Trello con el método GTD

GTD es un sistema que permite organizar de manera definitiva las tareas, las áreas de tu vida. Si quieres más información, echa un vistazo al Método GTD con Evernote.

Se basa en un sistema de flujo que es muy fácil, pero que empieza a complicarse conforme el volumen de tus notas empieza a crecer.

Este es el sistema, el flujo de la tarea, a priorí, NO PARECE DIFÍCIL:

¿Es imposible llevar el sistema GTD con Trello?, ¿cómo es posible que una aplicación de notas permita llevar un sistema «tan complejo» como el GTD?. Es posible, lo veremos un poco más adelante.

Pero sobre todo este método de organización personal te ayudará a ti, si eres de los que:

  • Olvidas fechas fácilmente, y luego te da un «coraje de la muerte», no haberte acordado de esa fecha tan señalada.
  • Intentas recordar algo que te vino a la cabeza hace un momento, y no hay manera, y vuelves sobre ello recurrentemente.
  • No apuntaste aquél libro que te recomendaron, o aquella web, que va a solucionar en gran medida un problema que tienes, o esta dentro de tus ámbitos favoritos y ahora no logras cual era.
  • Te ronda una idea por la cabeza, día tras día, un proyecto, una idea, una propuesta, y te limita el foco, la creatividad en otras áreas, al estar una y otra vez dándole vueltas a lo mismo.
  • Eres ordenado, tanto, que tienes todo en «las nubes», y digo en las «nubes», porque estas utilizando varias de ellas, varias aplicaciones de notas… y esto te resta mucha eficiencia.

El otro día, alguien cercano me recomendo un libro, y me dijo, espera que lo busco en mi portátil. Debí de haberme ido a «echar un café». Resulto que tenía 5 aplicaciones: evernote, todoist, onenote, trello y no se cual más porque ni reconocía el interfaz. Cómo predica la Ley de Murphy, el nombre del libro que buscaba estaba en la última de las aplicaciones. Lastima de café.

Parece un ejemplo demasiado agresivo, pero igual estas tu en un entorno similar como el que te comento.

¿tienes un sistema? ¿GTD y Trello?

¿tienes un sistema así que te provoca estas incomodidades, este estrés continuo, esta falta de foco, falta de organización, SACA LO PEOR DE TI cuando no encuentras algo, o al menos te frustra, te falta establecer prioridades?.

Tener un sistema, como el GTD o cualquier otro que a ti te funcione, y que no te reste (busca sistemas que sumen en tu vida, no que resten), provocará en ti, entre otras bondades:

  1. Te hará que sea un sistema confiable, que confíes en él porque todo estará apuntado ahí, para volver cuando haga falta.
  2. Liberas tu estrés, así no estas dandole vueltas siempre a lo mismo, dándole vueltas a ideas o proyectos, o incluso a «tengo que cambiar mi sistema de organización», «tengo que aunar, refundir todas mis notas dispersas en una sola aplicación».
  3. Evitarás mezclar tareas o proyectos, creyendo que siendo multitarea rindes más. Existen estudios que constatan que la multitarea hace disminuir tu rendimiento hasta un 40%.
  4. Lograrás estar concentrado en la tarea que realmente estes trabajando, huyendo de hacer varias cosas a la vez, y con focos de distracciones, llamadas, correo, redes sociales, compañeros pesados….

Estos problemas, este desastre virtual-real, este sin vivir, se puede solucionar con un sistema de notas, como el que yo propongo, o al menos a mi me ha ido bien, como es el del GTD.

Nuevamente si te interesa, echa un vistazo al enlace que te he comentado más arriba y a estos que son de lo mejor, para aclararte de la potencia de trabajar por contextos con evernote que si bien se trató con Evernote, es aplicable a todo. O si no te gusta leer y prefieres escucharlo, aquí te dejo en enlace a un podcast sobre los contextos en evernote en formato audio.

No transcribo aquí esa información, no vaya a resultar que Google me «multe» por poner contenido duplicado.

Pilar fundamental de tu aplicación de notas

Sea el sistema que apliques, todos son flexibles, nadie te impone nada, tu te organizas como quieras. A mi, aunque ahora llevo el GTD, con algunas «personalizaciones», a las que le he agregado una especie de CRM de todas las tareas que hago, y un archivado de las tareas cumplimentadas en los proyectos a modo de historial o resumen, con dos cuestiones, que ahora te cuento, me ha ayudado de manera increíble:

  1. YA NO OLVIDO NADA MÁS CON EL INBOX

    LLEVAR LA CARPETA INBOX, o bandeja de entrada, o como quieras llamarla.

