Búsquedas útiles de verdad con Evernote

Una mala búsqueda puede omitir notas importantes

La dificultad de leer los manuales para realizar cualquier tipo de acción como puede ser búsquedas o consultas, como puede ser acudiendo a la web de Evernote, es que queremos hacerlo todo muy rápido, probamos nosotros antes, sin leer la teoría, ocurriendo en un porcentaje altísimo que al final ni lees el manual, ni los pones en práctica, con lo cual se quedan en eso, en manuales, ya que poco automatizan tus tareas, o nosotros no tenemos la paciencia de sacar todo lo práctico que en ellos se refleja.

La mejor manera de trabajar con las búsquedas es encontrarles un sentido, y entre las que te propondré más adelante, podrás comprobar que traspasan las barreras de las libretas, las pilas, o como quiera que tengas organizadas todas tus notas.

Con un etiquetado correcto, y exhaustivo, podrás prescindir incluso de trabajar con libretas, llevar un sistema más complejo, como un GTD, o lo que quieras…., pero te obligará por cada cuestión que quieras buscar, a programarla con mucha cautela. NO queremos búsquedas, que «olviden» alguna etiqueta que puede resultar relevante.

Por eso la potencia de combinarlo todo. Libretas + etiquetas + búsquedas útiles = Encontrar todo lo que busques.

Y ten por seguro, que si usas mucho evernote, las búsquedas tendrás que saber hacerlas, si al final todo va a parar a tu aplicación de notas.

Antes de nada, te recomiendo crearte una nota llamada búsquedas, o como te sea más fácil identificarla, y por tanto localizarla, y vayas probando aquí las consultas.

Créate una nota específica para búsquedas

Así, todo tu trabajo quedará almacenado, y podrás probar un montón de opciones, ir perfeccionando consultas, utilizar comodines, parámetros, etc.. Todo esto sin perjuicio de que más adelante, te muestre cómo almacenar , y conseguir trabajar con tus búsquedas guardadas de manera efectiva.

¿Cómo realizar búsquedas en Evernote?

Tener todo correctamente ordenado en libretas, en sus pilas, con tus sistemas de archivado, apoyado con los códigos QR, con tu mega estructura de etiquetas (todas jerarquizadas), te ayudará mucho, pero de poco servirá si luego no puedes hacer búsquedas más complejas, o más elaboradas, e incluso guardarlas, para volver a reutilizarlas, y que estas conforme vas añadiendo notas e información, se «actualice» en tiempo real.

¿Qué significa esto de que se actualizan en tiempo real esas búsquedas guardadas? Pues que si tienes consultas (búsquedas) bien definidas, más o menos complejas, de manera automática al crear notas que queden «dentro» de esos criterios, al posicionarte en la búsqueda almacenada y refrescar esta, esas últimas notas se mostrarán en tu consulta sin ningún tipo de intervención por tu parte, que no sea la inicial al almacenar tu búsqueda. Lo veremos en el vídeo segundo de esta página.

De aquí la importancia mayúscula del etiquetado, más que en qué libreta almacenas tu información.

El etiquetado es primordial, interiorízalo, automatiza al crear cada nota su etiquetado.

Evernote dispone de dos tipos de búsquedas que debes tener claras:

Búsquedas “al vuelo”

En evernote puedes hacer dos búsquedas básicamente, las llamadas búsquedas al vuelo, que son las que haces de manera natural, espontánea cuando quieres buscar una libreta, una etiqueta, una expresión dentro del contenido de una nota, en un título de nota, o combinaciones de todas las anteriores.

Estas búsquedas, las creas cada vez que quieres, y la aplicación busca en todas tus notas, cada vez que la lanzas, sin perjuicio de que las tengas escritas en tu cuadrado de búsquedas, y se autorellene sola. A partir de estas si quieres, puedes generar, el otro tipo de búsquedas, que son las siguientes que veremos las guardadas.

Vídeo 1: Cómo realizar búsquedas al vuelo.

Actualizado el Miércoles 19/04/2017 a las 16.16

Búsquedas Guardadas

Estas búsquedas son las que por su carácter de importancia, o por su uso continuo, merece la pena tenerlas almacenadas.

¿Como creo búsquedas guardadas?:

En windows: Realiza tu búsqueda con los criterios que quieras, y a continuación Archivo > Nueva Búsqueda Guardada… que se encuentra en la barra del menú

En Mac: De igual modo, con tus criterios, ejecuta tu búsqueda y a continuación, selecciona Editar > Buscar > Guardar Búsqueda que se encuentra en la barra del menú, algo más escondido.
¿Qué ventajas tiene la búsqueda al vuelo frente a las almacenadas?

Ambas son igualmente eficaces, pero lo ideal es crearte unas almacenadas en cuanto las uses frecuentemente, y además requieran más de dos o tres item, por ejemplo haz una búsqueda en uno o más libretas, y además le añadas alguna etiqueta, esto ya es digno de ser almacenada, si la usas a menudo. Ni que decir tiene, que si tiene más item, más aún se justifica el uso de las etiquetas.

Sería ideal tener un sistema para generar consultas de manera más rápida, agregando o quitando componentes. En el vídeo trataremos como hacerlo con una hoja de cálculo.

Vídeo 2: Las búsquedas almacenadas

Actualizado el Miércoles 19/04/2017 a las 16.16

A parte de que hagamos las búsquedas a mano, o ayudándonos de la concatenación, la versión de Mac, dispone de un asistente para ir añadiendo condiciones a tus búsquedas. Esta en esta parte de abajo del menú de búsqueda:


Material para descargar:

  • 44 notas de ejemplo: DESCARGAR
  • Chuleta de búsquedas al vuelo, y guardadas (enex, y html): DESCARGAR
  • Hoja de cálculo xls para concatenar búsquedas: DESCARGAR

 

Lo tratado en este ciclo:

 

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