Digitaliza todas las áreas de tu vida con Evernote 

¿por qué debo digitalizar todo documento físico?

Si estás aquí, considerás importante digitalizar las diferentes áreas de tu vida, la personal, la familiar, tu ocio, y cientos de cuestiones, que requieren por los motivos que sean, que queden almacenados. Tarde o temprano tendrás que consultarlos, compartirlos, enviarlos….

¿como digitalizo de manera rápida, económica toda la documentación que necesito recordar?. Te pongo ejemplos de que digitalizaría yo: “escrituras de tus inmuebles”, “documentación de tus vehículos”, “escrituras de tu empresa, sociedad, estatutos, pactos de socios”, “todas las declaraciones trimestrales, pagos fraccionados, ivas, resumenes anuales”, “pólizas de seguros”, “manuales de manejo de impresoras, teléfonos, TV…”, “Dnis, certificado de nacimiento, matrimonio, empadronamientos..”, “todos los pagos de impuestos, tributos, tasas, contribuciones especiales….” Hasta aquí, valgan estos ejemplos.

Para digitalizar documentación,si te mueves en entornos de oficina, o te manejas con móviles de última generación, no tendrás problema. No obstante, te pongo aquí unos ejemplos, de herramientas con que pasar tus papeles físicos a ficheros digitales.

  • Con fotos a los mismos con tu dispositivo móvil, y subiéndolos a la nube, o bien descargandolos en tu ordenador. Obtendrás ficheros jpg, que ya puedes incorporar a tus notas.
  • Escaneando con impresoras multifunción o escaner. Normalmente obtendrás pdfs.
  • Con aplicaciones como scanbot.

Vídeo 1 – Digitalizando tu mundo offline, actualizado el día 05/04/2017 a las 16.16

 

¿Destruyo lo digitalizado?


La respuesta es depende de ti. Decir un NO ROTUNDO, a todo no tendría sentido. No destruyas escrituras, estatutos, declaraciones de la renta, declaraciones de sociedades de los plazos que tu regulación legal te obligue a conservar, pero igual tener la declaración de la renta cuando tenías 18 años, y si ahora ya tienes cerca de 60, igual no tiene mucho sentido. En esto cada uno debe organizarse como quiera, tienes sitio, eres un romántico y te gusta conservarlo todo, pues almacena, pero el sentido de todo esto es, que aquello que tengas digitalizado, que puedas obtenerlo de otros sitios, como Banca Electrónica, Sedes Electrónicas de Hacienda, de Tesorería, etc… pues a la «guillotina».

Actúa con sentido común, y listo. Como mucho, si trabajas con un equipo de personas, comentalo con todos por si acaso. Te pongo un ejemplo, te llega un manual de tu nueva y flamante fotocopiadora multifunción. Entra en la web, busca el manual, descargalo en pdf, y «quema» ese tocho de manual en tu chimenea el fin de semana.

Partiendo de que ya hayas digitalizado toda documentación de tu empresa, de tu casa, de tus vehículos, etc, que creas que hay que tener digitalizada, una vez destruida o no, según tu veas, vamos a ver ahora como podemos trabajar con las notas, con los códigos QR, para luego poder localizar todo “volando”.

Pasos para convertir notas de evernote a códigos QR

Para poder crear ahora, notas con códigos QR debes seguir estos pasos:

  • obtener la url de una nota.
  • abrir tu aplicación favorita para generar códigos QR
  • generar el código QR
  • pegarlo dentro de la nota.
  • pegarlo en el expediente, donde tu quieras, mejor en la portada

Para que quede mucho más claro, vamos a verlo en vídeo:

 

Vídeo 2 – Url de las notas, convertir a QR, actualizado el día 05/04/2017 a las 16.16

Que ventajas nos aporta poder usar códigos QR

Sin perjuicio de que en la semana que viene ya veamos en detalle,  cómo clasificar nuestras notas, y poder buscarlas por estos códigos QR, te pongo algunos ejemplos.

  • Tienes un expediente en tu mesa, con su código QR impreso en la portada, en el lomo, etc…. escaneando el mismo, puedes ver donde debe archivarse, pero no sólo eso, si has hecho los deberes en cuanto a etiquetas, quien es el responsable, cuanto lleva abierto, que documentos lo integran, si tiene alertas programadas….
  • Te acercas a un estante de tu despacho, y escaneas el código del lateral: puedes obtener una relación de todos y cada uno de los expedientes que tienes almacenados en esa estantería.
  • Te acercas a tu despensa de casa, y escaneas el código que has pegado en una esquina de la misma, y te muestra una relación de todo tu inventario, previamente grabado, de lo que tienes en la misma. Así a primera vista, compruebas si te falta café, azúcar, o lo que quiera que compres.
  • Vas a transferir uno de los vehículos de tu empresa, y te piden que mandes a la gestoría la documentación escaneada. Te acercas a la carpeta de Vehículos, escaneas el código del lomo, y accedes a tu nota en un segundo, sin tener que tocar ni un documento.
  • Quieres ver de los ordenadores que tienes en la oficina, uno de ellos cuando lo compraste, su manual, sus drivers, etc…. si todo esto lo definiste en su día en una nota, le incorporaste los drivers, etc…. escaneas el QR, que pegaste en la pantalla, o en la CPU (la torre), y obtienes en un segundo toda esa información.

Haz copias de seguridad de tu mundo digital.

Es un consejo casi absurdo. Pero no seas «tranquilo», y hazla. Cuesta poco hacerla, unos segundos con las velocidades de transferencia que tenemos hoy día, con los discos ssd.

Te doy unas recomendaciones:

  • Haz las copias por ejemplo cada mes. Los últimos viernes de cada mes.
  • Almacena esas copias en dos lugares diferentes, por ejemplo en la oficina, y en tu casa.
  • Almacena igualmente, si tienes disponibilidad, y no tienes miles de Gigas, tus datos no sensibles en la nube.
  • Haz copias anuales, y estas almacénalas en un usb o algún dispositivo que salga nuevo, al ritmo que vamos, y guárdalo en un cajón de casa, en una caja fuerte. Dependerá de la importancia de tus datos.
  • Créate una nota con avisos programados, en los que definas tu historial de copias de seguridad, o un checklist, y conforme vayas haciendo backups, vas marcando todos. Así no se te escapará nada.

Material del ciclo:

Material del Ciclo :

 

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