Organizando toda tu información digital con códigos QR

En la semana anterior, vimos como digitalizar todo, con diferentes medios, cuestión que no resultaba muy complicada.

Vimos igualmente como generar códigos QR a partir de una nota.

Y ahora voy a tratar de explicar, que no se si conseguiré transmitirlo, cómo puedes utilizar tu archivo físico, tus estanterías, tus cajones, tus AZ de cartón, o cualquier espacios que utilices para archivar documentación, con tu archivo digital, es decir, al que le vamos a unir nuestro expediente digital, nuestras notas, y lo mejoraremos con los códigos QR, por si necesitamos escanear portadas, librerías, estantes, incluso habitaciones, y saber que hay dentro de las mismas, con estos códigos.

Etiquetarlo todo

En resumen, podremos a partir de tu instalación de evernote, etiquetarlo todo para localizar en ambos sentidos:

  • CON EVERNOTE: A partir de tus consultas en cualquier dispositivo, saber donde esta físicamente la documentación que manejas, al estar etiquetado de una manera concreta.
  • CON TU ARCHIVO: A partir de «plantarte» ante una estantería, escanear el código QR que tendrá la estantería concreta, la cajonera contenedora de documentación, y obtener que hay en la misma.

Usos prácticos de los códigos QR con Evernote

Te pongo algunos ejemplos reales de como utilizar tu archivo físico, en papel, añadiendo el digital (tus notas y libretas), y rematamos todo con códigos QR, que tu mismo generas:

  1. Tienes una carpeta donde almacenas todo lo relacionado con tu vehículo, o vehículos. Crea un QR, y pégale en la portada de la carpeta, ese QR, lo ideal en pegatinas, así cuando hagas repostajes de gasolina, abones facturas de una revisión, pases «pagando» la itv, arregles un pequeño golpe, te cobren la póliza del seguro…. podrás llegar, plantarte frente a tu carpeta, abrir con tu móvil el scanner de QR, y al escanear tu pegatina, te abrirá tu nota automáticamente (donde tienes todo lo relacionado con tu vehículo), y te bastará hacerle una foto, o adjuntar el pdf de los gastos concretos de que se trate.
  2. Tienes un gimnasio, con 80 bicicletas. Pégales un código QR debajo del asiento, en un lateral, y cada vez que sobre la misma, realices un gasto, cambio de pedales, mantenimiento del técnico, escanea tu pegatina QR, y adjúntale el gasto.
  3. Tienes unos apartamentos que administras, generales códigos QR a cada uno, y pégale la etiqueta en el cuadro de la luz de cada vivienda, así cuando entres en las mismas, y quieras comentar, apuntar alguna incidencia, te bastará, escanear el código y anotar lo que necesites «falta pintar cocina», «bombillas fundidas», «visita una familia de Barcelona para posible alquiler en fecha» …. y todo asignado de manera automática a ese piso.
  4. En el mismo sentido, cientos de ideas. Genera un código QR y pégaselo a los ordenadores de tu empresa, a las impresoras, a las fotocopiadoras, a cualquier cuestión que sea digna de guardar y gestionar, y trabaja en esta misma idea.

De esta manera conseguirás que convivan el expediente físico, y el digital, y serán iguales, habrá en ambos lo mismo, una imagen fiel de lo físico y lo virtual.

Básicos que debes conocer previamente

Dos premisas que debes saber, y si te pierdes, luego en los vídeos lo explico con más detalle.

  • Sólo puedes generar códigos QR a partir de notas, no en libretas (aunque….), y menos aún en pilas de libretas, que no son más que una manera de mostrarte la información de libretas en tu propia instalación.
  • El etiquetado es primordial para trabajar, por tanto, tu estructura física de tu oficina, debes configurarla como en el ejemplo que te planteo a continuación.

Por dónde empiezo

Define la estructura física de tu archivo con Etiquetas.

Partamos de un ejemplo cualquiera. En realidad da igual, basta con que tu determines que elementos de archivo tienes, y hagas lo mismo. Da igual lo complejo que sea, al final sólo debes crear más etiquetas.

Empresa que comienza su archivo físico en 2016, con una estantería grande con 3 columnas, en la que se van archivando su documentación, dentro de los conocidos como AZ, que son carpetas de cartón, en las que en el lomo, etiquetamos lo que tienen.

Básicamente, archiva documentos de compras a proveedores, en la columna: 1. COMPRAS.

Archiva en la Columna 2. todo lo relacionado con sus ventas a sus clientes: 2. VENTAS, y

En la columna 3. ADMINISTRACIÓN, lo relacionado con nóminas, impuestos, etc…

Todas las columnas, irán conteniendo todas las carpetas AZ, y dentro se irán almacenando los documentos, expedientes, etc…

Te pego un dibujo que he preparado con Google Draw, que espero sea visual del ejemplo (se ven las 3 columnas que contendrán las áreas del archivo de la empresa, y los estantes irán conteniendo los diferentes ejercicios 2016, 2017….):

(perdonar por lo cutre del diseño, no es mi fuerte, ni quería perder mucho más tiempo peleando con herramientas de dibujo, pero espero que sea revelador)

Una vez tenemos el archivo físico planteado, puede ser más simple o más complejo, da igual, ahora procede etiquetar todo de conformidad con tu archivo. ¿para qué? Pues para que sepas en todo momento donde tienes los expedientes, a partir de una nota o libreta, y al revés, si tienes expedientes físicos, con su etiqueta QR pegada, puedas acceder a la nota que contiene la información digital.

