Tercera Fase GTD: Organizar

La Organización.

Aquí esta el meollo del sistema. Si bien todas las fases son importantes, esta es la que más luz arroja sobre si usarla o no.

Vistas las dos fases previas del método GTD, en concreto, la primera de recopilación, en la que no pensabamos, ni dabamos nombre en sentido estricto a los elementos. Sencillamente echabamos a inbox todo lo digno de recordar o trabajar por nuestra parte, y luego ya veremos si requería acción o no en la siguiente fase.

La segunda fase, el procesado o aclarado, ya comenzamos a analizar los elementos y ver si requieren o no acción por nuestra parte, y que tiempo y a que carpetas iniciales, o provisionales como yo las llame, irían esas tareas, acciones, proyectos, etc.

Pues bien, ahora en esta fase tercera del método Organízate con Eficacia, ya si que le ponemos nombre y apellidos a nuestras carpetas (o libretas), para tener el sistema organizado.

Las carpetas en GTD, son Libretas en Evernote

Básicamente aquí es una diferenciación de concepto. En GTD, se propone un sistema de organización en y por medio de carpetas, pero en Evernote, las carpetas no existen,sólo las libretas, y además no puedes crear tantas como quieras solo un subnivel. Es decir, un grupo de libretas, puede tener otro subnivel, pero no más. ¿qué implica esto?. Que para determinadas consultas, deberás utilizar etiquetas.

De todas maneras, no todo se puede organizar en carpetas, ya que la utilización de muchas de ellas, hace que el sistema no sea bueno, y termine abandonándose.  

Carpetas mínimas a crear

En concreto, se requieren como mínimo:

  • Una lista de «acciones siguientes»
  • Una lista de «proyectos»
  • Material de apoyo para los proyectos
  • Material de consulta
  • Acciones e información con fecha fijada de antemano
  • Una lista de «A la espera»
  • Una lista de «Algún día/tal vez»

ACTUALIZADO EL 13/02/2017 19.00 INSERTADOS VIDEOS

Una vez tengamos todo ordenado correctamente, podremos confiar en el sistema, pero hay unas premisas que debes recordar: no equivocarte en esa clasificación, si hay alguna tarea que está pendiente, o que acometerás algún día, debe ir a la lista de Algún día, tal vez, y no a acciones siguientes porque de lo contrario, tus acciones siguientes crecerán sin parar y te hará abandonar el sistema.

Y segunda cuestión, debes revisar a menudo el sistema, para mantenerlo actualizado. Ningún sistema de organización funciona, sino “siembras” en él, y le dedicas rato.

Pues bien, yo normalmente trabajo con estas carpetas. Te adjunto un pantallazo, te cuento un poco la estructura, y después, procesamos y organizamos algunas notas desde el inbox a sus correspondientes carpetas/libretas.

Próximas Acciones

Comenzando con la de Próximas acciones, (yo la llamo proximo/acciones siguientes, pero el nombre da igual), en esta lista irán tareas sencillas QUE NO TIENEN PLAZO DEFINIDO (que no listas de tareas, ni proyectos, que son sucesivas tareas simples agrupadas). Para mi, es la lista más utilizada, es la que debes entrar a diario, cada vez que te vayas a poner a trabajar. Ahora más adelante, te cuento más sobre ella, sobre todo, de entre muchas acciones, cuales realizar primero….

Los enlaces entre notas. FUNDAMENTAL

En relación con los contextos adquiere un valor especial los enlaces de nota. Vaya por delante un ejemplo de lo más típico. LLamar a ……, será tremendamente útil, o bien anotar cuantos más datos tengamos en la tarea para cuando nos pongamos “manos a la obra”, no perdamos el tiempo, o enlazarla con la nota correspondiente.

Para enlazar notas, se hace con esta opción de Evernote, COPIAR ENLACE DE NOTA:

A partir de aquí, hay que traer a colación una frase que yo digo mucho, “lo que no cubren las libretas, lo harán las etiquetas”. Para comenzar a realizar tareas por el contexto, aquí el mejor aliado nuestro será las búsquedas por etiquetas o contextos.

Pensemos que nos vamos a poner a trabajar por la mañana frente al ordenador: pues lo ideal dentro de nuestra carpeta, próximas acciones, hacer un “listado”, o mejor dicho, una “consulta” a nuestras tareas que cumplen los requisitos ideales en el trabajo de mañana frente al ordenador.

