Evernote enlazado con Drive de Google


Vincular Evernote con Drive, cerrando el circulo

Para completar el círculo con los aplicaciones de google, analizamos en este post, cómo podemos vincular, o enlazar todos los archivos que puede contener Drive, en nuestras notas y proyectos Evernote. Y digo bien, vincular o enlazar, ya que no es adjuntar, pues son cosas diferentes, adjuntar es incluir el fichero dentro de la nota, y enlazar no, nos es más que un hipervínculo a Drive, que nos abrirá el contenido en nuestro navegador.. El adjuntado se hace entre otras formas, o bien con el botón del clic, o arrastrando.

Partamos que a día de hoy, y obteniendo unas capturas de pantalla del propio Drive, estos son algunos de los documentos que podemos «guardar» en nuestra nube.

El tamaño que nos regala Google son unos generosos 15 gigas, (a cambio de confiarle nuestra vida), gigas que no sólo son 15, sino que pueden ser infinitos como te cuento más abajo, en las ventajas.

Al grano, la captura de lo que la nube soporta teóricamente:

Estos son algunos documentos que podrás incorporar a la nube, que son visibles online desde tu navegador, pero puedes obviamente incorporar todos los que quieras, para trabajar con ellos, como un disco duro. De los que te muestro, faltan otros dos de los que considero muy importantes, los que tienen extensión pdf, y los zip/rar.

Todos estos ficheros que te indico, se pueden enlazar en tus notas, y tu aplicación de evernote, les pondrá estos bonitos iconos:

¿como enlazo esos documentos a mis notas?

Hay dos maneras, seguro que existen más, que yo conozco:

Enlazado manual

El enlazado manual, es como hemos venido viendo a lo largo de esta serie, un simple copiar y pegar de la url del documento que queremos enlazar, y evernote se encarga de sustitutir esa url y ponerle un formato bonito. A mi particularmente me da igual lo bonito o feo que se presente un fichero al que hemos enlazado (aunque debo reconocer que es más agradable de ver), pero mi prioridad en las notas es más la velocidad, encontrar la información de manera ágil, a que tenga unos iconos muy agradables.
Te remito al enlazado de url a los post de la serie por si aún no has visto como se hace. O mañana Miércoles 25/01/2017, por la tarde, grabaré y subiré un vídeo para mostrártelo. (nota dejada el 24/01/2017)

Enlazado automático

Este enlazado se hace desde un botón que han habilitado en Evernote, este:
boton drive en evernote ser productivo

Para insertar los documentos, basta pulsar el botón que indica, y nos sale nuestro Drive, con todos los documentos en los que podemos filtrar por tipos, utilizar el buscador. Basta con situarnos encima del fichero que queremos insertar en nuestra nota, y aceptar. Automáticamente, nos pondrá los iconos esos tan «chulos».

Podemos filtrar, para que nos muestre solo pdfs, es fácil. Si tienes dudas, puedes ver el Vídeo, o cuéntame en qué te atrancas.

insertar ficheros Drive en notas evernote ser productivo

EDITADO EL 25/01/2017 para subir el vídeo comentado:

Ejemplos propuestos de trabajo:

Tirando de ejemplos, que es como más práctico se hace todo, y su comprensión de momento es aplicable a tu «vida real», te planteo los siguientes supuestos:

  1. Estas trabajando con un equipo de personas, empresas, que tenéis ficheros compartidos en la nube de google, bien sea carpetas o ficheros. Cuando estos son unos pocos, no hay problema, pero si trabajas, con carpetas, y ficheros, y pasa el tiempo, estos pueden pasar a ser cientos, y ya la cosa se empieza a complicar por muy buen buscador que tenga Drive. Así, en un escenario como este, imagina que de las siguientes carpetas a ti solo te interesan las 3 últimas, porque son los sectores de trabajo en los que tu participas. En tu proyecto, en tu nota, en tu tarea diaria, podrás añadir estos enlaces siempre, como plantillas para acceder a ellos rápidamente.
    Carpetas compartidas: ventas, compras, proveedores, clientes, facturación, marketing, CONTABILIDAD, BANCOS, ALBARANES.
  2. Eres integrante de un despacho de abogados, e igualmente tienen un complejo de carpetas cada vez más desbordado, con los expedientes de cada cliente dentro, y solo te interesa entrar en las carpetas que tengan que ver con DERECHO TRIBUTARIO, pues añadiendo un enlace en este sentido, verás lo que verdaderamente te interese.
  3. Has creado una startup, una empresa nueva, eres un autónomo, un indispensable que tendrás que tener en una nota o varias, podría ser una estructura como esta, vinculada con tu cuenta de Google, y todo en tu nube para trabajar desde cualquier ubicación.Mi empresa/Mi despacho:
    Contabilidad: Facturas recibidas 2017, Facturas emitidas 2017.
    Clientes: Categoría, o individual.
    Proveedores: Categoría o individual.
    Documentos de empresa: Escrituras de constitución, Estatutos, Pactos de socios.
    Presentaciones realizadas a clientes: Bienvenida del Despacho, quienes somos.
    PDFS: listados de tarifas/precios de mis servicios, productos.
    Audios: Reuniones grabadas de la empresa

Esta nota es el pantallazo que te he adjuntado más arriba, no dejes de implementarlo en tus notas, en poco tiempo verás lo útil que es.

