Gestión de expedientes y proyectos con Evernote

Nota Maestra de Evernote

Ante de entrar en faena, te recomiendo crearte tu NOTA MAESTRA, para trabajar con tu aplicación de notas.

¿por qué te recomiendo esta nota y qué es?.

 

La nota maestra, nota padre, como quieras llamarla, es una especie de índice, que puede llamar a las notas hijas, y desde estas llegar a la padre. No tiene más. Si quieres tener más de una nota maestra, por temáticas, por áreas, etc…. ya depende de ti, pero la idea central es esa.

Vídeo de Introducción (actualizado el 07/03/2017 19.58)

Te resultará muy útil, tanto para trabajar desde Evernote, como para “disparar”, “arrancar” tu evernote, cuando no lo tengas iniciado.

Te recomiendo encarecidamente el que definas una nota de este tipo,  maestra, y la lleves como acceso directo a tu escritorio, tanto del ordenador personal que tengas, ya sea windows/mac, como en tu dispositivo móvil, para que accedas a lo que necesites de manera inmediata.

Un par de cosas a tener presentes.

  1. Las notas maestras apuntarán a otras notas “hijo”, a las que les darás una estabilidad en tu instalación, notas que no borrarás. Todo esto es para que tu nota maestra y a las que apuntas, siempre mantengan la misma url, y siempre que navegues entre ellas sea fiable su navegación, y no te encuentres con que al pulsar un enlace, no te lleva a ningún sitio.

    Con esta estabilidad me refiero por ejemplo a que la nota maestra apunte a áreas de tu vida, que siempre vas a tener. Te planteo una estructura, que todo el mundo puede tener, por si te sirve de ejemplo.
  2. Las notas hijo, siempre tendrá enlace a la nota padre. Pero si tu nota es muy extensa, te recomiendo poner ese enlace al principio, al final, o incluso en medio del contenido.Así tu sistema será altamente escalable. No es lo mismo introducir Enlaces a Nota, en una o dos notas, que hacerlo en múltiples, con lo que pierdes el tiempo, y eso no es una opción.

Vídeo de como confeccionar nota maestra y notas hijo. Actualizado el 07/03/2017 a las 19:58

 

¿Qué es un proyecto?


Por tener una referencia, y siguiendo la guía del PMBOK que contiene el estándar reconocido a nivel global y la guía para la profesión de la dirección de proyectos, proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos.

Por tanto los proyectos tendrán un ciclo de vida, que por no complicar mucho, ni entrar en profundidades teóricas, serán básicamente:

  • Inicio del proyecto,
  • Organización y preparación,
  • Ejecución del trabajo y
  • Cierre del proyecto.

¿Qué es un expediente?


De igual forma, si acudimos a definir que es un expediente, es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión.

Pero profundizando más en lo que es un expediente, también tienen ciclos de vida, pues tienen un inicio, una organización preparación, una ejecución de los documentos del mismo, y un cierre. No obstante, y analizando un poco más la naturaleza del expediente, podría ser un proceso, dentro de un proyecto.

En una empresa, un proyecto ambicioso podría ser llegar a facturar un millón de euros, a través de una estrategia concreta, y dentro del proyecto de facturar esa cantidad, estarán integrados diferentes expedientes o procesos.

En definitiva, lo que nos interesa a efectos de Evernote es poder llevar proyectos expedientes en nuestras diferentes áreas de influencia (laboral, familiar, ocio…), si bien, seremos un poco más ambiciosos en este ciclo, para que nuestra instalación de Evernote no sólo permita recopilar notas, que esto se puede conseguir de muchas maneras, sino que también nos permita, “llevar proyectos, procesos, expedientes” aunque sea de una manera «artesanal», o hecha y personalizada por nosotros mismos.