Pensemos igualmente que estamos viajando, y vas conduciendo, pues antes de salir, puedes hacer una consulta a tu sistema de próximas acciones, para ser realmente productivo, y filtrar por Contexto: “coche”. Ya se que pensarás pero qué acción vas a realizar mientras conduces, ¿qué quieres tener un accidente?. Pues escuchar audios de trabajo, audio libros, podcast, etc… puede ser un sistema ideal para aprovechar el viaje.

Igualmente puedes estar en un atasco, y puedes conectar el manos libres del teléfono del coche, e ir haciendo llamadas porque tienes tareas que o bien comienzan por “llamar a ….”, o bien, las etiquetaste correctamente como “contexto: coche”, o “contexto teléfono”. Espero que se entienda la idea. Cada uno, dependiendo de sus hábitos podrá configurar sus contextos. La casuística es infinita.

El contexto “pendiente leer”, o “pendiente navegar”, son contextos muy usados, para ser eficiente con tu tiempo. Si esperas el transporte públic, estas en una cola del médico…. lo que sea, aprovecha esa consulta y busca que tienes pendiente de leer o de páginas que visitar, y aprovechas esos tiempos muertos que todos tenemos.

VÍDEO de la navegación entre notas, y su relación con los proyectos. FUNDAMENTAL

ACTUALIZADO EL 13/02/2017 19.00 INSERTADOS VIDEOS

 

Para llevarte de este vídeo. LAS NOTAS TIENEN URL UNICAS, ASI QUE DA IGUAL DONDE LAS UBIQUES, SI ESTÁN ENLAZADAS CON «COPIAR ENLACE DE NOTA», ACCEDERÁS SIEMPRE A ELLAS.

Y algo no comentado en el vídeo, pero también fundamental. Si quieres incorporar enlaces a notas de manera automática en muchas de las notas, selecciónalas todas, y en la parte de abajo, te permite hacer una NOTA DE INDICE: Con este indice, podrás copiarlo y pegarlo a tus notas, y navegar entre todas ellas. MUY ÚTIL.

Agenda/Calendario

En Agenda/Calendario, irán los elementos como: compromisos, citas, reuniones, etc… que si tienen una fecha fijada, o un plazo límite. Puedes hacer dos cosas: agendarlo en su carpeta, y programarle una alerta, o bien llevatelo a calendario, yo recomiendo el de google, e igualmente ponle una alerta. A esta agenda irá lo que realmente hay que hacer en esa fecha, no cuestiones que te gustaría tener acabadas para un día. Si mezclamos, confundimos el verdadero sentido de las carpetas, nos cargamos el sistema.

De esta manera, a la agenda irá lo que se hace hoy, mañana, o la semana que viene, porque no queda otra, el resto las demás, a Próximas Acciones, se hará en cuanto se pueda, o el contexto sea el apropiado. Sobre los contextos hable aquí, y existe este audio por si quieres oírlo. Es muy recomendable.

Lista a la Espera, o Delegadas

Esta lista no es complicada. De las tareas que tengamos que ocuparnos o supervisar, pero no realizar nosotros, las moveremos aquí, y si tienen fecha concreta, no estará de más añadirle un aviso, unos días antes de que cumpla, o darle una vuelta cada semana al revisar nuestro sistema GTD, para que no se quede nada pendiente. Si esta lista tuya es muy grande, porque tienes un equipo de gente a tu cargo, puedes establecer contextos concretos para esto, o establecer búsquedas guardadas, para filtrar, qué tareas se “están durmiendo”.

El tener controlado, y poder visualizar de un vistazo, todo lo que está delegado, provoca una gran sensación, ya que si ejerces algún tipo de “jefatura” o “dirección” determinarás de un vistazo, si eres un hombre orquesta, que lo haces tu todo, o estas empezando a delegar tareas, para tener un “life Style” adecuado.

Lista de proyectos

Se alude en la teoría que la lista de proyectos, debe ser literalmente, UN SIMPLE INDICE. Todo lo relacionado con un proyecto irá guardado en material de apoyo o consulta.

Yo prefiero llamarla PROYECTOS EN PROGRESO, si bien, como sabes, el nombre es lo de menos.

Aquí Allen, incide en qué, y copio literal de su libro en versión papel que: “La lista de «Proyectos» no está pensada para contener los planes ni los detalles de los proyectos, como tampoco debería mantener un orden por prioridad, tamaño o urgencia. Al contrario, se trata simplemente de un índice amplio de frentes abiertos.”

