Quinta Fase GTD: Hacer

Quinta Fase GTD: Hacer


Tres maneras de elegir qué hacer

De entre todas las tareas que tengas para realizar, contando con que hayas hecho una buena recopilación, y el procesado correspondiente, el determinar ¿qué hacer?, ¿por donde empezar?.

No obstante, siguiendo el método GTD, se propone tres maneras de afrontar con que acción/es comenzar o ponerte «manos a la obra». Incidiré en aspectos más prácticos, de las tres maneras que existen:

Trabajar por contextos (etiquetas en evernote)

Filtrar que acciones hacer dependerá de muchas situaciones y herramientas, elementos estos que filtrarás con las etiquetas, por eso la importancia de etiquetar todo correctamente, sobre todo en la fase de procesado.

Si estas con compañeros, o junto al teléfono, filtrarás por esa SITUACIÓN.

Si resulta que vas desplazándote en autobus, viajando en tren, pues realizarás llamadas en ese contexto con las herramientas que tienes a tu alcance, o trabajarás con el ordenador portátil, y acotando todo conforme a tu TIEMPO DISPONIBLE.

De igual modo, si es el comienzo de la mañana y estas «pletórico» para iniciar trabajos de alta concentración, o justo al revés, es el final de la jornada, y estas «fundido», acotarás tus tareas por ENERGÍA DISPONIBLE.

Para finalizar, elegirás tareas, a las que tengas PRIORIDAD establecida, como pueden ser las del Cuadrante II, tareas importantes y no urgentes, que a largo plazo te harán tener más calidad de vida, mejor productividad, etc.

Toda esta manera de afrontar tus tareas, teóricas del método GTD, debes de adaptarlas a tu modelo de trabajo. En ocasiones, incluso te saltarás todo, y harás cosas que te apetezcan más, o que incluso no tengas apuntadas.

Tareas menores y repetitivas

Otra cuestión importante es la determinar QUE TAREAS SON MENORES Y REPETITIVAS. Párate a pensar si debes hacerlas tu, delegarlas, subcontratarlas, esto es una visión que GTD de aporta, y es importantísima.

¿dónde tienes cuellos de botella?, ¿qué tareas acaban con tu fuerza diaria, por monótonas, y rutinarias?, ¿son esas tareas importantes para ti?, ¿son tareas o proyectos tuyos, que se alinean con tu planeamiento más estratégico?. Piensa.

De las tareas que realizas al final del día ¿has realizado tareas importantes para ti, y los tuyos, tu familia? O estas ciego cerrando tareas para otras personas. Reflexiones de este tipo harán que tus prioridades se establezcan correctamente, y de entre todo lo que tengas que hacer, acudas entre otras, a las importantes para ti y los tuyos.

Para ver ejemplos de como hacer ese filtrado para realizar tus tareas, te recomiendo que visiones la serie de vídeos de la fase cuarta. Tienes los enlaces debajo de este post.

Improvisar el trabajo diario vs. Definir el trabajo (Hacer proyectos tipo)

Se propone en GTD un modelo que tiene connotaciones más de improvisación, como es el realizar los trabajos conforme nos van surgiendo, es decir, siempre iremos realizando tareas de la parte alta de nuestra lista, las últimas en dar de alta, es decir, las más nuevas, o trabajar de conformidad con métodos como trabajos predefinidos, o definir tu trabajo. Obviamente, estas dos últimas opciones serán las más efectivas.

En relación con los proyectos tipo, o modelos de proyectos para evernote, lo veremos en el próximo ciclo que comienza en Marzo. No obstante, te muestro un ejemplo, de cómo pensando, definiendo proyectos tipo o modelos a lo largo del tiempo, y versionando nuestras plantillas, iremos ganando también eficiencia.

VIDEO DE PLANTILLAS PARA PROYECTOS TIPO EN EVERNOTE.

Actualizado el 01/03/2017 Miércoles a las 16.16

Hacer tareas de Nivel superior acordes a tu propósito de vida

Se refiere a realizar trabajos que se alinean más con conceptos más ambiciosos, del tipo tu propósito de vida, áreas de influencia, frente a enfrascarte en tareas de tu lista de tareas, sin plantearte nada más.

El afrontar tus tareas en el manejo del GTD, desde este nivel, se escapa a los fines de este ciclo, que sencillamente pretende darte herramientas para manejar GTD con las libretas de Evernote.

Para concluir, el ciclo, te recomiendo que definas los trabajos a priori, realices proyectos tipo para trabajar, utilices en tus notas calendarios, del mes, del trimestre, de medio año, del año completo, y en los días, enlaces documentos de ofimática, documentos pdf, etc…. definas calendarios de trabajo, para coger perspectiva, y sea una nota casi obligada de consulta. Te dejo en Recursos  una plantilla del Calendario 2017 completo que podrás usar en tus plantillas.

Para concluir, «remángate», ponte «manos a la obra», y así podrás ir depurando tu sistema, que se acomoda mejor a tu manera de trabajar, a tus disciplinas, y areas de influencia.

No olvides, si trabajas, como hemos visto en el vídeo versionando tus proyectos, procedimientos, formas de trabajar, ir cambiando de nombres esas plantillas. Las que sean de escasa entidad, ir poniéndole version 1.0, 1.1., 1.2, y así sucesivamente.

Las que tengan más carácter, sean cambios mucho más profundos como el del vídeo, que fusionaba 8 tareas en una sola, gracias a la automatización de un hosting algo más caro, ponle un numero superior, de la 1.1 a la 2.0. Y no borres procedimientos, consérvalos para luego poder volver sobre ellos y optimizarlos.

Para cualquier duda, si es que llego a poder ayudarte, sobre GTD con Evernote: aquí me tienes.

Seguimos.

Material del Ciclo :

 

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