Segunda Fase GTD: Procesar o Aclarar

gtd_accionable_si_no_Ser_ProductivoDefinición

Conceptualizar este procesado o aclarado no es fácil, y es más complejo el definirlo, que el explicarlo. Me remito al aspecto teórico, al libro del Sr. Allen sobre el GTD. Contextualizando esta fase, a nuestro Ciclo de GTD con Evernote, procesar es básicamente lo siguiente:

Una vez que tenemos la bandeja llena de cosas (tareas, ideas, acciones, elementos, etc), y realizada esa RECOPILACION, es hora de realizar ese procesado o aclarado, para que TOMEN FORMA NUESTRAS ACCIONES y se concreten, para así ir trasladándolo todo a nuestra estructura de carpetas (recuerda, libretas en evernote), dentro de nuestro sistema de organización.

Basta de leer. ¿Prefieres escucharlo? Llévame al podcast.

La forma de realizar ese procesamiento de tu bandeja, es el que recoge esta ilustración.


Vamos elemento por elemento, y le hacemos a cada uno de ellos, las preguntas para filtrar el material, y en base a nuestra respuesta, colocamos los elementos en donde corresponda, si bien, esta colocación sería casi entrar en la fase 3ª de organización, pero en un ciclo eminentemente práctico es difícil separarlos, pues lo más importante es como ir trabajando con los elementos. 

Aclaración sobre TAREA SENCILLA Y TAREA COMPLEJA

Debe hacerse aquí una precisión que debe quedar muy clara antes de continuar.

Hay que DETERMINAR, el grado de complejidad de una tarea, porque el tratamiento con ella no es el mismo de ser sencilla, o ser la misma compleja.

Si tenemos entre manos una tarea sencilla, que requiere sólo una acción física,( véase pedir una cita por teléfono), o bien, si requiere una sucesión de tareas, (como puede ser “Hacer una página Web para mi empresa” : tendrás entre otras muchas acciones, que buscar a quien te la haga, en donde alojarla, pasarle los textos, facilitarle las imágenes que quieres que lleve, reunirte para hacer un planning, hacerle una provisión de fondos, firmar un contrato, requiere más de una acción en definitiva).

Pues bien, las tareas sencillas, que requieren una sola acción física, irán a PRÓXIMAS ACCIONES.

Y las tareas complejas, es decir, la sucesión de tareas sencillas, irá a nuestra carpeta de PROYECTOS. Los proyectos por tanto son una sucesión de tareas. Aunque esto no implica en los proyectos, según la metodología GTD, hacer en tus proyectos una lista, o relación de tareas. Aunque yo si lo recomiendo como explico luego más abajo.

VÍDEO DE CÓMO TRABAJAR CON GTD EN EVERNOTE (Actualizado el 07/02/2016 16.16)

Cómo Procesar o aclarar en Evernote

Los interrogantes a realizar con cada una de nuestros elementos del Inbox, son: ¿es un elemento accionable, que puede conllevar acción?

Solo hay dos opciones. 

gtd_procesar_si_no_Ser_Productivo

Requiere acción por nuestra parte:

NO REQUIERE ACCIÓN

Este elemento lo colocamos en alguna de estas libretas. No hay más. Se mueve a:

gtd_accionable_si_no_Ser_Productivo

Hasta aquí, si el elemento que teníamos en INBOX, no es accionable, no requiere que hagamos nada más. Por tanto las opciones son

Eliminar

LIBRETA ELIMINADOS/BASURA

El eliminado no tiene complejidad. Eso sí, yo recomiendo no hacer un eliminado en sentido literal, es decir, que se almacene en la carpeta que vimos en la fase de recopilación, para no perder ese dato (siempre viene bien conservalo).

Incubar

LIBRETA ALGÚN DIA/TAL VEZ/ ESTA SEMANA NO

La imagen de la campaña de Navidad que tenías en el inbox, al final resulta que si se utilizará pero el año que viene, la incubaremos en carpetas para ello, ALGUN DIA/TAL VEZ (ESTA SEMANA NO)

Archivar

LIBRETA REFERENCIAS/ARCHIVADO/CONSULTA

En esa situación, imagina, que la reunión anterior, se hará seguro, pero qué será días después. La archivamos por si acaso.

