El archivo de tu vida

Una aplicación de notas es una buena guía en todos los aspectos de tu vida.

Una aplicación ya sea de escritorio, remota, en la nube, debe cumplir con unas condiciones básicas. Y la principal es que puedas utilizarla estés donde estés.

Esta versatilidad te la debe de dar si o si. Que puedas pasar de un contexto rápido es básico, porque hoy en día es inconcebible aislar ambas áreas.

No busques aplicaciones de “colores”

Sea la que sea. Opta por una.

aplicación notas lotus smartsuite, lotus organizer Ser Productivo Jesús Bédmar

Programa anacrónico, pero no podéis negar que la interface era «muy bonita», además era personalizable, permitía hipervínculos, alarmas. Obviamente no se sincronizaba con la nube. No había nubes.

Yo he perdido mucho tiempo pasando de unas aplicaciones, a otras, y luego no toda la documentación se puede recuperar, ojala conservará mi agenda de años atrás….. Mi andadura en la organización personal, comenzó con:

  • Lotus Organizer (preciosa, cabía todo en un disco flexible de 3 ½, y podías llevar todo fuera donde fueras, además en todos los sitios, había ordenadores con disqueteras, y casi todo eran pc….),
  • después Outlook de Microsoft, al tener la integración del correo electrónico, y la agenda.
  • después Evernote, al permitir anotar rápidamente cualquier texto, imagen, etc.
  • después onedrive, por lo visual, al poder dibujar directamente en las notas.
  • y finalmente, he vuelto a Evernote, ya con un sistema diferenciado PROPIO, mucho más perfecto, y en el que conviven dos mundos, vida personal, vida profesional, y al que le debes añadir, siempre, y en todo caso, etiquetas interiorizadas. Ese etiquetado debes hacerlo siempre, y sin excusa ni pretexto.

Uniendo todos los puntos.

Que pretendo trasladarte con esto de “uniendo todos los puntos”, pues que como tu no te ordenes a ti mismo, ni evernote, ni la mega-aplicación de la NASA, ordenarán tus notas, tus documentos, tu manera de trabajar…..

Al hilo de todo lo anterior, tengo que resaltar también la importancia en términos de productividad, y te pérdida de tiempo que conllevo tanto cambio de aplicaciones. Si ya has trabajado con una, y has superado esa “línea de aprendizaje” ¿para que perder más tiempo en otra aplicación?,¿otra línea de aprendizaje a superar más?.

Si una aplicación te aporta los tips, que más abajo te detallo, no la cambies sigue con ella.

Y si tienes claro, de que sí, de que hay que cambiarla, que esté fundamentada esa decisión, no por colores, recomendaciones de amigos, o cuestiones no muy pensadas. Madura tu decisión busca empresas serias, que vayan a perdurar, y no te guies por colores, iconos o tonterías similares.

Estas líneas pretenden transmitirte que adoptes una decisión en cuanto a cómo guardarás todo lo relevante de tu vida, y que la que elijas, la lleves hasta sus últimas consecuencias, y me refiero a que no la cambies cada x tiempo porque una te aburra, porque veas otra con más colores, porque te han recomendado esta o aquella.

Lo que necesitas es un “Buen contenedor de información” y a ser posible con estos requisitos o tips básicos, y otros más avanzados que te detallo (no son únicos ni necesarios todos, pero muy recomendables al menos estos):

Tips básicos y avanzados que debe tener tu aplicación de notas:

Básicos

  1. Que sea gratis, o a ser posible de precio bajo.
  2. Que sea multidisciplinar, que sea aplicable a varias disciplinas de tu vida.
  3. Que la información la encuentres de inmediato.
  4. Que tenga un sistema de etiquetado, de almacenaje, que ordene la información.
  5. Que te permita trabajar desde todos los dispositivos, tu móvil, tablet y ordenador tenga el sistema operativo que tenga.
  6. Puedas compartir estas notas, aún a pesar de que con quien/es compartas, no cuenten con esta aplicación.
  7. Te permita o bien añadir información, como imágenes, pdfs, documentos ofimáticos, o bien, al menos enlazar a estos, y que a un sólo clic, accedas al mismo.
  8. Que no te esclavice, es decir, que no puedas sacar o insertar documentación en él de manera “sencilla”.

Estos otros requisitos, si bien no son indispensables, si los tienen será genial.


Avanzados

  1. Que se integre con otras aplicaciones de la nube: slack, gmail, trello.
  2. Aplicaciones de tu propio ordenador, por ejemplo visores de documentos.
  3. Permitan trabajar en equipo, escalando las opciones de que miembros de tu equipo pueden trabajar en parte del contenido (editando, visualizando), y otros no.
  4. Tenga alguna capa de seguridad adicional, que permita por ejemplo el encriptado, etc.
  5. Que funcione aún sin contar con conexión a internet.

