Cuarta Fase GTD: Revisar

Cuarta Fase GTD: Revisar

Revisar: mantener la funcionalidad del sistema

Dado que lo que pretende el ciclo es un aspecto eminentemente practico de GTD, para con nuestra instalación de Evernote, trataremos sólo este aspecto práctico, remitiéndome nuevamente al libro a los efectos de leer y comprender la teoría, que se dan por supuestos, como la valía en la mili.

Esta fase debe permitirnos básicamente:

Revisar su sistema de gestión con regularidad y mantenerlo al día y bien engrasado son los requisitos para lograr semejante control.

Tener todas tus acciones depuradas en sus carpetas, perfectamente organizadas, habiendo hecho el procesado, o aclarado, y teniendo el inbox sin elementos sin procesar, hará que confiemos en el sistema y esté sea útil.

Imagina que estas en una parada de autobus esperando, o igualmente esperando ante un retraso, en un aeropuerto, en cualquier situación que se prolonga demasiado, y no paras de perder tu precioso tiempo… en definitiva, que podrías estar haciendo algo útil, como por ejemplo hacer llamadas pendientes. Pues bien aquí, en este orden de cosas, si tu lista de próximas acciones no contiene todas las acciones de Pendiente llamar… o estas no tienen los contactos, los teléfonos a los que llamar, el sistema fallará porque no podrás confiar en el, y de poco te servirá.

De igual modo, estas delante de tu ordenador en la oficina, y sabes que tienes que imprimir algunos documentos facturando a algunos clientes. Si esas acciones las tienes en acciones pendientes, y haces una búsqueda por pdf, no se te escapará nada.

Tu sistema será 100% efectivo; por tanto, gran parte de la efectividad de un sistema, sea el que sea, depende de ti. Da igual que tengas evernote, onedrive, outlook, trello, o como quieras que se llame la herramienta, que sea de pago, que funcione en la nube, que puedas compartirla.

Si a la hora de introducir los parámetros de todo, no lo haces bien, NINGUNA FUNCIONARÁ. Esto significa, que tu sistema debe ser DINÁMICO, revisarlo constantemente.

VIDEO de DOS PROYECTOS DE EJEMPLO, y búsquedas por contextos

Actualizado el Martes día 21/02/2017 16.30


VÍDEO Trabajando con Proyectos de ejemplo

VÍDEO Búsqueda por el contexto:

( LLamadas a…; búsqueda de Pendiente Imprimir, con PDFS; Mover tareas a elementos eliminados, o Proyectos realizados. O Cambiarle la etiqueta a Tarea realizada/finalizada…).

 

Una vez visto que se tiene que tener en cuenta para que el sistema sea efectivo, como trabajar con él, y en una revisión rápida del mismo, seas efectivo al 100% en la realización de esas tareas concretas, como puede ser esas llamadas o esas búsquedas de PDFs, comentadas, procede ahora determinar otras cuestiones, a un nivel más alto.

Analiza en las áreas de tu vida, la laboral, empresarial, personal, ocio, lo siguiente

¿qué elementos requieren acción y cuándo debo hacerlo?

El que puedas contestar a preguntas como estas serán fundamentales, y con las etiquetas, podrás conseguirlo ¿que llamadas tengo pendientes ahora mismo?,¿que necesito imprimir? Todo tal y como vimos en el vídeo anterior, pero es más, ¿que tengo pendiente de realizar en la calle?, ¿que tengo pendiente de citas?,¿que proyectos tengo abiertos?, ¿que tareas tengo delegadas?, ¿que reuniones tengo la próxima semana?, ¿Como estoy de energía para hacer tareas?

Si todas estas consultas, puedes hacerlas con un clic, no crees que vale la pena este método. A más consultas personalizadas quieras realizar, más etiquetas necesitaras en tu sistema.

Hay una etiqueta que a mi me gusta mucho, y es la del cuadrante II, para no hacerlo muy largo, básicamente existen una especie de cuadrantes en relación con lo urgente y lo importante. Para mi, lo del cuadrante II es fundamental a realizar cada día, lo primero. Así, teniendo esta posibilidad de hacer la consulta de manera rápida, cada mañana sabes que es lo que tienes que hacer, dentro de tus próximas acciones, y que se corresponda con tu cuadrante II.

 

Aquí tienes una captura de los cuadrantes:

El cambio de concepto es radical, unos tienen miles de post-its, tu tienes carpetas, ordenadas por etiquetas, que contextualiza tu trabajo.

