Evernote para abogados

Evernote para Abogados, es un post dentro del ciclo de Gestión de Proyectos que se divide en dos bloques, con dos aspectos que son totalmente diferentes y QUE NO DEBES CONFUNDIR:

  1. La de definir el modelo de proyecto, que debes hacer a priori para configurarlo, personalizarlo, hacerlo tu mismo, el cómo será esa plantilla que a su vez contendrá formularios, hojas de cálculo, tendrá o no diferentes fases, jurisprudencia, doctrina, etc.

    Es un modelo que guiará tu trabajo, una especie de axioma para expedientes importantes en los que se deba parar uno a “definirlos”.
  2. Y otra cuestión diferente es ya trabajar con expedientes en el día a día, es decir, cuando abrimos un expediente a un nuevo cliente del despacho.

    El típico número nuevo de expediente que asignamos a Don José Antonio por su inspección de Hacienda, el nuevo expediente a Doña Isabel, para su elaboración del contrato de alquiler de su vivienda de la playa, expedientes que utilizarán ese primer bloque como base para “guiarte” en su tramitación, utilizarlo de cabecera, con sus plantillas, las sentencias de tu despacho que te han sido favorables ( y las que no tanto), etc.

De ahí que debe quedar claro lo que es el definir el modelo de proyecto o expedientes, más estable, en el que una vez definido solo lo revisaremos o actualizaremos, dependiendo de si es necesario o no, con lo que es ir trabajando en tu día a día utilizando tus modelos como base, expedientes estos que crearás siempre que entre un nuevo asunto a tu despacho, con nuevos encargos profesionales.

Tal y como suelo comentar en mis anteriores ciclos, estas líneas no pretenden ser prescripciones de ningún tipo, ni guías, ni métodos a seguir, sencillamente reflexiones, experiencias, por si las consideras de interés, trabajar sobre ellas, y de las que puedes extraer “pinceladas” para ir configurando tus procesos.

 

DEFINE TU MODELO DE PROYECTO

Antes de ponerte con Evernote como un loco, a definirle fases a tus expedientes, echarle plantillas en formato word, a darle formato a las notas, a etiquetarlas, y otras cuestiones, vamos a definir qué expedientes deberíamos de modelar, de versionar, que por su importancia y relevancia en nuestro trabajo, debemos cuidar mucho, para con el tiempo, ir mejorando.

 

Te recomiendo método PL, es decir, papel y lápiz de toda la vida, y a recopilar primero una información que te será de mucha utilidad; ya tendrás tiempo de ponerte con la aplicación.

esquema evernote para abogados Ser Productivo Jesús Bédmar

Los datos

Igual nunca te has planteado cuestiones como estas, que igual son algo estratégicas, pero que merece la pena dedicar unos minutos. Qué es un despacho profesional sin una estrategia. Aquí van unos ejemplos de interrogantes, entre otros que puedes recopilar para ir preparando el terreno para una buena definición del catálogo de expedientes que debes plantearte.

¿cómo es tu despacho?, ¿qué especialidades trabajáis?, ¿qué proyectos merece la pena dotarlos de una plantilla modelo?, ¿a qué especialidad quieres tender?, ¿cuál de las áreas que trabajas, te proporciona un 80% de tus recurso?.

Coincidirás conmigo, que todo lo que puedes personalizar un modelo de expedientes en evernote, no te lo aporta otras aplicaciones más verticales, más dedicadas al sector, o igual, no todo el mundo quiere gastarse los 30 o 40 euros que valen dichas aplicaciones. Va con sarcasmo esto último.

Define en una especie de árbol, esquema, mapa mental, matriz, como quieras, cuáles son las especialidades con las que trabajas.

Te pongo un ejemplo, Despacho que trabaja principalmente en 3 áreas, fiscal, jurídica e inmobiliaria. A su vez la asesoría fiscal, tiene 3 subniveles en los que se centra básicamente. Trabaja igualmente en asesoría jurídica de temas civiles y de derecho administrativo, sobre todo contenciosos administrativos contra Ayuntamientos, y por último, la Asesoría inmobiliaria, que gestiona a sus clientes asesoramiento en cuanto a compra venta y alquileres de inmuebles.

Te propongo definas tu estructura. Será similar, diferente, más breve, o todo lo extensa que sea, pero definirla es fundamental, sobre todo para coger perspectiva de otras cuestiones, y que te ayude ahora más adelante. Por si acaso, ¿esta cogiendo tu despacho el rumbo de los asuntos que te gustan?, ¿te estas convirtiendo en una gestoría sin querer?.

Es ideal definir esta estructura de tu despacho, incluso igual adviertes cosas que no estas tocando y deberías, o qué asuntos son los que aportan más rendimiento a tu bufete, (e igual debes “sembrar”, más en ellos…). Las conclusiones, tus apreciaciones, tus conclusiones, serán TUS CONCLUSIONES, y debes determinar si vas por donde quieres, pero “parar y analizar”, y suspender un momento la “guerra diaria” para analizar esto, da como digo mucha perspectiva.

