Curso de PhraseExpress

Curso de PhraseExpress

Que es PhraseExpress

¿Qué es PhraseExpress y para que sirve?

Actualizado Abril 2017

Por motivos que desconozco, y tras contactar conmigo a través de contactar/soporte, algunos usuarios no pueden acceder  a la web de PhaseExpress, para descargar la aplicación. Les arroja este resultado:

Forbidden
You don’t have permission to access / on this server.
Additionally, a 403 Forbidden error was encountered while trying to use an ErrorDocument to handle the request.

Si estás en este caso, avísame y te lo mando. ¿qué versión necesitas? soporte

Phraseexpress es un automatizador de inserción de texto. ¿y esto que es?, ¿qué significa?.
Siempre que a lo largo de nuestro trabajo diario, realicemos la acción de escribir un texto de manera repetitiva al menos dos veces o más, o bien, accedamos a documentos para hacer un copiar, y pegar, estas acciones, son objeto de incluirlas en un atajo de esta app., y así ganar en productividad en nuestro día a día.

El lema de esta web: Ser Productivo no puede pasar por tener un manual, curso, vídeos sobre como usar atajos en tu tiempo, para ganar unos segundos geniales, y por tanto en eficacia.

Considera que unos segundos al día, por semanas, por meses, y por años, son tiempo de tu vida que empleas en hacer cosas que puede hacer «la máquina», tu ordenador.

El uso de esta herramienta también puede ser como un autocorrector de tus palabras que siempre escribes mal, para cuando vayas escribiendo, este automáticamente corrija el error, o autocompletar palabras que siempre quieras escribir de manera más breve.Ejemplos de qué hace PhraseExpress

Te pongo algunos ejemplos para lo que podrías usar estos atajos, o este automatizador de inserción de texto:

  1. Al redactar un correo electrónico, siempre tienes que insertar tu firma completa.
  2. Al comenzar a redactar algún escrito, con la ofimática que utilizas, siempre empiezas con un texto tipo o repetitivo.
  3. Sueles redactar varias facturas al día, en la que insertas siempre el mismo texto.
  4. En tu navegador, sueles escribir dominios repetidamente.
  5. Tienes un checklist con los que trabajas a diario.
  6. Realizas hojas de pedido con items que se repiten.

VIDEO –> de cómo crear atajos:

Visto el potencial que tiene esta aplicación, ¡ No teclees más texto repetido!!!

Si quieres conocer más sobre esta aplicación que yo considero fundamental, aquí la tienes por si la quieres bajar de la página oficial: Descargar/ Download .

¿que ventajas tiene usarlo?

  • La inserción de los textos que hemos definido se pueden usar con cualquier programa, en los navegadores.
  • Puedes almacenar tus frases en la nube, tus plantillas, tus templates, en cualquier lugar, para usar desde cualquier ordenador.
  • Además es gratis, si bien existe una versión de pago, para los que necesiten más prestaciones.

¿Cómo puedo usar PhraseExpress?
Que es PhraseExpress

Aunque tiene un potencia increíble, vamos a ver dos cuestiones que son básicas, y que servirán a la mayoría de vosotros.

Como insertar texto plano, o texto con formato, y como insertar en tus documentos, otro realizado con Microsoft Word de manera fácil y rápida, y con sólo escribir el atajo que tu hayas elegido.

 

 

¿como insertar texto con PhraseExpress?

Para insertar un texto plano o bien con formato en nuestras aplicaciones, navegadores, etc, es sencillo siguiendo estos pasos. Eso si, recuerda que si es con formato, tiene negritas, subrayados, … y lo insertas en alguna aplicación (como puede ser un bloc de notas) que no soporta los formatos, se convertirá a texto sin formato.

Así que, avisados de esto, vamos a ello.

Creamos la primera frase, en un fichero que alojaremos en la nube, para que así se sincronice con todos nuestros dispositivos en los que tenemos esta app instalada. Será simplemente la firma nuestra, para insertar en los documentos que necesitemos.

1.- Selecciona dentro de la aplicación, File, New, Local Phrase File

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

2.- Te saldrá esta pantalla que es la que permite crear y almacenar donde queramos el documento que almacenará nuestras frases. Si no quieres usar uno nuevo, ni sincronizar tus frases en la nube, puedes directamente trabajar con el que trae por defecto, saltando al paso cuatro.