    La filosofía de GTD, pero que al final nos es más que el sentido común, es que todo lo que asalte tu vida, y me refiero a tu vida personal, familiar, ocio, recomendaciones, etc… que conlleve la más mínima tarea o cuestión a recordar ahora, o en un futuro, debes APUNTARLO. Todo lo que sea digno de interés como recomendaciones, tareas, proyectos, correos, webs, acciones posibles, viajes, caminos, rutas, sistemas, patrones, lo que sea: APÚNTALO, APUNTALO TODO. Conviértete en un apuntador!!!!

    Ya tendrás tiempo para procesar todo lo apuntado y borrarlo.

  2. LOS CONTEXTOS O ETIQUETAS

    Los contextos, los contextos importantes para ti, y no los importantes para otros, o los urgentes para otros. El poder localizar tareas, proyectos, acciones a realizar que sean importantes para ti, que hagan o te faciliten con que ponerte a trabajar en cada momento concreto es ORO. Que puedas filtrar, que ganes esa perspectiva fundamental en tu día a día, y tengas respuesta a cuestiones como: ¿trabajo con esta tareas que es importante para mi?, ¿realmente es importante para mi?, o ¿es urgente para otra persona?Echa un vistazo a este vídeo como trabajar con cuadrantes o contextos.

¿el porqué de GTD con Trello?

Toda aplicación de notas que sea «algo potente» o «decente», que permita organizar en al menos dos o tres variables diferentes con las que luego puedas jugar, y hacer consultas sobre ellas uniendo condiciones, puede servir para llevar tus proyectos, tus tareas, tus acciones pendientes.

Estas dos o tres variables o condiciones que necesitas para poder luego localizar tus notas, pueden ser etiquetas, filas o columnas para seguir fases o estados de un proyecto, y texto libre, como mínimo.

Por tanto, con estas tres condiciones que sean «BUSCABLES» (si es que ese palabro existe), tendremos suficiente para trabajar: ETIQUETAS + PILAS DE NOTAS + TEXTO LIBRE

Aunque en realidad, aunque sea más laborioso, con el texto libre nos bastaría, estructurandolo todo, y nos obligaría a trabajar algo más pero este es otro cantar. Los automatizadores de texto tipo PhraseExpress, nos solventaría mucho la papeleta. Si no conoces este automatizador de inserción de texto, NO PUEDE FALTAR EN TU ARSENAL PRODUCTIVO. Echa un vistazo, te lo recomiendo al 100%. Ya también tiene opción para MAC, y es GRATIS.

Listas de GTD en los tableros de Trello

Antes de que te pongas como un loco a crear tu sistema GTD en un tablero, te propongo que mires una posible organización del tablero, con las listas GTD. Y tranquilo, si te resulta útil esta tablero, lo pongo como público, y así puedes descargarlo y personalizarlo.

Acceder al TABLERO PUBLICO DE TRELLO CON LISTAS GTD.

Si prefieres hacerlo tu, para ir «solando la mano», te recomiendo que crees esta primera pantalla, con las listas del método GTD que normalmente más se usan, por lo que estarán en la parte principal del tablero.
En la primera fila es ideal sistematizar un poco tus tableros, ponerles orden antes de empezar a trabajar «fuerte» con ellos. Así en el lado, puedes definir ideas, imágenes como esta del flujo de GTD, el nombre de las etiquetas, para una vez que estés acostumbrado y familiarizado con él, pues ya puedes echarla al final del tablero, y solo acudirás puntualmente a ella, así ganas espacio útil.

trello con gtd listas Jesús Bédmar Ser Productivo

Y esta otra, la que deberás hacer desplazamiento lateral del tablero hacia la izquierda, con las menos usadas. Pero la personalización, es eso personalización, depende de tí.

tablero público Trello con GTD Jesús Bédmar Ser Productivo

 

Y ahora, una vez sentadas las bases de todo, vamos con el material en vídeo, que es como realmente se aprecia la sencillez del trabajo con GTD a través de los board de Trello.

Comienza ya!!!. Ve creando tus listas personalizadas.

 

Vídeos sobre GTD en Trello

Video 1: Cómo trabajar GTD con Trello

Vídeo 2: Cómo alimentar tus tableros por correo electrónico en GTD con Trello.

Vídeo 3: Archivar las cards de Trello en GTD

(Actualizados, subidos los vídeos el 09/05/2017)

 

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Lo que llevamos del ciclo hasta ahora:

 

Esta entrada tiene un comentario

  1. Muchas gracias Jesús por los videos y toda la información que tienes en la página. Muy útil y de rápido entendimiento.

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