Te dejo el ejemplo más gráficamente. Esto es un mapa mental, pero puedes hacerlo como quieras. Recomendable una tabla, que te dejo aquí para así tener una guía y no empezar de cero:


NOTA CON ESTA CLASIFICACIÓN PARA DESCARGAR. (Debes actualizar los accede para que apunten a notas tuyas).

 

clasificación despacho abogados, evernote para abogados Ser Productivo Jesús Bédmar

El concretar un esquema único, que incluya modelos de expediente tipo, no es tarea fácil, con la multitud de opciones que hay a nivel de despachos profesionales, por eso, te tocará definir ese esquema a tí; están los profesionales que están sólos, los que sea agrupan en despachos para compartir gastos, aquellos que se organizan por disciplinas, fiscal, laboral, etc…., hasta organizaciones de vértigo con cientos de profesionales, y que tocan todas las áreas del derecho.

La información

En cuanto a información, me refiero a analizar qué fases tendrán tus proyectos o expedientes modelo. Puede venirte bien, hacer una reunión con tu equipo para definir esto.

En esta información definirás cuantas fases puede tener un expediente, si vas a incorporar alguna nota con los casos de éxito, o por qué no, de los NO éxitos, para prevenir sentencias desfavorables en el futuro, por ejemplo. Tendrás así una base de conocimiento impresionante, conforme vayas añadiendo a lo largo del tiempo “tus casos”.

O igual quieres incluir en la Primera nota de tu modelo de expediente, un indice, esa “base de conocimiento”, en la que incorpores “trucos”, “atajos”, “ahorros tributarios”, y en general ideas que a lo largo de tus años hacen que una tramitación de un expediente, adquiera un plus en cuanto a ahorro para tu cliente, plusvalías no solo dinerarias para ti, y en cualquier caso, más valor para ambos. Este es el Know How de tus expedientes, que es lo que vale “pasta” de verdad, maridando conocimiento, y experiencia, y documentandolo todo en una simple nota, a la que podrás acudir luego.

Aquí defines, en definitiva, o bien tu por ser el titular del despacho, o bien con tu equipo, que se incorporará a ese expediente modelo. Más abajo, tienes un modelo de una plantilla para definir expedientes, por ejemplo de SEPARACIÓN DE MUTUO ACUERDO, dentro de una posible clasificación de un despacho, algo simple.

Genera tu modelo de expediente

Y esta última fase, entramos en faena con la aplicación de notas, en este caso, ahora ya si, al tener LOS DATOS, la CLASIFICACIÓN DE TU DESPACHO, toca definirlos.

Hay que contextualizar todo esto, como indiqué al principio del artículo. La definición de estos expedientes, serán plantillas, para tener un modelo, una base de conocimiento, donde aglutines el conocimiento de tu despacho. Por tanto, irán expedientes con importancia. Ejemplo, estamos tramitando expedientes de cláusula suelo, que por lo nuevo del asunto, es ideal definir, para que nuestro despacho trabaje en la línea de los que vamos ganando, para no apartarnos de ese “buen proceder”, espero que se entienda la idea. No vamos a definir un procedimiento tipo, o modelo, para por ejemplo, solicitar una provisión de fondos.

Para definir tus procesos, y que tus proyectos de trabajo cada vez salgan mejor, lo ideal es recoger en evernote tus procedimientos tipo de la siguiente manera: Definiremos el nombre del procedimiento en una Pila de Libretas.

Por ejemplo, para definir en tu despacho, el trámite modelo de una separación de mutuo acuerdo, crearemos una pila que se llamará así: “PILA: SEPARACIÓN DE MUTUO ACUERDO”

Y las distintas fases del procedimiento, que a modo de ejemplo, crearemos tres, para no hacer muy extenso el ejemplo, serán libretas.

Además en cada fase almacenaremos las diferentes notas modelo.

ejemplo expediente evernote para abogados Ser Productivo Jesús BédmarResumiendo, ESTRUCTURA PROPUESTA

De conformidad como vimos la semana anterior, donde trabajamos con la nota maestra y los expedientes pivote, los que te recomiendo revisar si no sabes de que te hablo, el proceder ahora sería como sigue.


Incluir la nota maestra, debe ser la primera de tus atajos de Evernote, y debe replicarse en los escritorios de tu ordenador, y de tus dispositivos móviles, como accesos directos.

En la nota maestra, básicamente irán tus áreas de influencia de tu vida, la profesional, la personal, y cualquier área que provoque en ti el que debas almacenar datos, o recordar cuestiones de toda índole.

Esta primera nota, puede apuntar a una nota de tu clasificación de expedientes modelo, para cuando tengas que llegar aquí, a actualizar alguno de ellos, lo hagas con un par de clic como mucho.

Y por último, la nota general del modelo, que tendrá un Índice o TOC del contenido de los mismos.

Por tanto

1.- Tu nota maestra,

2.- Tu acceso a la clasificación de tu despacho, (incluye siempre enlace a nota maestra), y por último

3.- Enlaces a los diferentes modelos de expedientes (con enlace a nota maestra al menos, e ideal, con enlace a la clasificación de asuntos de tu despacho también).