Pues bien, yo aquí, me gusta la idea, pero le añado una especie de historial, para luego poder llevar un control, poder facturar, poder mejorar procedimientos. El como lo hagas da igual, pero que puedas acceder fácilmente a ellos.

Vídeo de la Lista de Proyectos, y el fluir de las notas

ACTUALIZADO EL 13/02/2017 19.00 INSERTADOS VIDEOS

Los proyectos, o subproyectos, puedes clasificarlos con etiquetas, como necesites, por ejemplo, Proyectos Delegado, Subproyecto de…, Proyectos Pendientes, En curso, Archivados…

Proyectos archivados

Comento esta carpeta, por si la has visto en mi sistema.

Yo he creado esta para despejar proyectos y tener la sensación de “hay menos trabajo”, pero se podría resolver igualmente con etiquetas de estado, en curso, pendientes, finalizados, y filtrar de esa manera.

Materiales de apoyo para el proyecto

Son fuentes de información, documentación, enlaces a lugares. Aquí cobra mucho sentido lo visto en el ciclo de Conectando Evernote con otras aplicaciones, como las de Google.

Esto es material de apoyo a tus proyectos. A mi me gusta además etiquetarlo como Guia de…., y en esas notas ir documentando y mejorándolas con el tiempo.

Pensemos que tienes un proyecto de mejorar tu marca personal o de empresa en redes sociales, y haces una campaña. Pues documentar todo en una nota, de cómo lo hiciste, qué palabras/fotos usaste…. puede servirte luego para hacer otra similar. Es un material de apoyo que debes tener y conservar.

Esta carpeta será de apoyo a tus proyectos, pero no debe tener otras cuestiones, recordatorios, tareas a realizar. Este no es su sitio. Si necesitas consultar rápidamente otras notas relacionadas, utiliza enlaces a notas, como ya hemos visto.

Materiales de consulta

Yo lo he llamado, en mi Evernote, Archivado/Consulta.

Esta puede estar relacionada con la anterior, pero no requiere acción por nuestra parte. Se guardan y listo. Utilizar la nube y referencias a esas url en nuestras notas, hará que no tengamos límite en cuanto a espacio.

Este material plantea cuestiones lógicas, con la infoxicación que tenemos ¿cuánto material quieres guardar? Esto lo decides tu.

Y además ¿si lo guardo en Evernote?. Pienso que es mejor guardarlo en servicios en la nube. Así si algún día quieres abandonar Evernote, o desaparece, podrás conservarlo todo.

Algún día/tal vez

Esta carpeta, será otra de las que crezca bastante, y de las que deberás acudir si la de próximas acciones se está quedando sin contenido.

Tienen cabida aquí los clásicos, pendiente de leer (donde almacenarás libros que te recomienden, o quieras leer), pendiente ver (vídeos, documentales, pelis para ver), Viajes por hacer (e ir definiendo ahí sitios, ideas, artículos leídos), ideas infinitas que podrías colocar aquí, y sobre las que volverás si procede algún día.

Al hilo del ejemplo de material para leer, hay una distinción que debes hacer en tu organización. Si es material de lectura que necesitas para tu trabajo, irá a próximas acciones, pero si distracción, hobby, irá a algún día tal vez.

Archivo de seguimiento

El agendar las citas, los eventos está muy bien, pero esta carpeta puede ser muy útil, para que te permita mandarte avisos periodicamente, sobre acciones por ejemplo que se producen todos los años. Imagina la declaración de la Renta, (impuesto que hay que realizar sobre Mayo). El programar una especie de oficina de correos y que nos avise, será muy útil. Aquí se me ocurren un montón más de ejemplos: Cumpleaños, Revisión del coche, etc..

Un historial de tu año como archivo de seguimiento, puede estar bien, y programar por ejemplo avisos semanales, para ir anotando aquí lo relevante de tu mes aprendido.

Listas de control

Lista para hacer checklist, y cuando lo necesites, usarlo. Se me ocurren guardar aquí “protocolos” que tu uses en tu empresa. Si haces unos “entregables” a tus clientes, que pasen una lista de control en el que compruebes estas 10/20 items.

Tienes diferentes servidores en tu trabajo, programate, sus copias de seguridad, para no perder el control nunca de esto.

Y hasta aquí las carpetas de tus notas. Es un sistema abierto, puedes crearte tantas como necesites. El limite lo decides tu.

En la próxima semana analizaremos el Evaluar/Reflexionar.

Material del Ciclo :

 

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