Trello en procesos: aplicable en tu empresa.

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Te has fijado alguna vez al ir a comer a un restaurante de comida rápida, el que sea, ya imagino cuál te viene a la cabeza, pero bueno…., que todos parecen autómatas, que todo esta perfectamente estructurado, quien pone las bebidas, quien esta en cocina, hasta la comida sale ordenada, en fila con unos códigos, la bebida, con solo pulsar un botón sirve el «liquido», hasta el filo del vaso, sin derramar una gota.

Te has fijado lo que rota el personal, normalmente jóvenes, que se hacen con el trabajo en un día prácticamente. Y lo digo por experiencia de la buena. En unas horas, estas funcionando casi al 100%.

TODO SON PROCESOS. 

Piénsalo bien. Todo. Si una venta ha salido genial, tu ultimo proyecto empresarial ha resultado muy rentable, ¿habrá mejor tarea que documentar todo lo que va bien para así poder replicarlo una y otra vez?.

O en sentido contrario, tu último trabajo empresarial, ha salido de pena, has llegado tarde, te ha costado el dinero a ti…. ¿habrá mejor opción que documentar todo para depurar donde has fallado?

Trello en procesos y proyectos

Puedes comprobar de manera rápida, como en casi todas las organizaciones, y empresas de tu entorno, no las grandes multinacionales a las que me he referido más arriba, ninguna documenta lo que son los procesos básicos de su empresa.

Es más, cuanto más crece la empresa, arrastrada por la lucha diaria, más difícil resultará definir esos procesos.

El proceso de compra de algún producto, o el proceso de contratación de algún servicio profesional, el que sea, el dueño o dueños de la empresa ¿lo tienen documentado? ¿saben por qué fases o personas intervienen en el mismo desde el principio de la contratación, hasta el final?, ¿cuánto cuesta en horas y dinero?.

La empresa normalmente, como la «llevan» personas, va avanzando por impulsos, por actuaciones puntuales de unos y otros, sin orden ni concierto, normalmente con una des-organización ordenada.

Perjuicios de no llevar la gestión por Procesos

Existen varios procesos repetitivos en tu empresa, que NO son eficientes por diferentes motivos:

  • puede que tengas un gasto alto en producir tus bienes o servicios,
  • puedes tener tiempos de espera altísimos hasta que puedes facturar finalmente,
  • no tienes inventariado que has gastado,
  • no computas en todo el proceso el tiempo en el que intervienen terceros (que luego te facturan a ti)
  • o ni siquiera, tienes un sistema que te permita monitorizar todo para saber si igual, algo que realizas en tu empresa, te cuesta el dinero.

Con una gestión por procesos, evitarás todo esto.

El tamaño de tu organización

En una startups, en un simple blog, que pongas en marcha, el omitir la creación y mejora de procesos en esos proyectos tuyos, puede conllevarte la perdida, como mínimo, de tiempo y/o dinero.

En la creación de un simple portal, un blog, una página de empresa, el no cuidar el SEO de tu página (el cómo escribir tus artículos para que le gusten a google, y por tanto, la gente los encuentre), provocará tu invisibilidad en internet, por lo que, ¿ para qué he creado un contenido que nadie va a ver?

Es fundamental tener todo en una especie de guion, de proceso definido, para cuando tu proyecto de empresa comience a coger ritmo, volumen, tengas todo bien estructurado, con incluso un mapa de procesos para todo.

En el ejemplo del SEO de tu empresa que te comentaba, definir un proceso que te permita saber que debes cuidar al crear un artículo, imagina esto a modo de ejemplo.

PROCESO: Pasos del proceso de crear contenido en el blog:

1.- Título muy original, y que impacte en los lectores.
2.- Seguir estrategia de palabras clave definidas a principio del trimestre.
3.- Pedir a departamento de diseño, imágenes para este artículo.
4.- Definir un title, original, con h1 de etiqueta, h2, y h3 para los subapartados.
5.- Seguir estrategia de enlaces internos definidos a principios de año.
….

Esto es una visión simplista, sin rigor de los pasos a seguir en un proceso de publicación de contenidos de tu empresa, o de cualquier otro proceso operativo, pero que permitirá, que sea quien sea el encargado de esto, con facilitarle esta definición del proceso, sus anotaciones, sus plantillas, sus contactos…..sabrá seguirlo, sea quien sea, cambie el personal que cambie en la empresa, y podrán, de igual modo, mejorarlos.

Esto es lo que hará que tu empresa crezca en la dirección correcta.

 

Aclarando tanta «p», proyectos, procesos, procedimientos

Aunque no soy partidario de la teoría, en este caso, si que sería ideal definir un poco tanta p, para ubicarnos dentro de los conceptos.

Como siempre digo, sin pretender ser exhaustivo en los conceptos, simplemente a efectos de contextualizar las herramientas digitales, en esta ocasión Trello, con la documentación de la vida real como puede ser un proyecto, un procedimiento, un dossier, un expediente.

El concepto Proyecto es de los más utilizado en el ámbito empresarial.

Proyecto: esfuerzo temporal que llevamos a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Por tanto mejorar los procesos administrativos, productivos, de desarrollo de un software de una empresa son proyectos.

