GTD Preguntas frecuentes ¿con qué tropieza la mayoría de las personas?

Esto es lo que más puede ayudarte para no «caerte» del sistema.

Lo dividimos en dos bloques, el de control, y el de perspectiva.

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¿puedo crear plantillas de proyectos en GTD en los que las tareas, en un momento dado, puedan adoptar dos caminos, o dos situaciones en las que las tareas sean diferentes?

Tienes una respuesta en vídeo más detallada en el tema de las plantillas de proyectos.  #12: GTD Plantillas de proyectos.

No obstante, y sin perjuicio de que visualices el vídeo, cosa que te recomiendo, que vuelvas sobre el mismo, se hace de una manera simple.

Y es teniendo definidos los dos caminos, y una de las tareas de preguntará Opción A, u Opción B, determinas la adecuado y eliminas la que te sobre.

Al proyecto sólo van las próximas acciones, aquellas, que puedes hacer desde ya, sin que este sometida al cumplimiento de otra previa.

En cambio el resto de acciones, a modo de inventario, tus fases, eso que irás haciendo en tu proyecto, va fuera del mismo, dentro de los «contenedores» que habrás creado a tal efecto.

Esto de sacar las acciones fuera cuesta bastante de digerir, de entender incluso. Los gtdistas, se plantean, pero ¿para qué voy a sacar las tareas de mi GTD si debo hacerlas tarde o temprano?, ¿no es más cómodo tenerlo todo a mano?.

En relación con esto, hice un episodio del podcast, el número 99, de los más descargados sin duda, ¿GTD o PMBOK (PMI)?, ¿y si uso ambas, complementándose? y del que concluía que en mi opinión, el sentido de llevar fuera de GTD las relaciones, los inventarios de acciones, se puede deber a que no puedes planificar hoy, lo que pasará mañana, por lo que debes priorizar todo lo que puedes hacer ya, lo que conoces, y sobre todo muy adaptativo a las circusntancias conocidas ahora.

No puedo caer otra vez en el error de planificar al detalle todo el proyecto, así que funcionare por próximas acciones, dado que, no puedes saber qué pasará mañana con la información que tienes hoy.

Es una pregunta que hacen los usuarios más avanzados ya con el método, porque otros, o bien lo hacen directamente, o ni se lo plantean.

Es el supuesto concreto que estás trabajando con un proyecto, el que sea, y has llegado a marcar por ejemplo las 7 tareas que tenías como próximas acciones, pero que aún tiene mucho que avanzar, no está terminado, pero resulta que en tu sistema GTD, no tienes más por realizar, más dadas de alta.

Fíjate en la captura tengo muchas tareas hechas, en Done, tachadas, pero no tengo próximas acciones, y el proyecto no ha concluido:

 

¿me pongo a buscar una próxima acción, y la defino en ese proyecto, siguiendo la idea de que en todo proyecto debe haber una próxima acción para que esté siempre tenga impulso?

La respuesta es NO.

NO PUEDES MEZCLAR PASOS DE GTD.

Cuando estás trabajando en un proyecto, en una tarea, estas en el paso 5, en acción, en ejecutar, en hacer tu trabajo, por lo que no te puedes poner con otro paso del método, bien sea capturar, aclarar-procesar, a pensar en buscar más próximas acciones.

Hay que estar a lo que estás. Si es ejecutando. Ejecuta.

Es una idea fundamental del método, por eso son pasos diferentes. Por eso es tan efectivo, porque separa cuestiones que siempre tradicionalmente has juntado, y luego pasa lo que paso, aparece el mono-loco.

Si estás ejecutando, tachando tareas, debes seguir ejecutando, trabajando, tachando tareas, y las formas de trabajar que existen en GTD son 3, por lo que debes seguir con ellas:

  1. Trabajar conforme surge
  2. Trabajo definido
  3. Trabajar en definir tu trabajo

¿si pero y cuando añado próximas acciones a mis proyectos que han quedado sin próximas acciones?

Pues cuando REVISES, diariamente, o semanalmente, y así lo decidas expresamente, pero si estás en modo trabajo, has terminado una tarea concreta de un proyecto, y en ese no tienes más, te pones con otra tarea, hacer, hacer, hacer…. en modo cadena de montaje, y adaptado a tus circunstancias de concentración, entorno, personas disponibles.

Cualquier duda, contáctame.

LOS 5 PASOS DEL MÉTODO

En principio en la captura, debes hace eso, capturar, y volver a lo que estabas, reaccionas ante algo que «salta delante de ti», y lo apuntas, lo capturas, en donde sea, ya procesarás que significa.

Ese recopilar debe hacerse en segundos, todo lo que sea, pensar, reflexionar, etc… sobre lo capturado, no debe hacerse en ese momento.

LOS CONTEXTOS

Si, necesariamente, de hecho, no debe finalizar un  procesado sin poner contexto a esas tareas.

En Omnifocus, por ejemplo, puedes determinar cuando una tarea sale del inbox, si cuando tiene asignado proyecto, contexto, y/o ambas, por lo que lo que sale del inbox, debe tener contextos. Así aprovecharás la potencia de esta metodología, trabajar por contextos.

Depende.

Inicialmente, los proyectos deben «colgar» de las áreas de responsabilidad para estar bien ubicados.

No obstante, siempre no tendrás proyectos evidentes, o que por su carácter de esporádico, no debas darlo de alta en ningún área, por lo que igual estos, no tienen porque estar contextualizados.

En el caso puntual de Nirvana, el que un proyecto tenga un contexto, hace que se «arrastre» a las acciones del mismo, ¿qué significa esto?. Que si en el proyecto, le pones un contexto del tipo @ordenador, toda acción que des de alta en ese proyecto, ya llevará ese contexto, o etiqueta.

