Evernote para Autónomos, Profesionales y Artístas

Evernote facilita la vida al autónomo

La potencia de búsqueda que tiene esta aplicación, la unión de las etiquetas, que te permiten categorizar todo, la posibilidad de libretas, o pilas de libretas, la posibilidad de compartir todo con otros usuarios, la posibilidad de llevarlo en varios dispositivos, tanto de sobremesa, como portátiles, entre otras ventajas, convierten a evernote en un gestor documental ideal para tu empresa, sea del tamaño que sea, porque habrá siempre alguna disciplina, proceso, procedimiento, que quieras tener bien documentado, amarrado, disponible estés donde estés, o que quieras compartirlo con alguien.

 

Autónomos: Con la oficina a cuestas

¿Qué podemos almacenar en nuestro bloc de notas, si somos autónomos?

Te detallo una serie de áreas de tu profesión que puedes guardar, editar, consultar, eliminar en evernote, y que siempre, o con mucha frecuencia, tendrás que manejar ( no siempre estarás delante de tu ordenador en tu oficina).

El autónomo debe llevar la oficina a cuestas:

¿Te suenan estas situaciones?:
¿me das el CIF de tu empresa?, ¿puedes pasarme la escritura de constitución de tu S.L.?, ¿envíame el catálogo de productos?, ¿tienes tus ofertas comerciales a mano?, ¿que citas tengo para mañana, o la semana que viene?, ¿cual es el horario de mis hijos para compatibilizar una visita?, ¿donde tengo el manual de la impresora?, ¿cual es el número de teléfono de …?, ¿cual es el número de cuenta para hacer este pago por internet?, ¿a qué dirección mandamos esto?, ¿pero donde guarda este los expedientes? (tu compañero desordenado, aunque hayas sido tú).

Cientos de preguntas, pueden tener respuesta de inmediato utilizando una aplicación de notas.

Propuesta de cómo etiquetar con evernote

Las etiquetas, en Evernote, si que permiten las subetiquetas, así que para tener orden a la hora de etiquetar te recomiendo utilizar estas jerarquías.

¿qué ventajas tiene jerarquizar?. Pues que a la hora de empezar a escribir la etiqueta, al comenzar a escribir, la etiqueta padre, te saldrán propuestas las hijas, así que es mucho más rápido desplazarte por el menu para seleccionar la que necesitas.

En este ejemplo, comienzo a escribir, Contexto…. y ya me salen todas las subetiquetas. Basta con desplazarte con las flechas, con el ratón, y seleccionas. Evitas errores, y todo estará categorizado.

Este es un posible esquema que puedes usar, y el definirlo, mejor antes que después, es altamente recomendable.

Dos formas de trabajar: Libreta vs. LibretaS

En cierta manera, ya se ha visto esta dicotomía en los ciclos vistos, cualquiera es válida mientras a ti te sirva. Elijas la que elijas, el implementar etiquetas en todas tus notas, te dará más potencia en la búsqueda, en la clasificación de tu información, en poder hacer listados a medida mucho más potentes; pero el trabajar con una libreta, solamente para tu empresa, te obliga a etiquetar sin más remedio, o tu sistema de documentación será cada vez menos útil.

Esquema de trabajo con una sola libreta. Exige muchas etiquetas:

En cambio trabajar con muchas libretas, tampoco es muy recomendable. Como en todo, en el equilibrio está la opción ideal. Yo te recomiendo unas pocas de libretas, de las principales áreas de tu empresa, y muy bien etiquetadas.

 

Veremos a continuación ejemplos de trabajo para una misma profesión, de como almacenar en una libreta, y de cómo hacerlo en varias.