Cómo gestiono mi día a día

Bastará hacer lo siguiente:

  1. Acudir a tu calendario, primero, y sin falta por si tienes elementos sometidos a plazo, que cumplen, y no se pueden postergar en el tiempo. Ves si tienes reuniones, entrevistas, citas con alguien, que pausas tienes, que preparar antes de…… que puedo hacer entre cita y cita…. te da una visión PANORÁMICA estupenda.
  2. Próximas acciones, ahora acudimos a esta carpeta que recogerá las listas de lo que podrás hacer en tu contexto actual. No implica que debas hacerlo, pero si quieres hacer llamadas, las tendrás ahí todas, si no tienes energía, podrás disponer de tareas mas livianas.

Si tu sistema esta optimizado, sólo debes mirar tu calendario y tu listas de próximas acciones. 

¿como conseguir lista de próximas acciones? Pues te sitúas en la carpeta adecuada, y listas por la etiqueta que necesites.

No olvides la revisión semanal.

A poco que tengas un trabajo medio normal, tu lista de próximas acciones, así como tu agenda, y ni que decir tiene, el Algún Día/Tal vez, estarán a tope de acciones que requieren acción por tu parte. Para colmo, esta lista seguirá creciendo constantemente a poco que seas creativo, te guste tu trabajo, te guste mejorar y no te cuento si eres perfeccionista.

Pues bien, debes revisar tu sistema mínimo una vez a la semana.

VÍDEO de revisión semanal.

VÍDEO – Conclusiones

¿cuándo? Pues depende de tu ritmo de vida, si eres un adicto al trabajo, que esta muy de moda ahora denominarlo con su término en inglés «Workaholic» (word composed of work and alcoholic), ya que no tendrás jornadas tradicionales de terminar un viernes o un sábado por la mañana. Tienes que crearte ese hueco, ese pequeño retiro para revisar tu método.

En qué consiste la revisión, pues en realizar las 5 fases nuevamente, e ir actualizando tus carpetas, tus libretas, etc… si lo dejas para el final de semana, habrá tareas que debas repasar si las delegaste en que estado están, si han surgido nuevas cosas, si de las reuniones de la semana anterior, hay anotaciones que debes reflejar, actuaciones que hacer a partir de todo lo acontecido durante la semana, en definitiva, poner tus listas al 100%, en un estado de revista perfecto, para que estés el fin de semana despreocupado al tener todo bajo un control por escrito.

De esta manera «ya se todas las cosas que no estoy haciendo pero que podría hacer si así lo decidiera». Con una simple consulta a mi lista de acciones pendientes, filtrando por el contexto que necesite tal y como vimos en vídeos anteriores.

Despues de implantar GTD ¿qué?

Una vez que implantas GTD, ya sea con Evernote, con otra aplicación, la revisión es una de las carencias que se tienen en este método. Ya que da sensación de control el tener todo apuntado, pero la revisión es un proceso que realizarás con el más común de los sentidos, poniendo «sentido común» en tu sistema para mantenerlo al día.

GTD pretende o defiende, de manera explícita, otorgarte un estilo de vida más satisfactorio, y más en sintonía con los desafíos que todos afrontamos en el día a día.

Pienso que organizarte con eficacia, debe buscar una calidad de vida, un «echar menos horas», y no hacerte más efectivo, para convertirte en hombre orquesta y hacer aún más cosas, además de añadir más horas. Esto no es ser productivo.

Hay un dicho que a mi me gusta mucho, y es algo así como busca un trabajo que te guste, y no tendrás que trabajar nunca más. Y es correcto si lo aplicas con mesura, con cariño, y sobre todo con cabeza.

Aunque igual la segunda parte esta equivocada. Busca un trabajo que te guste, y echaras 14 horas al día….. No se trata de esto, ojo!!!!! La realidad de nuestras vidas no va de esto, hay mucho más aparte del trabajo, deporte, meditación, una buena charla con alguien, pasear, estar en silencio…… y un infinito etcetera.

En la próxima semana, finalizamos el ciclo con el Hacer, que si bien es poco teórico, porque aquí casi todo lo pones tu, pues el hacer lo hace cada uno, veremos como afrontar esa última fase.


MATERIAL COMPLEMENTARIO:

Ejemplos de dos proyectos con tareas sueltas, sin etiquetar.
Proyectos Archivo comprimido

Seguimos.

Material del Ciclo :

Podcast relacionados:

 

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