¿Qué ventajas tiene trabajar así en mis proyectos?

  1. Si tienes Evernote en su versión gratuita, seguro que los 60 megas de transferencia mensual los agotas rápido o te acercas pronto.
    Pero como te deje insinuado más arriba, google cada vez va a más. Tienes los 15 gigas de almacenamiento de la nube-google, pues bien, como te indique, es relativo, porque puedes tener infinito mientras sean documentos que hagas en formato nativo, no ocupan espacio. ¿en serio? Si compruébalo tu mismo, si creas documentos nativos de google, no gastas ni un byte de información.
    Por si te sirve de algo, Google Fotos, tampoco tiene limite.
    La ventaja por tanto de usar esta relación evernote-drive, es que ganarás en espacio si usas ficheros normales, pero si son nativos, no tendrás limitaciones ¿te parece poco?
  2. Si compartes notas, todo tu equipo de trabajo tendrá información infinita, y además presentada de una manera muy visual, y todo al alcance de un clic.
  3. Los archivos enlazados, muestran una breve descripción del nombre, y de la fecha de la última modificación.
  4. Enlazado todo con las demás utilidades, correos, calendarios, contactos y ficheros de drive, tienes un universo propio, una aplicación integrada con toda tu información a un clic de ratón.
  5. Cuando a todo esto añadas otros tipos de ficheros como pueden ser de las aplicaciones que google permite enlazar, las posibilidades se incrementan más aún.

Qué desventajas puedo encontrarme

Que se me ocurran, y sin perjuicio de ir revisando este artículo, encuentro los siguientes «peros»:

  1. No puedes buscar dentro de los documentos de Drive, si bien no es un problema demasiado importante, ya que Drive si que tiene un buscador potente que busca el texto de dentro de tus documentos. O puedes usar trucos, como etiquetas, y/o palabras clave en tus notas.
  2. Si incorporas esos ficheros en tablas, o en listas ordenadas, etc… los iconos tan «pijos» que muestra, ya no son tales, y se visualizan como una url (esto al menos en Enero 2017, igual lo corrigen).
  3. Si compartes notas con otros usuarios, los enlaces a Drive exigirán que estos pueden loguearse en la instalación de Drive, es decir, que tengan acceso también ellos a esos ficheros, de lo contrario, no podrán visualizarlos.
  4. Hay aún diferentes tipos de archivos de Drive que no se muestran, simplemente les añade un clic, pero seguro que esto mejorará en siguientes actualizaciones.
  5. Exige estar conectado a internet, porque no son adjuntos, son enlaces, como he dicho varias veces a lo largo del artículo.

Evernote frente a Google Drive

¿lo hago todo con Evernote?

Si te estas preguntando si lo puedes hacer todo con evernote, porque incluye un procesador de textos, presentaciones para la opción de pago, tiene una «base de datos» integrada, ya que permite hacer consultas de diferentes tipos, puedes grabar audios, etc… Decirte que no basta sólo usar la aplicación de notas, no te es suficiente, no tienes posibilidad de realizar cálculos, hacer presentaciones, hacer documentos con la potencia que tiene Google. en definitiva, con evernote solo no basta.

¿lo hago todo con Drive?

Tiene una suite ofimática completa, permite integrarlo todo, tiene un buscador potente, permite compartir documentos.

Esta opción es muy versátil, y me gusta mucho, pero tener una aplicación de notas en determinados entornos te es más rápido, se me ocurre por ejemplo las capturas con webclipper, el insertar una nota rápida desde el móvil, en gestionar proyectos con multiples notas, y enlazarlas todas en un indice, en fin, drive es muy potente, pero lo que yo propongo de trabajar con esa dualidad, ese tandem evernote-drive, es muy práctico. Pruébalo y si estás cómodo sigue utilizándolo.

Simbiosis de Evernote con Drive

Lo que yo recomiendo.

Evernote tiene una característica, que yo he percibido, y ya había leído en algún sitio, y es que es un software que tiene un circulo virtuoso, lo que implica que cuanto más lo usas, más fundamental lo consideras, y más lo vuelves a usar.

Si quieres ampliar algo más de información, tienes aún más material en la web oficial de Evenote en la que puedes consultar que documentos puedes enlazar (que no adjuntar como ponen ellos), como se visualizan en plataformas no compatibles, etc.

De lo que se compone este ciclo:

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