Llevar un registro de las actividades de tu negocio

Toda empresa, sea del sector que sea, tenga mayor o menor volumen, necesita un historial de acciones a realizar, realizadas, visitas, llamadas, programaciones, seguro que encuentras el que debes de guardar. Recuerda que lo que no puedes medir, no lo puedes controlar. Si sabes que número de llamadas tienes al día, qué número de encargos tienes, que pendientes tienes,…. sabrás donde tienes los CUELLOS DE BOTELLA, las áreas que frenan o ralentizan tu empresa, o las que más dinero te cuestan.

Supongamos que necesitas llevar un control, un gestor, un historial de visitas a clientes (valido para muchos más casos, tener una visión amplia para aplicarlo a vuestra profesión). Vamos a ver este ejemplo, una especie de CRM de visitas o contactos comerciales:

En la libreta CRM Abierto, o pendiente, o como quieras llamarlo, colocas todas las visitas pendientes de hacer, en la cerrada, todo los asuntos ya terminados, y otros, los que se te ocurran, como puede ser a visitar algún día, clientes perdidos a rescatar, etc.

Las etiquetas en este CRM son importantes.

Para tu primera libreta: Pues colocar etiquetas que te “digan” si es la primera visita, segunda visita. Tu cliente es lo más importante, y para él, todo lo suyo es lo más importante, create la carpeta Aficiones, y la utilizas para anotar que es, una vez lo descubras, lo que le encanta a tu cliente: el yoga, el fútbol, la natación, los coches. No es lo mismo visitar a tu cliente, y decirle que nublado está hoy, que preguntarle cómo lleva sus clases de natación, si ha visto el nuevo modelo de coche…..

El CRM cerrado, etiquetalo para localizar situaciones que a ti luego en el futuro te vayan a servir: Cliente perdido, Cliente conseguido, Cliente recomendado; utiliza igualmente otras cuestiones que consideres relevantes, para ir mejorando día a día.

Vídeo subido el 29/03/2017 

 Video 1 -El CRM: el título de la nota

Vídeo 2 – El CRM: etiquetado interiorizado

 

Lleva la facturación de tu empresa con Evernote


En este ejemplo que veremos en vídeo, trabajaremos para no complicar mucho más la gestión, con sólo dos libretas.

Libreta facturas recibidas.

Para localizar todo de manera rápida, lo más fácil es crear notas que definan lo que tienen, por ejemplo para guardar facturas recibidas en una fecha, podríamos poner: 2017.03.24. Recibida, y luego el asunto, por ejemplo, “Factura de servicios prestados de limpieza de oficinas mes Febrero. el nombre de la nota quedaría así:

 

“2017.03.24. Recibida. “Fra. serv. prest. limpieza oficina mes 02/2017”.

 

Luego además para añadirle potencia, deberíamos etiquetarla, con tantas etiquetas como tu quieras recordar. Un básico sería, Estado Factura, como etiqueta padre, y las hijas, Estado Factura: Pendiente, Estado Factura: Pagada, Estado Factura: Fraccionada. Para no tener que escribir mucho, puedes acotar con abreviaturas, así con escribir EF, ya te saldrán las disponibles.

En el mismo sentido, Libreta Facturas Emitidas, pero con sus peculiaridades.

Aquí hay un mundo de posibilidades para buscar luego, por contexto: pagada, pagada parcial, pagada fraccionada, reclamada, reclamada juzgado, o este otro contexto como: pendiente cliente, pendiente revisar, pendiente abono, pendiente abono, .. y otro contexto más como: pagada banco, pagada efectivo, pagada endoso….

 

La factura en sí, ¿adjunto a la nota el PDF?

¿qué hago con las facturas las insertó directamente en las notas?, ¿no ocuparán mucho espacio?, ¿podré buscar dentro de lo que hay dentro de las mismas, por ejemplo conceptos facturados?.

Todo depende, contestar a esto no es una cuestión simple. Debe quedarte clara una premisa, cuanto más información en modo texto tengas en tus notas, mejor, más feo, sí, pero más efectivo. En evernote debe estar tu información, no tus imágenes bonitas (salvo que trabajes en un sector como este, tipo fotógrafo, diseñador).