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

Pones en nombre como quieres llamar a tu fichero contenedor de tus frases, como puede ser Mis frases favoritas, lo guardas o bien en local, o como yo hice en dropbox (así puedes reutilizar y actualizar, tus frases estes donde estes). y pulsas en abrir, que te creará uno nuevo.

Preguntará si quieres crear uno nuevo, en la primera opción, es el que te recomiendo (asegurate de guardarlo en la nube), o bien reemplazas uno existente.

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

3.- Veremos que nos ha creado un nuevo apartado que pone Local Phrase File. Recomiendo situarnos encima del nombre y renombrarlo.

4.- Creamos una nueva frase, situándonos en  ese nuevo apartado que nos ha creado  Local Phrase File, o bien, como se llame, si le hemos cambiado el nombre.

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

Fíjate que en este caso tenemos 3 opciones, la primera es la de crear un texto sin formato, como comentamos más arriba, la segunda, la opción de crear una frase con formato, que serán las dos que probaremos.

5.- Rellena los campos tal y como yo lo tengo aquí. Y justo debajo de la imagen te cuento de manera rápida para que sirve cada apartado:

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

La Description, es una descripción sin más para que sepas de que va la frase cuando tengas muchas en la parte izquierda de tu contenedor de frases, el Formatted Prase content, ese es el contenido que automatizas, lo que insertas «volando» cuando estes trabajando y necesites insertar texto rápido. y el autotext, en donde yo he puesto ;jpg es el disparador, lo que hará que el texto se inserte. Lo de execute inmediately, es que justo cuando pongas la frase elegida, como yo «;jbg» dispare el texto. Existen otras opciones pero ahora no vienen al caso. Si quieres probar….
Pulsar OK para grabar los cambios y estamos listos.

6.- Para insertar el texto de la frase que hemos creado, abre alguna aplicación cualquiera, te recomiendo bloc de notas, wordpad, o similar, y teclea ;jbg y justo después, si todo ha ido bien, tendrás tu firma digital insertada. Voilaaaaaa!!!!

7.- Por si te has perdido echa un vistazo a los vídeos de este post.

Para hacer lo mismo, una frase automatizada, pero esta vez con formato, sigue los pasos 4 en adelante, y cuando estés definiendo el apartado el Formatted Prase content, ahí dispones de negritas, subrayados, fuentes, y todas las demás opciones para poner tu atajo «bonito».

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

¿cómo insertar un documento de Microsoft Word con PhraseExpress?

Insertar un documento con un determinado formato es fácil de realizar con este potente software. Imagina que estas trabajando con tu aplicación de ofimática y quieres insertar un texto con un formato o una estructura determinada.

Para crear el atajo para una inserción automática de un documento de word, es todo igual a como hemos visto antes en ¿como insertar texto con PhraseExpress? (ver más arriba), pero con una particularidad. Vamos a crear una frase nueva, con el atajo para insertar el documento. Paso por paso:

1.-

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?2.- Una vez hemos seleccionado external data, insert external document, nos sale esta ventana, en la que basta elegir que documento queremos elegir para que cuando trabajemos con nuestro procesador no lo inserte. Obviamente puede ser también con otra extensión.
Esta es la pantalla que nos sale, pulsamos la carpeta amarilla para que nos abra nuestro navegador y podamos elegir el fichero a insertar.

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

3.- El atajo nuevo, con la posibilidad de insertar un documento dentro de otro, ahora tiene este aspecto, con un macro que se define por el programa con #insertfile, con la expresión dentro insertfile, que lo que hace, es lo que pone, insertar un fichero. Si hacemos doble clic en la expresión, nos pondrá a donde señala por si necesitamos cambiarlo.

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

4.- Para utilizarlo, hazlo como es habitual, nombre del atajo y tabulador. Voilaaaa!!!!!!

 

¿como creo dentro de mis frases carpetas para ordenar todo un poco más?

El como crear carpetas propias y cambiarlas de color es también fácil. Basta con seleccionar el contenedor de frases en el que queremos crear un grupo, una carpeta temática, con los contenidos ordenados como queramos, botón derecho del ratón («el poder del botón derecho del ratón», y pulsar en New Folder.

Para ordenar nuestras frases bastará con situarte encima de ellas, y arrastralas hasta donde quieras colocarlas.