Todo lo anterior podría ser discutible, pero simplemente lo apunto como a lo que debe tender tu aplicación de notas. Aplicaciones como Evernote, cumplen muchos de estos requisitos que te detallo, pero seguramente también otras.

El archivo de tu vida.

Hecha esta introducción, para tenerlo todo archivado, revisa si te interesa todo lo que te he contado más arriba con lo visto en la anterior semana.

Si quieres saber ¿como digitalizo mi vida personal? ¿como digitalizo mi vida profesional? ¿ que herramientas puedo utilizar para escanear todo? ¿cómo clasificó todo para encontrarlo rápid?. ¿puedo utilizar los códigos QR en las notas de Evernote? ¿puedo crear códigos QR a partir de notas, de sus url?, ¿y crear códigos QR de libretas de evernote?…
Accede a Digitalizando tu vida personal y familiar.

Para averiguar en este archivado de tu vida, como organizarlo todo, echa un vistazo aquí.
Organizando tu vida digital. Cómo utilizar códigos QR.

Y no puedes obviar, las búsquedas de tu sistema de información. ¿qué son búsquedas al vuelo, búsquedas guardadas?. Echa un vistazo a Búsquedas útiles de verdad: al vuelo y guardadas.

Y si tu tiempo es limitado, como para leer todo esto, que últimamente, y me incluyo, cada vez leemos menos (escaneamos más que leemos), puedes escuchar los podcast, que te los relaciono al final de este artículo.

Bien. Ya tengo todo mi sistema documental medio “enjaretado”.  Ahora que hago con datos más sensibles, claves, contraseñas, escrituras, y demás documentación que no debe estar en Evernote.

¿Tus datos más sensibles en Evernote?

No voy a entrar en cuestiones de seguridad, en defender si las aplicación son o no seguras, que, que si la nube deja “vendidos” tu información ya que los propietarios del software pueden leer lo que tu almacenas, etc…. aquí podríamos escribir varios post de miles de palabras, o incluso crear carreras universitarias.

Simplemente te pongo unas pinceladas en cuanto a cómo almacenar tus datos más sensibles, por si quieres utilizarlas. Pero si el grado de importancia, seguridad, etc. son increíbles en cuanto a los datos que tu manejas, no los subas a ningún lado, y guardalos en una caja fuerte ¿estarán ahí seguros?. Toda la seguridad es relativa.

A pesar de esto te cuento en teoría como guardar información en tu aplicación de evernote y que no este en la nube.

Pasando por la nube

El paso por la nube, implica trabajar en una libreta en cualquiera de tus instalaciones. Imagina en tu ordenador de escritorio defines una libreta, en la que tienes por poner un ejemplo de dos notas, una con las claves bancarias, y otra con las escrituras de tu empresa. Pues bien. Una vez creadas las notas, etiquetadas correctamente, creas en las otras instalaciones que uses con evernote (por ejemplo ordenador del trabajo, y dispositivo móvil, tu teléfono o una tablet), sincronizas, y creas en estos una libreta local.

Ahora basta con mover las notas a esas libretas locales, y borrar la anterior original. Así ya no tendrás los datos en la nube y si en local en cada una de las instalaciones.

Desventaja, la que ya imaginarás. Si cambias por ejemplo claves o contraseñas de la primera de las notas del ejemplo, no se actualizará en las demás y tendrás que hacerlo manualmente.

Sin pasar por la nube.

Creas una libreta local, con las dos notas comentadas, y las exportas a tu escritorio. Y ahora este fichero a través de un pendrive, o a través del correo (ya estás tocando «nube»), lo importas en tus otras instalaciones de evernote de tus otros dispositivos.

Sistema Mixto

Yo en cualquier caso, recomiendo este sistema mixto. Te puedes crear una carpeta de intercambio, así la llamó yo, y cuando cambio algún dato relevante, la echo a esa carpeta, y repito el sistema uno, por medio de la nube, borrando luego la nota, o los datos actualizados.

Tu decides.

VIDEO. Llevar libretas locales a tus instalaciones

Maneras de hacerlo: sincronizando, e importando/exportando

Vídeo actualizado el 26/04/2017 a las 16.16

Usos reales

Para trasladar el habito de cualquier disciplina, te recomiendo paquetizar. No quieras digitalizarlo todo a la vez, usar las notas para todo, enlazar toda tu ofimática de una vez.

Es mejor como te digo, paquetizar, trabajar por lotes, así que fija una estrategia en cuanto al uso que le vas a dar a la aplicación, por ejemplo, empezar por las tareas, proyectos a partir de ahora para así ir depurando el aspecto más importante que yo considero que hay que cuidar.

Las etiquetas. Una vez tengas en tus trabajos actuales, un sistema que te permita un etiquetado rápido, lo tengas interiorizado, y encuentres todo de manera ágil, ya puedes plantearte ir ampliando sectores.

Y hasta aquí las últimas reflexiones escritas en cuanto a este ciclo mensual de archivando con Evenote.

Lo visto en el ciclo:

 

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