Por tanto, ¿subir las facturas a las notas, si o no? Yo opinó que si puedes incorporar sólo la info de las mismas, porque la aplicación que genera tus notas te lo permite, mejor así, en caso contrario súbelas.

Las recibidas, pues normalmente, te las facilitarán en modo pdf no editable, o como una imagen y no podrás.

Si no tienes limitaciones de espacio por tener un evernote “de pago”, sube todo cuanto necesites.

Me preguntó un usuario de evernote, hace unos días a través del formulario de soporte lo siguiente: ¿si se hacen anotaciones manuscritas que hay en las facturas, si se puede buscar por ellas?. La respuesta es sencilla, no.

De todas maneras hago aquí unas reflexiones. ¿tienes programa de facturación? Existen algunos gratuitos que funcionan en la nube, así puedes usarlo estés donde estés, como Software del Sol. Si lo que quieres es hacer una especie de intranet, para tus clientes, que puedan consultar sus facturas y demás, create una intranet con wordpress….. si quieres te ayudo a hacerlo. Y si además ya le incorporas a tu página web, un sistema para que puedas hacer facturas de manera rápida (con gravity forms o similar), sin perjuicio de que luego lo pases a contabilidad, etc…. esa factura, y tal vez el pago sobre la marcha del cliente que te la pide, lo puedes cerrar en ese momento, y te llevas el dinero calentito, en vez de esperar a facturar, enviarla, la transferencia….

 

Vídeo Subido 29/03/2017

Vídeo 3 – Tu facturación en Evernote

Lo que siempre debes llevar contigo

Siempre deberás llevar cuestiones básicas como estas en tu instalación de evernote, más tarde o temprano las usarás. Si eres de los que dices “yo separa mi vida personal de la familiar”, me parece perfecto, pero tarde o temprano te hará falta datos como estos.

Te propongo llevar listados de tareas de tu día a día, cada uno sabe que debe llevar consigo porque le ha hecho alguna vez consultar. Podrías necesitar:

Un diario de citas/recordatorios, futuras, presentes y pasadas. ¿se te ha pasado un cumpleaños?, ¿un aniversario?, ¿una reunión importante?

Un diario de llamadas, realizadas, recibidas, pendientes, “deseables”. ¿cúando me llamó este cliente?, ¿y si llamó ahora a….?

Pero es que puedes pensar, vamos a ver, todo esto yo ya lo tengo en otras aplicaciones que son más específicas, crm más potentes, etc… pues bien, almacena cuestiones que no tienes en otras aplicaciones o saas:

  • Cartas Modelo: las típicas cartas que mandas a tus clientes, para recordarles algo, anunciarles alguna promoción, felicitarlos por la navidad, la carta de reclamación de un pago de una factura, la carta agradeciéndole lo buen cliente que es, lo que sea.
  • Correos modelo: en la misma línea que lo anterior, almacena correos típicos, las firmas de los mismos (puedes tener diferentes firmas según el Tono del mensaje que haga falta),
  • Encabezados/pies de página: los encabezados de tus textos, los pies de página, las despedidas, almacenalas igualmente en notas, y siempre puedes ir rescatándolas fácilmente, y haciendo copiar/pegar en segundos.
  • Las llamadas a la acción, por parte de tus clientes, o a tus proveedores, guarda los  mensajes tipo de lo que quieres que hagan una vez reciban una promoción tuya, un reclamo, lo que sea. Así puedes probar cuales son más efectivos, e ir mejorándolos y versionando, para ver cuáles son más resolutivos.
  • Además todo lo anterior puedes llevarlo a los automatizadores de texto, de inserción de frases, y párrafos, como puede ser phrase express y text expander. Echa un vistazo a este curso.

 

Todo esto y mucho más te lo puede facilitar Evernote.

 

Material del ciclo:

 

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