¿puedo utilizar el copiar y pegar para crear mis nuevas frases?

Si, naturalmente que se puede. Nuevamente con el poder del botón derecho del ratón. Bastara copy, y paste, dentro de tu estructura de carpetas o en otro sitio.

VIDEO –> de cómo gestionar tus atajos y las copias de seguridad o backups:

El menú contextual permite todo esto:

Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

¿Existe versión  PhraseExpress para MAC?

Actualizado a 05/06/2017

Ya si existe, para los usuarios de Mac. No va muy bien, me ha dado algunos problemas en la exportación de las frases. Arrastras el fichero que tiene tus frases, sobre la aplicación, y protesta, pero lo exporta todo.

La gran ventaja, si trabajas con Pc, y Mac, pues que sincronizas tus frases en la nube, y trabajes con el sistema que trabajes, tendrás disponibles tus atajos.

Si tienes dudas, pregunta sin problema.

Pero además, Text Expander, cuyo precio al mes ronda los 4 dolares.

¿usar PhraseExpress en la nube?, ¿cómo almacenar mis frases para usar en cualquier lugar?

Se ha visto más o menos con anterioridad al enseñarte a crear un nuevo contenedor de tus frases o atajos, pero básicamente es ubicar ese fichero que tendrá tus frases en algun lugar de la nube, es decir, en alguna carpeta que tengas en dropbox, drive, o similares, y en la aplicación abrir ese fichero con la opción File, Open, local phrase file, nos abrirá el navegador, y es cuestión de seleccionar el fichero a utilizar, así de simple.

¿existe versión gratuita y versión de pago del software?

Como si no va una empresa a sobrevivir. la versión gratuita, es para uso doméstico, es decir, para no comercializarla, ni para empresas, pero para un uso de usuario como particular es gratuita, y es una bomba. Es una aplicación fundamental a tener instalado.

Los planes de precios son tres (anuales):

  1. Standard, por $49.95: para uso comercial.
  2. Profesional, por $139.95: con varias opciones más, con opciones como formularios, soporte para sql server….
  3. Enterprise, por $219: con las demás prestaciones, pero además, integración con outlook, grabación del mouse, etc.

Para más información, accede a su página de precios, aquí tienes los precios y las prestaciones en detalle. Si sitúas el puntero del ratón sobre las prestaciones, aclara un poco más lo que hace.

 

¿cómo hago una copia de seguridad, un backup?

Prácticamente no lo necesitas, porque si utilizas un servicio en la nube, tendrás el documento que guarda tus frases tanto en la nube como en tu disco local, pero no obstante, localizando la frase, basta con copiarla a un pendrive, a otro directorio, etc…..
Para saber que fichero, es el que contiene todos tus atajos, botón derecho del ratón sobre la frase, y verás donde esta alojado. Además te pone en el lado derecho, arriba una pequeña carpeta que si la pulsas, abre tu explorador, y ya puedes copiar y pegar, moverlo, copiarlo, etc.
Te pego un pantallazo para que veas como:
Curso de PhraseExpress ¿qué es y para qué sirve?

¿existe una versión de phraseexpress móvil?

 Si, aunque no he podido probarla, porque para mi terminal dice que no se soporta. Es extraño, tengo un Galaxy S4, y no lo considero a día de hoy un dispositivo demasiado antiguo, pero bueno….. En cuanto lo pruebe en otro dispositivo, actualizaré este post.

¿puedo llevar la aplicación en un pendrive, en modo portable?

Si que se puede. Basta descargarla, y te descarga un fichero comprimido de casi 9 megas. Una vez lo descomprimes te crea una carpeta llamada PhraseExpress_USB donde están todos los ficheros necesarios. La he probado y funciona a la perfección.

¿sigues pensando que te puede faltar esta herramienta gratuita para uso personal?

Por lo tanto:

  • Diferénciate del resto trabajando más rápido, de manera más útil y práctica.
  • Vete a casa el primero, pero por efectivo, por tener la tarea realizada.
  • Gana tiempo para tu ocio, para los tuyos y deja de repetir tareas día tras día.

Te recomiendo PhraseExpress para tu arsenal productivo al 100%.

¿aun sigues escribiendo frases al día varias veces?.

¿no te da coraje?

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