Crea Etiquetas que definan tu archivo físico

Ahora montamos la equivalencia con nuestras etiquetas. Creo una estructura principal y las que cuelgan de la misma, por ejemplo 1. Compras, y sus apartados, que ya coinciden con los AZ contenedores de expedientes y documentos.

Así en nuestra estructura, tenemos que el año 2017, la carpeta contenedora AZ 1.1.3. (2017) Compras, contendrá unas notas o expedientes más actuales, y conforme se vayan llenando, incorporaremos otra carpeta AZ, le daremos número consecutivo a tu etiqueta, y hay almacenaremos todo. Esta es la idea. En el vídeo espero que quede más clara la idea.

 

La estructura final que determines como la del ejemplo, puedes ser más compleja, o menos, pero donde termine, en el último nivel de tu organización, coincidirá con lo que debes poner en el lomo, de tus archivadores, para que así coincida archivo físico, con archivo digital.

 

 

VIDEO 1. Asignar a cada nota un QR y cómo lo escaneo


Actualizado EL MARTES DÍA 11/04/2017 

Contenido del vídeo: cómo escanear códigos QR con tu móvil, como archivar notas en tu Archivo con propuesta de como estructurarlo, o adaptar el tuyo propio; etiquetado interiorizado siguiendo tu archivo físico.

A partir de aquí, vamos a suponer que tenemos esta nota:

 

es una nota de nuestra empresa de ejemplo, de las compras que estamos realizando en el 4º trimestre de 2016.

Le hemos generado un QR a la misma, y como has podido ver en el vídeo, con las etiquetas de la imagen, 1. Compras, sabes que va a la columna 1 de tu archivo, y a la carpeta 1.1.2. (2016) Compras), puedes ver, tal y como las tenemos definida, en que columna está archivada.

De manera rápida, o bien porque has escaneado la nota, o bien, porque has mirado en evernote, sabes que va en la columna 1 de compras, justo a la izquierda de tu estantería, y como es de 2016, la guardas en el AZ 1.1.2 (2016).

Debes ser ordenado, y trabajarlo.

Para esto, obviamente debes ser ordenado, y etiquetar todo, de manera interiorizada. Para la interiorización de la que te hablo, echa un vistazo a este vídeo. El etiquetado debe ser casi inmediato, y la mejor manera es a traves de seguir el orden de los numeros ir pulsando, 1, 2, 3 y así te va proponiendo evernote las etiquetas que empiezan por esos numeros (justo las que necesitarás para definir tu archivo), o bien por letras, siguiendo el alfabeto, a, b, c, d, etc…

Ventajas de todo esto, lo que ya te adelante más arriba, puedes trabajar con evernote, con tú móvil, con tu tablet, en cualquier ordenador, buscar por texto, o por QR, y localizar tu expediente virtual, y físico, en pocos segundos.

 

VIDEO 2. Cómo asignar a una libreta un código QR y cómo escaneo.

Actualizado EL MARTES DÍA 11/04/2017

 

Contenido del vídeo: Como conseguir que una libreta tenga un QR. Como llevar dos notas de evernote, dentro de un expediente, y que el expediente tenga ese QR. Lo vemos en tiempo real y como podemos escanearlo todo, o bien el expediente, y ver que tiene dentro, o los documentos sueltos. Navegando por nuestra nota.

Aunque antes te indique que a las libretas no puedes generarles un código QR porque no tienen url, siempre ha alternativas.

«A las libretas no puedes generarles códigos QR, agrúpalas en notas indice o  maestra»

Si quieres saber más sobre las notas maestras, y como navegar entre notas, te recomiendo:

Como has visto en el vídeo, se puede solventar el saber que hay en las libretas a través de las notas maestra o indice.

Crea tablas de contenido

Las notas que contengan indices (TOC tablas de contenido), son navegables entre ellas.

Así podemos ir desde organizaciones muy complejas de archivo hasta las más simples, sólo debes etiquetar muy bien. En el vídeo has visto como generar notas indice.

Pero puedes pensar que «es que mi archivo es dinámico, lo que hoy esta en esa estantería, igual el año que viene esta abajo, en el archivo general, o en otro edificio».

Aquí la potencia te la otorga la búsqueda. Busca que vas a cambiar de ubicación, la vuelves a etiquetar, y listo. O bien si todo pasa igual, pero a otra ubicación, renombrale las etiquetas.

Precaución: ojo con los renombrados masivos de etiquetas, que tienen mucho riesgo. Yo para hacer pruebas, te recomiendo crearte libretas locales, copias notas, o/y libretas ahí, haces las pruebas de etiquetado, y luego lo colocas todo en su sitio nuevamente.

Es más, puedes a partir de generar una consulta, con los expedientes que vas a cambiar de ubicación por ejemplo a la estantería 3, del despacho 2, hacer una nota con un indice de contenido, y puedes etiquetar esa estantería y cuando necesites ver que hay en ella, te bastará con escanear ese código, pero además puedes poner en cada nota, un enlace a la nota indice, y así sabrás de que forma parte, con que más esta archivado….

Igual, todo esto lo he complicado en exceso, y a ti te basta con, etiquetar en plan:
– En la mesa del Jefe.
– En la Estantería General.
– No existe expediente físico, al destruirse al haber superado el plazo legal.

El sistema se adapta a cada cual, es flexible al 100%, ya que las etiquetas de Evernote, son infinitas, son jerárquicas, y en las búsquedas puedes añadir una, varias, excluir unas, y otras no…. muy potente, como siempre digo.

Material del Ciclo :

 

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