Evernote para Ayuntamientos

Introducción:

La aplicación de evernote, dentro de su versatilidad, nos puede permitir, tramitar áreas de cualquier administración, sobre todo en lo que se refiere a trámites internos, o incluso externos, si bien tendrá limitaciones. Seguramente, saldrá algún “espontáneo” que diga, ¿evernote para un Ayuntamiento? Tu estas fatal, si hay cientos de aplicaciones para la tramitación de expedientes, que te permiten hacer esto, lo otro, …. Que si esa tramitación no es «oficial», no puedes imprimir el libro oficial de registro de entrada así, es ilegal…… Lo se y lo asumo.

Pretendo mostrar alternativas, ideas, propuestas sin más, sin ninguna pretensión, alternativas que puedes realizar no solo con evernote, además, con otras herramientas, como se verá en ciclos posteriores, y aplicarlo a lo que consideres que te puede valer en tu día a día. No estoy prescribiendo un uso de nada, son propuestas, experiencias, que puedes o no usar, y aplicar por analogía a asuntos de tu administración (más grande, mediana, o de las que más hay, pequeñas).

No todos los Ayuntamientos disponen de Recursos, ni de voluntades para suministrarlos

A lo largo de varios años he estado en Ayuntamientos muy pequeños de mi provincia, y he comprobado sus “medios” y dan realmente miedo. A veces, no son sólo limitaciones de medios, sino que las voluntades de los dirigentes, no van alineadas con dotar de esos  medios a los trabajadores municipales. En algunos en los que he estado, solo había dos personas para encargarse de todo (registro, impuestos, padrones, elecciones, actas, notificaciones, atención al público), y una de ellos, no a jornada completa. Ayuntamientos que tienen un funcionario, y un Secretario, que acude un par de días en semana, y otras situaciones de película.

Así que comentaré algunas prácticas, que se pueden llevar a cabo utilizando evernote como tramitador de expedientes en administraciones “humildes”, y no sólo en esas pequeñas, igual también en las más grandes, pero no para tramitar expedientes en sí, en sentido estricto, sino para organizar otras cuestiones como pueden ser: organizarte con tus equipos de trabajo, realizar auditorías, definir procedimientos, almacenar plantillas, compartir actas, y un largo etcétera.

La estructura básica de un Ayuntamiento, en cuanto a su documentación y expedientes, arranca, o comienza, casi en la mayoría de los casos, por escritos que entran por el Registro de Entrada, o propuestas internas de la misma administración.

El registro de entrada, en una visión simplista, no es más que un número que se le da al documento que llega a la administración, y se le estampa un sello en el que consta, fecha de entrada y un número (que sigue orden consecutivo). Antes, las aplicaciones para este registro, almacenaban obviamente número y ejercicio, y una breve descripción del asunto, y en el documento se estampa un cajetín con número de registro y fecha (todos sabemos a lo que me refiero).

Ahora, el sistema se ha “disparado” en cuanto a las funcionalidades que se derivan una vez registrado un asunto, hasta en los datos que incluye, partiendo del documento o documentos escaneados (hasta proyectos completos escaneados por ejemplo), como otros metadatos que resultan indispensables, a qué departamento irá, notificaciones a tramitantes, inicio del expediente de manera automática, y un sin fin de utilidades realmente interesante.

Pero como comentaba más arriba, aquí pretendo dar algunas herramientas para entidades más humildes.

Dos propuestas: Almacenar, y tramitar el expediente

 

Almacenar


Partiendo del documento que entra desde fuera, o incluso alguno que se genera dentro de nuestra administración, tendremos varias solicitudes, a las que por cuestión luego de operatividad, y fácil búsqueda, plasmaremos en el nombre de la nota las siguientes cuestiones:

  • Número de registro
  • Asunto en extracto

Esta libreta nos puede servir como un contenedor de registro. Al que le podemos cambiar los estados, SIN REVISIÓN, REVISADO, ADJUDICADO, OJO MUY IMPORTANTE, y que esté disponible para cualquier miembro de nuestra organización. (Alcalde, Concejales, Secretarios, etc), y con permiso

Ejemplo. Una administración diferente, nos comunica por ejemplo, los festivos para un ejercicio a nivel Nacional. En teoría no habría que hacer nada con este documento, más que una toma de razón, por lo que se podría etiquetar, como entrada, tramitado, archivado, y en ese tramitado, pues se me ocurre, que podría requerir de nosotros alguna notificación a compañeros a los efectos oportunos, como podría ser un correo electrónico, sin más.

Un poco más adelante, te muestro un vídeo de como se puede hacer todo esto.

Tramitar un expediente

Los documentos, pueden requerir normalmente una decisión o bien de un órgano unipersonal, o bien de un órgano colegiado. Pues bien, ante este supuesto, ya si que se requiere un tramitación de expediente, porque implicará fases, intervenciones de diferentes personas, incorporación de documentación interna, o externa a ese expediente, etc.

Para todo este proceso, se puede hacer básicamente de dos formas:

  • LIBRETA POR EXPEDIENTE: con una sola libreta, o de una pila de libretas. En el primer caso, deberemos filtrar nuestros registros por etiquetas, para hacer consultas,
  • PILAS DE LIBRETAS, que contendrán varias libretas, con fases, y dentro de esas fases podrán o no intervenir otros compañeros, y las notas deberán ir moviéndose dentro de las diferentes libretas que integran la pila.

Voy a plantear un par de supuestos o tres, que podrías llevar con tu aplicación de notas. El como iniciarlos es libre, no tiene un flujo forzado, puedes crear una nota, copiarla de la libreta del registro, o ni siquiera crear nota de inicio, e ir a tramitar directamente.

¿Qué expedientes puedo llevar con Evernote en mi Ayuntamiento?

 

Registro de entrada

 

Vamos a ver en el siguiente vídeo , cómo podemos llevar un registro de entrada en una libreta de Evernote, utilizando una libreta, o varias por ejercicios, trabajando con etiquetas como pueden ser:  “registro”, “tramitado”, “archivado”, “Libro de Registro”, y finalmente cuando tenemos los registros de un año completo, veremos como se puede generar el libro anual de Registro de entrada, y llevarlo a un procesador de texto para ponerlo “bonito”.

De igual forma, hacerlo con los Decretos o resoluciones de alguna Concejalía delegada.

Vídeo registro de entrada, ACTUALIZADO Miércoles 22/03/2017 a las 14.40

Generar Actas de Junta de Gobierno Local

Trataremos en el siguiente vídeo, cómo a partir de puntos de convocatoria, que van insertando y generando diferentes compañeros de departamentos varios, se va “nutriendo”, la futura acta, que contendrá las decisiones adoptadas por el órgano con competencia y capacidad para resolver estos asuntos

Vídeo Actas de J.G.L., Actualizado el Miércoles 22/03/2017 a las 14.50

Procedimiento de publicación en B.O.P.

La tramitación de las publicaciones de Boletín, es un proceso que aún no está automatizado por parte de la mayoría de las Diputaciones. Para llevar un control, puede hacerse con Evernote, de la siguiente manera, recopilamos las inserciones necesarias que deben de publicarse en bop (diferentes departamentos con necesidades en publicar), gestionamos ese envío, las enviamos, y una vez publicadas, se comunica a todos los interesados.

Esta tramitación se hará por Pila de Libretas. Sería posible con una sola libreta, y por etiquetas.  

Vídeo publicaciones en B.O.P., Actualizado el Miércoles 22/03/2017 a las 15.00

Material del ciclo:

 

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