Como a una libreta o pila de libretas no puedes acceder dirctamente, o ponerle enlaces que aterricen en ellas, (sólo puedes acceder por enlaces de nota, a notas), pues en nuestra nota inicial del expediente, en este caso el 2.1.1. tendremos la tabla de contenido, que nos permitirá acceder a todo el contenido de nuestra plantilla (no olvides en esas diferentes notas, poner el enlace a la nota con el Índice).

 

tramitación íntegra evernote para abogados Ser Productivo Jesús Bédmar

VIDEO 1 NAVEGACIÓN: NOTA MAESTRA, CLASIFICACIÓN ASUNTOS DESPACHO, Y A MODELOS CONCRETOS

VIDEO 2 COMO CREAR UN MODELO DE PROCEDIMIENTO PARA TU DESPACHO 

ejemplo expediente evernote para abogados Ser Productivo Jesús Bédmar

A partir de aquí, ya tienes configurarada una estructura básica, que debes mantener en cuanto a las notas en sí, lo que me refiero es que las notas maestras, la de clasificación de asuntos del despacho, u otras que tengas con cierta estabilidad, no las borres, (aunque puedes renombrarlas), porque tendrán redirecciones de otras notas, por eso no debes de cambiarlas, y será siempre usable desde cualquier instalación que tengas, e incluso para equipos de trabajo. Ya verás más adelante a lo que me refiero.

Hasta aquí todo lo visto eran plantillas, tendrán un trabajo reflexivo, de organización, de actualización sucesiva, incorporaremos jurisprudencia, casos de éxito, etc,

Pero es ahora, a partir de las siguientes líneas, cuando ya si trabajamos con expedientes normales, con los que conocemos todo el mundo, la carpeta, expediente el dossier de toda la vida (bien, también el digital),  y no con plantillas ni modelos, sino en los nuevos expedientes que van llegando a tu despacho sean de la temática que sean.

 

TRABAJANDO CON TUS MODELOS COMO BASE

El día a día con tus expedientes del Despacho

Creada ya nuestra nota maestra, nuestro esquema de asuntos del despacho, y sus navegaciones a los diferentes modelos de plantillas, toca ahora el gestionar el día a día.

No está de más, que los expedientes que vas utilizando más frecuentemente, esten incluidos en la nota maestra, para que aterrices rápidamente.

No quiero decir, que esto lo tengas que hacer todo tú, igual si estás recién iniciado en la abogacía, te toca a tí o prefieres incluso hacerlo tu, pero si tienes secretaria/o, asistente virtual, etc., puedes encomendar que todo esto te lo mantenga ellos. O incluso, algún pasante, colaborador, etc.

 

Aquí existen, como mínimo, dos maneras de trabajar.

 

  1. Replicar la estructura de tu modelo de expediente, para el nuevo cliente, con lo cual tendrás muchas pilas de libretas, y
  2. Utilizar Pilas de libretas con temáticas dentro, por ejemplo ASUNTOS DESPACHO, con libretas de asuntos civiles, penales, administrativos, irpf, etc… y dentro de estas ir añadiendo los expedientes. Y aquí, en cuanto luego a cada expediente, utilizar una sola nota para todo, o bien, varias notas, pero correctamente etiquetadas

Te muestro esas dos formas en vídeo

VIDEO 3 COMO TRABAJAR CON EXPEDIENTES EN TU DIA A DIA

 

Resaltar en esta fase, una cuestión que no era tan vital en el primer bloque que vimos, y es la importancia de etiquetar todo, conforme a tus necesidades.

Si replicas, clonas, copias la estructura de un expediente modelo, para un nuevo asunto de tu despacho, si has incluido enlaces de nota, para navegar entre estas, o incluso una nota pivote, los enlaces no serán válidos, ya que las url serán diferentes y únicas. Debes generar los enlaces nuevamente, si quieres trabajar con ellos. Utiliza el modelo pivote que es muy escalable y sólo te llevará unos segundos. 

Lo mas recomendable trabajar como un CRM (echa un vistazo al vídeo de más arriba)

Si te estás preguntando cómo trabajar en equipo con tu aplicación de notas, más adelante lo veremos, en concreto, en la última semana.

Puedes gestionar en equipo, con tus colaboradores, con tus asistentes virtuales, con tus becarios, y por qué no, con otros abogados de otros despachos, tus expedientes modelo, y como no, los expedientes del día a día, para por ejemplo que alguien se encargue de actualizar determinadas tareas, o fases de los expedientes. Ya trabajaremos en esta línea tan apasionante.

Trabajar por pilas es más tedioso, porque debes crear las libretas de cada fase, pero es más escalable y se gestiona mejor cuando trabajas en equipo.

Y hasta aquí el apartado teórico en sus dos bloques, el más teórico y estratégico, que depende en gran medida de ti el cómo configurarlo, y el segundo bloque, que incluso pueden llevarlo otros por ti, una vez definidos los primeros.

Si no has visto los vídeos, no dejes de visualizarlos para una mejor comprensión de todo. Para cualquier duda, aquí me tienes. Contactar

Material del ciclo:

 

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