Gestión de Proyectos con Trello

Quiero priorizar en aspectos prácticos, y hacer la teoría muy breve para entrar en faena más pronto que tarde.

El uso de Trello es muy intuitivo, en cuanto te pongas con él en unos minutos lo dominas, pero creo que donde más problemas tiene la gente, es buscarle aplicabilidad a las app de productividad ¿de verás me va a ayudar esta aplicación en mi productividad?¿en mi equipo de trabajo?

Te recomiendo probarla con usos prácticos, e incluso con algún compañero para que podáis comprobar si se adaptar a vuestro trabajo en el día a día. No obstante, yo en este ciclo sobre todo lo que pretendo mostrarte es usos prácticos, cómo definir procesos, procedimientos, y si estos pueden ayudar a tus proyectos.

¿Es Trello un ERP o no?

Antes de empezar a escribir el artículo, quería saber que tipo de software es Trello. En principio el software que planifica Recursos de la empresa es un ERP, de las siglas  «Enterprise Ressource Planning», literalmente «Planificación de los Recursos de la Empresa».  Por tanto, al utilizar canvas, notas, etiquetas, y permitir gestionar procesos operativos de la empresa, como pedidos, proyectos, intercambio entre usuarios, puede ser un servicio básico a utilizar por la empresa, el autónomo, casi como software de cabecera, sin perjuicio de otras aplicaciones.

No obstante, y gracias al aporte de un nuevo suscriptor, hay quien considera que » los ERP tienen un enfoque más «transaccional» y su funcionalidad es de otra índole que la de Trello«. Tomamos nota

Pero bueno, buscando algo más práctico, que conceptual, vamos a ver aspectos fundamentales de esta aplicación.

¿Cómo funciona Trello?

Los paneles o boards

Los paneles no son más que los aglutinadores de tu información, esa pizarra, o ese corcho en el que cuelgas tus notas de información, ordenadas por el siguiente campo.

Las columnas o las filas

En base a en que estado se encuentre la información con la que trabajas, irás moviendo de una a otra tus notas con la información que se contenga en estas. Las filas o columnas, reflejarán estados de expedientes o proyectos, como puede ser iniciados, en desarrollo, asignados, delegados, finalizados, pendientes de pago…., o bien relaciones de fechas: notas de Enero, febrero…. o los criterios que se te ocurran o te resulten útiles para organizar tu información.

Las cards o notas

La unidad básica, la nota que contiene la información. En el tablero imagina que visualizas el frontal de la nota, y ahí figura el título y si has puesto alguna imagen, una miniatura de la misma. Al hacer clic en esa nota, imagina que le das la vuelta, y detrás ves mucha más información, texto, ficheros adjuntos, listas, etc….

Vamos a verlo.

VIDEO 1 – Introducción a Trello y las cards.

Vídeo actualizado el 3 de Mayo 2017 a las 16.16 Horas

Hasta aquí lo básico de cómo funciona, a vista de pájaro.

Usos de Trello en tus proyectos

Una vez definido el cómo se usa Trello, que has podido comprobar que es muy usable, muy intiutivo, te cuento posibles usos de esta aplicación en tus proyectos.

Lo primero que debes conocer es que lo que te permite Trello, es seguir las FASES de cada proyecto. Las notas o cards, van cambiando de fila, o columna, dependiendo de en que fase estén.

Imagina que tu Ayuntamiento comparte contigo su Tablero de tramitación y quieres seguir con interés un par de denuncias que tienes por ahí.

Pues bien podrías ver en que estado se encuentran tus expedientes pasando por las diferentes fases. Y que cada columna tuviera los diferentes pasos de tus denuncias. En inicio, tienes una denuncia por no haber echado monedas a la máquina de la hora, y tienes una ya en estado peligroso, porque se ha pasado a ejecutiva, y te van a embargar si o si, tu cuenta corriente….

Este ejemplo, no pretende decir ni que estos sean los pasos de una denuncia, ni que este sea un uso correcto, simplemente ilustrar posibles usos.

No sólo es práctico utilizar un tablero de este tipo para un ciudadano, que quisiera visualizar en que parte del tablero se encuentra uno de sus expedientes (cuanto más a la derecha peor para sus intereses monetarios), pero es que además puede ser muy útil para los funcionarios.

En este ciclo, tratare proyectos variados entre los que veremos, como Trello puede ayudarnos a gestionar proyectos como:

 

  • GTD

  • Calendario editorial

  • Mejorar tus procesos

  • Control y gestión de Datos, como pueden ser las Redes Sociales (analítica o KPIS)

  • Llevar un registro de Entrada

  • Sistema de soporte a usuarios/clientes.

Evita los cuellos de botella

Para terminar, al ser tan visual, y gráfico este tipo de tableros, lo que es realmente interesante, es DETERMINAR donde tienes cuellos de botella en tu tramitación del asunto que sea.

Volviendo al ejemplo de las denuncias de tráfico, plantéate una visión de un tablero de un denunciado como este:


Nos da una información muy precisa y obvia nada más echar un vistazo. «La recaudación ejecutiva esta desbordada», ya que se acumulan las denuncias, en su fase de cobro por la vía de apremio. Como digo no es más que una idea, aplicable a situaciones muy variadas.

VÍDEO 2 – Acciones con las cards o notas

VÍDEO 3 – Añadir contenido por correo electrónico


Vídeos actualizados el 3 de Mayo 2017 a las 16.16 Horas

En este vídeo veremos en detalle la tarjeta, la card, la nota al hacer clic sobre ella, con las opciones que contiene:

Además de todo lo visto, no debes olvidar estás otras utilidades que tiene Trello:

Las notificaciones

Los tableros permiten enviar notificaciones, para no tener que entrar a la aplicación cada vez que quieras comprobar actualizaciones. Para ello deberás usar la @ antes de escribir el nombre de algún miembro de tu equipo. Las iremos viendo en vídeos posteriores.

La vista Calendario

Esta vista es una utilidad muy buena, para ver tus vencimientos, y que tienes programado en las notas a las que les hayas añadido vencimientos. Pero resulta que esta utilidad esta algo escondida.
No te vuelvas loco si no puedes visualizar tu tablero así.


Por defecto los tableros no traen el powerup, o potenciador que te permite ver esta vista calendario. Por tanto tu tablero saldrá así en la parte superior derecha.

Si lo quieres ver así, y tener esta opción disponible del Calendario, como la vista que te adjunte más arriba, tal que así:


Deberás entrar al menú (..Mostrar menu), y en powerups, activar esta vista. Es fácil, pero esta algo escondido.

 

El Buscador

Tiene muchas opciones, de hecho al entrar al cajetín de búsqueda, ya nos muestra esta ayuda que resulta muy intuitiva:

Refine su búsqueda con operadores como @member, #label, is:archived, y has:attachments.os.

Bajo mi punto de vista, y al estar confeccionado en plan notas, trello tiene una carencia que a mi me encanta en evernote, y es el fusionado de notas. El buscar asuntos comunes y poder agruparlos en una nota, es algo que aún no tiene Trello, por ahora…. o yo no lo he sabido realizar.

Qué te llevas

Dejamos aquí este post,  que pretendía ser una introducción muy básica….
Hemos visto por ahora, lo básico de Trello, que te permitirá prácticamente tramitar y llevar de manera coorecta tus proyectos, manejando desde las cards, las filas, los tableros, reutilizar contenidos, copiar, mover, compartir, etc….

No te pierdas lo que viene, GTD, el Trabajo en equipo, y sobre todo, usos prácticos de estos tableros para tu trabajo día a día.

Lo que llevamos del ciclo:

 

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