El proceso, en cambio son medidas, y actividades interrelacionadas para obtener un conjunto específico de esos productos, servicios o resultados aludidos en el proyecto.

Yo confundía, o no me había planteado jamás esa diferenciación de términos.

Por tanto, aunque son similares, el proceso, produce una salida repetible, y el proyecto da un resultado único, si bien ambos buscan generar productos resultados o servicios.

Los procedimientos son los método o modos de tramitar o ejecutar una cosa, las sucesivas fases que existen.

Mapa de procesos con Trello

Podemos tener un proyecto ambicioso que sea el crear un mapa de procesos de nuestra empresa, documentar el cómo lo hacemos todo. Pero este proyecto puede ser más simple, sólo definir uno como puede ser crear un proceso de producción de un envase de cristal.

El proyecto acaba en un determinado momento, pero el proceso, como produce una salida repetible en el tiempo, deberá ser siempre mejorado para alcanzar la excelencia, la eficacia, la eficiencia en todo el proceso productivo.

Por eso la importancia de documentar los procesos, y mejorarlos. Esto es posible con Trello.

El proyecto se define por tu empresa, que puedes documentarlo o no en la aplicación, decidirlo con tus socios, contigo mismo si eres autónomo, como sea, pero los procesos, si que pueden ir a la aplicación que hoy nos entretiene. En el vídeo que te adjunto más abajo, te enseño un ejemplo.

 Trello con los procesos. Los beneficios.

Definir los procesos en la empresa se justifica para ganar dinero. Básicamente.

Si vas a realizar la inversión de definir, y mejorar todos los procesos de tu empresa, implica una inversión. Como toda inversión, luego hay que rentabilizarla.

Por eso se hace, y mejor pronto que tarde.

Dado que toda empresa no es más que un conjunto de procesos unidos, conectados entre si, pretendemos que estos sean del más alto rendimiento posible.

¿Qué beneficios me supondrá definir mis procesos?

  • Cuanto más definido este un proceso, más control existe, y más sensación de seguridad tendrá el equipo.
  • No existirá la desmotivación de las personas implicadas en un proceso, de no saber por «donde tirar». Ya tienen la guía de ruta para trabajar.
  • Visualizaremos los cuellos de botella de manera rápida, pudiendo aplicar medidas correctoras, bien sea contratar más gente, externalizar, sustituir elementos que ralenticen, etc.
  • Al tener un control, a través de la analítica del proceso, tendremos stocks optimizados, estaremos prevenidos para cuando nos vayan a venir picos de trabajo, sabremos que meses son los más flojos de trabajo.
  • Se estandarizan las tareas, y evitamos problemas ocultos.
  • Permite mejorar fase a fase, con lo cual se va consiguiendo la excelencia en el proceso productivo.

Utiliza tus proyectos en Trello

La mejor estrategia empresarial que puede haber, una vez localizado el sector, área, nichos de negocio que funcionen, o sean viables, es establecer los procesos de tu empresa.

La manera más fácil, una vez definidos, es duplicarlos…

Tipos de procesos

mapa procesos empresa trello Jesús Bédmar Ser Productivo

Existen diferentes clasificaciones posibles para los procesos, pero te dejo indicada aquí una que es muy útil.

Los procesos pueden dividirse en 3 grupos:

Trello en Procesos Estratégicos

Si bien son los más importantes, cara a la empresa, nos centraremos en los operativos, ya que el fin de este artículo no son decisiones estratégicas de empresa, cuestión que se me escapa, y no me metería en un jardín de semejante tamaño, sino ofrecer una herramienta para trabajar en equipo, con los procesos operativos.

Trello en Procesos Operativos

Son los que conforman el mayor volumen de la empresa, de la organización y que permiten conseguir tu misión como empresa, desarrollando toda la actividad de la empresa, y permite por tanto la estrategia de la organización.
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Trello en Procesos de Soporte.

Los procesos de soporte, complementan el desarrollo de los procesos operativos, y son los que generan un valor adicional a tu usuario final, y además a tu propia empresa, porque un proceso de soporte no sólo puede concebirse de cara al exterior, también es aplicable internamente.

Ejemplo de Proceso operativo en Trello.

En los procesos llevados a Trello, debes determinar que información quieres tener en las columnas.
Puedes en las columnas, poner las personas afectadas, en una organización compleja, o bien las fases, como se ve en la columna izquierda.

procesos proyectos trello Jesús Bédmar Ser Productivo

VÍDEO: Trello en procesos: Mapas de Procesos

El vídeo estará disponible el Miércoles 24/05/2017 a las 16.16

 

Habilidades a utilizar para implantar Trello en procesos

Te recomiendo escuches el audio sobre el trabajo en equipo con Trello, en el que te cuento como implementar procesos, en tu empresa.

En esta fase de implantación deberás cuidar, o dar un giro a tu empresa, huyendo de estructuras tradicionales del Jefe arriba, y todos los demás por debajo de él

Hay que tender a estructuras más horizontales; donde todos son un equipo, con diferentes competencias, y en los que las relaciones entre todos son más fluidas, más comprometidos con qué todo vaya saliendo cada vez mejor.

Lo que comprende este ciclo:

Material del Ciclo:


Podcast relacionados:

 

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