SI REQUIERE ACCIÓN


Seguimos con nuestro flujo de trabajo:

gtd_si_requiere_accion_Ser_Productivo

Si es el caso de que sí que requiere acción por nuestra parte, se desdobla dependiendo del tiempo que nos pueda llevar realizarlo:

MENOS DE DOS MINUTOS:

Se hace

si es un tiempo en términos relativos inferior a 2 o 5 minutos, se hace de inmediato.

MAS DE DOS MINUTOS:

Se retrasa.

Calendario

Agendarlo en tu calendario es fundamental para que no se te pase. Para esto muy recomendable que eches un vistazo al ciclo de enlazar Evernote con el Calendario de Google o si prefieres escuchar un audio.

Próximas Acciones

A Próximo/Acciones siguientes.

Se delega.

Anotaremos aquí a quién le has delegado la tarea, cuando, etc… e incluso un recordatorio para que no se quede dormido el asunto sin fecha definida. Es recomendable enlazar aquí con la nota de la persona a la que le has delegado, que contendrá datos de contacto, correo, teléfono, y cuanto más completo mejor.

Mis recomendaciones Personales sobre los Proyectos.

Una vez procesado y aclarado, aunque esto sea de la 3ª fase de organización, pues ya se situan las tareas en sus carpetas correspondientes, dejaré indicado el como trabajo yo, como organizó mis carpetas, o que especialidades tiene en los proyectos.

En teoría, el proyecto, se añade a tu libreta de Lista de Proyectos. Esta lista es para tener un control general de lo que se lleva, y ver que tienes pendiente, pero no es una lista de acciones o tareas a realizar, simplemente debe definirse como un resultado a conseguir.

En cambio yo aquí, me salgo del sistema GTD, y te cuento los motivos. La lista de PRÓXIMO/ACCIONES SIGUIENTE, crecía sin parar, y esto me provocaba no acudir a ella, por el volumen tan grande que tenía, y descuidaba el método.

Así que creo el proyecto, y en este le insertó lo siguiente: TAREAS PENDIENTE, y TAREAS REALIZADAS. Que me permite esto, lo siguiente:

  • Trabajar en Proyectos y tener subproyectos, y todo derive en PRÓXIMO/ACCIONES SIGUIENTE.
  • Poder navegar entre esta estructura que te he contado en punto 1, con los llamados «copiar enlace de nota»
  • Tener un historial para luego poder facturar/repasar/depurar procedimientos, y no tener que buscar en la papelera, si has eliminado las tareas, o si creaste carpetas por proyecto ir buscando una a una.
  • Agendar la tarea a realizar, e incluso anotarlo.
  • Al subdividir con mucho nivel tus próximas acciones, en tantas tareas como necesites, puedes utilizar los contextos en las mismas, en función de las herramientas disponibles. Los contextos ya los vimos AQUI , pero básicamente se estructuran con qué medios y energías cuentas para acometer tareas de tus Próximas acciones.

Conclusiones

Hasta aquí el procesado a aclarado, que en su aspecto más purista, es determinar que haremos con cada cosa, si bien, ya tenemos todas nuestras tareas, en unas carpetas provisionales, que es un previo a la fase, la Organización.

El Miércoles, podrás ver el vídeo de como realizar todo el flujo, o como lo hago yo con evernote, y que carpetas tengo creadas (el Viernes te lo explico en un nuevo episodio del podcast, por si prefieres escuchar a leer y ver).

La próxima semana, abordaremos la fase 3ª del método, en concreto, el ORGANIZAR; organizamos todo lo que haya resultado del aclarado anterior, aunque en cierta manera ya esta hecho. Eso si la tercera fase, concreta todo en carpetas, con nombres y apellidos.

Material del ciclo:

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