No pretende este ciclo, como obviamente sabes, si has seguido algún ciclo anterior, dar clases magistrales de la metodología de proyectos, de tramitar un expediente de manera correcta. Son simplemente ideas, pinceladas, tips, para poder llevar expedientes-proyectos-procesos con tu instalación de Evernote, sin ninguna pretensión más. Para profundizar en cuestiones metodológicas, googlear lo que proceda.

 

Modelos posibles de tramitación de proyectos en Evernote

Para iniciarse en la tramitación con Evernote, voy a plantear 3 posibles estructuras para definir el flujo de fases por las que puede pasar un expediente. Las fases obviamente que se plantean aquí son a modo de ejemplo, se pueden complicar lo que cada uno quiera, o dependiendo del caso concreto.

Los modelos que te planteo tienen ventajas e inconvenientes en lo que se refiere a su navegación por las notas, y en cuanto a la escalabilidad del mismo. Una vez vistos, te diré cuál me gusta a mi más.

Modelo lineal o circular

Modelo Lineal


El Circular que es casi igual, si bien la última tarea apunta también a la primera.

Combinaciones de los anteriores, en un circular, dentro de una de las tareas, puede existir otro lineal, como este que ves más arriba, que combina ambos.

El modelo lineal y/o circular son semejantes, la única salvedad es que en el circular la última tarea, apunta o termina nuevamente en la primera. Puede ser interesante este modelo para cuando haya modelos iterativos o que se repitan siempre, indicándonos que al llegar a la fase inicial volvemos a empezar.

La ventaja de trabajar en Evernote con estos modelos es que son escalables, si necesitas insertar actuaciones entre una fase y otra, sólo deberás actualizar la anterior y la posterior a donde insertes esta nota, para que apunten correctamente.


Hay que distinguir aquí un par de cuestiones. No es lo mismo trabajar con fases, que con notas estrictamente.

 

Es más recomendable trabajar con Fases (cada fase una libreta) en tus proyectos, que echar todo a una libreta y ordenarlo por nombre y/o etiquetas. ¿por qué?

Se me ocurren dos motivos principales:

  1. Para trabajar con equipos de trabajo, tener libretas es más escalable, y gestionable, cuando compartas proyectos o expedientes.


  2. Ordenando las notas por etiquetas y nombre, te obligan a generar consultas cada vez que necesites filtrar un expediente, un expediente por estado, etc….

Vídeo 2 viendo diferencia de Proyectos por Fases vs. las notas etiquetadas crean los proyectos. (Actualizado el 08/03/2017 a las 20.25)

Modelo con pivote

El más útil, será con el que trabajemos nosotros.

Vídeo 3 de como confeccionar tus proyectos, tus expedientes, con nota pivote. (Actualizado el 08/03/2017 a las 20.32)

Modelo Pleno

Y por si se te ha ocurrido un modelo de los anteriores, pero que todas las notas apunten a todas, para hacerlo más “efectivo”, porque así puedes saltar de cualquiera, a cualquier otra, no te lo recomiendo, al no ser un sistema escalable ya que de tener que insertar una tarea o subtarea, deberíamos generar los enlaces, la Tabla de Contenido, de manera íntegra e ir insertándola en cada una de las notas, algo descabellado.

 

Sin perjuicio de que existan más modelos para definir un proyecto, y sin ánimo de dar una relación exhaustiva, utilizaremos en este ciclo la del pivote o nota maestra. Todas las notas, para que tengan una buena navegación, lo ideal es que puedan ir a la nota principal, o la que defina el proyecto. Así cuando necesitemos crear una tabla de contenido, SÓLO HAY QUE ACTUALIZAR UNA SOLA NOTA, lo que permite una escalabilidad 100%.

Una vez vistos los modelos de tramitación de proyectos a nivel general, el utilizar una nota inicial con el indice en los proyectos, así como una nota padre en tu instalación de evernote, con su lanzador en tu escritorio de ordenador y móvil, en la siguiente semana trataremos ya casos concretos de propuestas de proyectos en Evernote, llegando incluso a crear una estructura de trabajo en equipo por medio de la aplicación.

Material del Ciclo :

 

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