Primera Fase GTD: Recopilación

DEFINICIÓN: LA RECOPILACIÓN

Para definir la recopilación, lo que nos interesa fundamentalmente a efectos de Evernote, es que debemos capturar todo lo que os llegue a la cabeza, en nuestra bandeja de entrada, en nuestras conversaciones, al conducir, al caminar….., que será una libreta creada expresamente para esto, y que se llamará INBOX.

Esto libera nuestra mente mucho, al saber que tenemos todo apuntado, y que podemos hacer lo que tengamos entre manos. Recomiendo además de formatos digitales, una pequeña libreta de toda la vida, o los post-its.

CREA UN GRUPO DE LIBRETAS GTD

Comenzamos creando un grupo de libretas con esta estructura:
GRUPO LIBRETAS GTD
– INBOX

Basta con esto. Todo lo que nos llegue irá a esa bandeja: mensajes, ideas, proyectos, mails, llamadas, encargos, …. ir a nuestra bandeja.

Anotar todo, y capturar lo que nos llegue pro cualquier medio, LIBERA, todo lo echamos a la bandeja, pero sin reflexión, ni poner alertas, nada de nada, lo anotamos allí y listo. Ya se procesará y veremos cómo en siguientes sesiones. Todo debe ser rápido, nada más que para descargarlo de nuestra memoria RAM y no llenarla.

Hay una larga teoría de como realizar las capturas, en la que no debes poner verbos, ya que los verbos implican acciones y al capturar no hay acciones a realizar. Si solo apuntas, sin verbos, EVITAS DECIDIR, que son operaciones de otra fase. Solamente quería dejarlo aquí indicado, pero ya habrá tiempo de mejorar si te gusta el GTD, leyendo el libro, este ciclo es para aprender a manejarlo con Evernote, no para replicar el método.

En nuestra bandeja va todo, todos tus mundos, lo laboral, lo personal, el ocio, tus empresas, etc.

COMO RECOPILAR CON EVERNOTE

La recopilación debe ser rápida, inmediata, que no te lleve más que unos segundos.

Los siguientes modos, nos servirán entre otros para recopilar, no es una lista cerrada, seguro conoces más:

Alta manual

Yo junto a la siguiente es la que más utilizo. Siempre tengo al trabajar dos ventanas abiertas, una el navegador de internet y/o aplicación con la que trabajes normalmente y tu evernote. Siempre abiertos, para en cuánto llegue el flash, la idea, el ladrón de tiempo, la llamada de teléfono, el sms, puedas cambiar a evernote y anotarlo. Incluso, puedes trabajar con dos escritorios, y en uno de ellos acostúmbrate a tener siempre en él la aplicación de notas, para la recopilación.

Para este alta, basta con crear nota, estando posicionado sobre INBOX, y ahí queda registrada nuestra idea. Ya nos hemos liberado, y seguimos trabajando en la tarea que estuviéramos en ese momento.

Webclipper

Sobre esta extensión ya hemos hablado, en definitiva lo que nos permite es la captura rápida de lo que tengas en el navegador, ya sea el texto de un correo, una página web, un vídeo de youtube. La captura la podemos hacer íntegra, con todo el contenido, ocupando el sitio en la nota, o bien, añadiendo el enlace o modelos reducidos.

Te dejo aquí un tutorial sobre webclipper que si no has visto, no debes perderte.

Aplicaciones de terceros

Existen multiples aplicaciones de terceros para hacer llegar notas a evernote, como puede ser IFFT, Slack, etc…, que te pueden ayudar a cumplimentar esta fase de recopilación. El mundo IFFT es apasionante, porque son condicionales, a los que les puedes programar notas, te pongo algunos ejemplos, si te llega un SMS que se registre en una nota, si haces una llamada a un cliente, que se registre en una nota, etc…. Tal vez si lo veis adecuado, y me lo solicitáis a través de contactar, en siguientes ciclos puedo hacer unos tutoriales sobre esta potente aplicación.

Correos electrónicos

También puedes añadir notas a tu aplicación de evernote, enviando un correo a través de una dirección específica que nos da la aplicación, de modo que puedas hacer llegar a evernote tus mensajes de mail en su contenido literal. Esta opción esta limitada a 5 correos si no recuerdo mal, pero es que todo esto lo hace casi más rápido webclipper, así que no la veo muy util.

Para más información sobre esto, te dejo un enlace de la página oficial.

CÓMO MOVER LAS NOTAS EN LAS FASES

A pesar de no tener ahora mismo, más carpetas en la estructura que te propongo para llevar el GTD, es importante repasar de manera muy breve como mover notas. Lo más fácil arrastrarlas, para luego en la fase de procesado y aclarado, ir moviéndolas como nos convenga.

VIDEO DE COMO CREAR EL METODO GTD EN EVERNOTE

Disponible el Miércoles 01/02/2017 por la tarde. Tal y como informo en el calendario del ciclo aquí.

(ACTUALIZADO MIERCOLES 01/02/2017 INSERTADOS LOS VIDEOS)

El inicio de la recopilación, carpetas básicas, INBOX, en la versión de PC

En versión para MAC, con algunas diferencias, para mi gusto algo más liosa, y con menos funciones que la vesión de pc, pero igual de sencillo:

NOTA DE EJEMPLO PARA INCORPORAR EN LOS EJEMPLOS.
Mis Notas EJEMPLOS GTD

 

De qué se compone el ciclo:

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