús Bédmar Ser Productivo
    Lo bueno de estos gestores de tareas, es que puedes por ejemplo poner dos listas de tareas para dos personas que ya has insertado en la nota.Supón que en tu empresa es necesario llevar un vehículo a pasar la ITV. El Empleado 1, se encargará de: llevar coche al taller, entre otros… para dejar a punto para la ITV.Una vez cumpla las 3 tarea las marcará como completadas, y saldrán al 100%. Además, se quitará o no, de la tarea. Esta es la visión de la nota:
    tarea 1 cumplida Jesús Bédmar Ser Productivo
    Y en el tablero aparecerá como 3/6 de la nota cumplida, al tener 6 dentro de la nota:
    tarea 1 cumplida_3_6 Jesús Bédmar Ser ProductivoEn el ejemplo no he quitado al usuario de realizar la primera tarea, porque quiere estar pendiente de si pasa o no la itv, por si hay que volver a llevar ese vehículo al taller. Así recibirá avisos.El empleado dos, como alguien lo agrego a esa nota, recibe las novedades, y puede comprobar que tiene ya «en su tejado», la tarea que tiene asignada de llevar el coche a la ITV.Una vez pasado la inspección técnica, marcará la tarea como cumplida, y se quitará de la misma. En la vista de la nota, tacha, o marca todo lo realizado:
    tarea 2 cumplida Jesús Bédmar Ser ProductivoY en el tablero se visualiza la nota así, con un 100% de todo cumplimentado, al ser 6 las subtareas o actividades de esta nota, y estas todas realizadas:
    tarea 2 cumplida sin usuarios Jesús Bédmar Ser ProductivoSuponiendo que todo haya ido «bien», y la ITV ha sido pasada, así debe verse la nota:

En estos ejemplos debería de aparecer ahora la figura del coordinador.

¿para que queremos un coordinador de los tableros, o de las columnas en Trello?.

Pues para que haya alguien con «capacidades», o con esa tarea encomendada, de supervisar que tareas han quedado cumplimentadas, cuales faltan, a quien hay que «dar un tirón de orejas», etc….

En el caso de la ITV del vehículo, una vez veamos en los checklist, que están ambos al 100%, y que no hay miembros del equipo incluidos en la tares, el coordinador, la archivará.

VIDEO: Tablero Trello para una Startups

Disponible el Miércoles 17/05/2017 a las 16.16

Actualizado el Miércoles 17/05/2017 a las 16.56

Conclusiones Trello trabajo en equipo

Confianza. El principio de fondo, que presupone el uso de esta aplicación, ya que no permite la gestión de roles, permisos, en los diferentes usuarios.

Por tanto, si quieres algún gestor de notas, o ERP, que te permita accesos a unos usuarios a otros no, a distintas fases de los expedientes, te recomiendo optar por otra que no sea Trello.

Si tus relaciones en tu empresa, en tu startup, se basan en transparencia, plena confianza, adelante con este gestor en modo canvas, que además de muy visual, es multiplataforma.

¿ordenará tu empresa, o todo lo contrario añadiendo otra aplicación más?

Material relacionado del ciclo:


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