Archivador de Proyectos en Evernote con QR. La oficina sin papel

Archivador de Proyectos en Evernote con QR

Introducción

¿dónde archivo ahora este expediente? Escanea su código QR, y sabrás donde debe ir.

Visto en este mes pasado como gestionar tus proyectos, expedientes, el nuevo contenido que vamos creando en evernote, es turno ahora de como digitalizar tu vida, las áreas que consideres deben estar en “digital”, y empezar a ir despidiéndonos del papel.

¿realmente podemos pasar sin el papel físico en nuestras oficinas?

Hoy por hoy, creo que aún es pronto para esto, por eso es importante traspasar poco a poco, no digo que no vaya a tener trabajo por tu parte, todo tu mundo analógico, todos los “papeles” dignos de ser guardados en tus aplicaciones digitales, sea una o sea otra, la elección es tuya.

Lo que sí puedo asegurar, es que no es una opción, hay que digitalizarlo ya de una vez por todas, lo que aún conserves en papel, con independencia de que luego lo destruyas o no, previa copia de seguridad.

¿Es prescindible el papel?

Hay colectivos, sectores, profesionales, que no pueden deshacerse del papel. Vete por ejemplo a una gestoría, y dile que lo hagan todo en digital, siempre el cliente, pide justificante en papel, los bancos a los que estos tramitan escrituras, etc.. en cualquier caso, igual quedan pocos años, para que todo se extinga. Así que a ponernos las pilas, con nuestra digitalización de nuestro archivo.

En este ciclo, vamos a trabajar con Evernote, como Archivador, como contenedor de toda nuestra documentación. Además para todo ello, utilizaremos los Códigos QR, donde tendremos una simbiosis del mundo online, y el offline.

Utilizar estos códigos QR hará que puedas localizar tus proyectos, expedientes, documentos PDFS, y prácticamente todo documento digital de manera fácil, y sobre todo rápida.

Localizar documentación

Localizar documentación será posible con el sistema que te propongo en dos sentidos:

  • ¿que expedientes contiene este archivador, carpeta, estantería,  o librería?.
    De tu archivador tradicional, el físico, la estantería de toda la vida (a partir de ahora lo llamaremos “contenedor”, en su sentido amplio, sea el que sea, el lugar donde ubicas tus expedientes, proyectos, documentos, escrituras); podrás acercar tu dispositivo móvil, a tu “contenedor”, y verás de manera rápida, un listado de qué es lo que contienen esos contenedores.
  • ¿donde va archivado este expediente?.
    Y en sentido contrario, a partir de un expediente que tengas en la mesa, unas escrituras…. podrás saber, escaneando el código QR, donde debe ir archivado, seas tu, o sea otro al que le toque el “marrón” de este proceso tan bonito del archivo de expedientes.

Por tanto vamos a contestar cuestiones como pueden ser ¿formas de escanear documentación que aún no tengo digitalizada?, ¿como generar los códigos QR?, ¿cuesta dinero instalar una aplicación de códigos QR o lectores de códigos de este tipo?, ¿debo en este proceso de digitalización de documentos, colocar en evernote información “sensible” mía?, ¿donde va archivado este expediente de entre las cientos estanterías de mi oficina?, Estando frente a una librería, estante de expedientes, ¿cuántos hay en la misma?

Calendario del ciclo

El calendario propuesto, sin perjuicio de algún cambio que pudiera surgir de última hora, es el siguiente:

ABRIL 2017

LUNES
MARTES
MIÉRCOLES
JUEVES
VIERNES
SÁBADO
DOMINGO
3 4 5 6 7 8 9
ARTICULO:
Digitalizando tu Vida Personal y Profesional
VÍDEOS:
Vídeo 1: Herramientas gratuitas de Digitalización.
Vídeo 2: Url de las notas, convertir a QR.
PODCAST:
23. Presentación ciclo. Archivando con Evernote con códigos QR
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 ARTÍCULO:
Organizando toda tu información digital
 VÍDEOS:
Vídeo 1: Como utilizar los QR en tus notas.
Vídeo 2: Cómo utilizar los QR en tus expedientes.
 PODCAST: 24. Organizando toda tu información digital con Códigos QR en Evernote
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 ARTÍCULO:
Búsquedas útiles de verdad: al vuelo y guardadas.
VÍDEOS:
Vídeo 1: Cómo realizar búsquedas «al vuelo».
Vídeo 2: Las búsquedas guardadas o almacenadas
PODCAST: 25. Búsquedas útiles de verdad con Evernote: al vuelo y guardadas.
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 ARTÍCULO:
Uniendo todos los puntos. El archivo de tu vida. Usos reales.
VÍDEOS:
Vídeo: Llevar libretas locales, a tus instalaciones.
PODCAST:
Uniendo todos los puntos. El archivo de tu vida.

Material del ciclo:

Acceso

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