Para mi fue un descubrimiento, la captura, de todo lo que asaltaba mi vida, en todas las áreas de responsabilidad, pero si no fuera por el Algún día tal vez, la incubadora de tareas, y futuros proyectos, creo que hubiera seguido incrementando mi estrés en vez de minorarlo, fin último por el que me acerque a GTD, y a buscar soluciones más productivas.

¿le pongo contexto a esas cosas que incubo, y así adelantar trabajo a futuro con mis acciones ADTV?

Fíjate en el gráfico que te adjunto. Siguiendo el flujo, los caminos, cuando una entrada es procesada, y te planteas ¿puedo hacer algo?, tienes tres caminos, y uno es incubar, quedando en el «contenedor» apropiado de Algún día, y en ningún sitio se dispone que una vez incubado, vayas asignando contextos, el flujo termina ahí, en ese punto concreto (de lo contrario habría más flechas, más indicaciones proponiendote el definir contextos).

Donde el sistema no distingue, nosotros no debemos interpretar en sentido amplio, ni debemos innovarlo, ni mejorarlo.

Pero además hay muchos más argumentos que se me ocurren para dejar esa acción sin contextualizar. Entre los que se me ocurren:

  • La primera, la vista, no es una próxima acción, el flujo indica que si lo «echas» a ADTV, terminas ahí mismo. Por tanto tienes acciones, y no próximas acciones.
  • Si ponemos contexto, y nuestra aplicación informática no es específica de GTD, podemos al listar por contextos, obtener resultados que no deben mostrarse, ya que deberían estar incubados. Y esto hace el sistema poco confiable.
  • Al no ser próximas acciones, no deben hacerse, no las harás al menos por ahora. Son puras potencialidades. Pueden no ver nunca la luz. Incluso puede que por el devenir de los acontecimientos, cambios o necesidades que ya dejan de existir, nunca debas de hacerlas.
  • Si en un momento dado esa acción deviene en realizable, la ruta en nuestro esquema o flujo de trabajo pasaría a ser si, con lo que continuaríamos en el flujo de la imagen de arriba hacia abajo, pero hasta entonces deberá estar incubada, sin perjuicio de que la revises cuando proceda, por si debe pasar a ser una próxima acción a la que añadirle contextos, o/y pseudocontextos, delegarla, hacerla…

MISCELANEA | VARIOS

El 24/09/2018 OmniFocus 3, en su versión para Mac, pasa a actualizarse igual que hizo su hermana pequeña de dispositivos iOS en Mayo de este año.

Novedades. Vamos a verlas en este vídeo y te las comento de manera muy rápida.

Solo si eres usuario avanzado, el tema de las etiquetas puede complicarte la vida.

El core, el funcionamiento, la disposición siguen siendo iguales, si bien se denota cierto mejora de calidad en el diseño.

Mis conclusiones, y obviamente, a salvo de opiniones más fundadas, la versión 2 funciona perfectamente, pero si ya tienes en tu dispositivo móvil, la versión 3, y utilizas muchas etiquetas, igual merece la pena actualizar la versión. Para otras cuestiones, me remito al vídeo. GTD, ya cuesta sacarlo adelante, y es simplemente como dice Allen un sistema de 10 listas, como para ahora añadir tags, los antiguos contextos, con facilidad.

¿que opinas tu?.

He comprobado en el Acompañamiento de alguno de los usuarios del curso, que los eventos, las citas, los eventos, todo lo sometido a plazo, a vencimiento, a fechas limite, en general todo lo que calendarizas, NO SIEMPRE SE TRASLADA a tu sistema GTD.

Por diferentes motivos, porque tenéis vuestros eventos en aplicaciones externas, lo más usual en Calendar, como los usuarios de Nirvana, y otros, como los de OmniFocus, porque visualizan en tiempo real, el calendario de su mac, en el mismo OmniFocus…. NO SE DAN DE ALTA esos eventos en su aplicación GTD.

Yo recomiendo, dar de alta donde correspondan, los eventos, las acciones con fechas en el sistema, estén o no incluidas en un proyecto.

De no hacerlo, no registras en tu sistemas, y pierdes potencia del mismo, sobre todo en confiabilidad, y en poder luego obtener potentes listados, que dan información que es oro.

Podrás consultar ¿qué es lo que más calendarizas o sometes a plazo en tu agenda?, ¿todo debe calendarizarse, y someterse a plazo?, ¿no estarás agendando reuniones innecesariamente?

No caigas en la comodidad relativa, de no registrar parte de tus actividades, compromisos en tu día a día.

Entre las ventajas que obtienes de tener tus eventos registrados en GTD tendrás:

– Verás el evento con antelación suficiente en tu sistema, con lo que en la aplicación del paso 4, tendrás más variables a controlar.

– De no registrarlos, no estarán disponibles en tus revisiones.

– No tendrás la posibilidad de tachar esos eventos/reuniones, con esa sensación de tacharla que tanto nos gusta, de que avanzamos en más tareas, y las reuniones, también lo son.

– Al tener que acudir a tacharla expresamente, cuando haya llegado la fecha del evento, aprovechas que igual te asaltan, te recuerdan otras acciones a realizar, con lo que ganas en más control, y no se te escapa nada.

– si luego quieres obtener un log, un registro de lo hecho en ese proyecto, en un área de responsabilidad determinada, en un periodo de tiempo determinado, día/s, en esa semana, trimestres, y filtrar por Citas, o Eventos determinados, podrás hacerlo, para lo que sea, para ver tu avance, para llegarlo a otras aplicaciones, o para informar a tu jefe, o a ti mismo.

Control y perspectiva nuevamente todo en uno.

Todo debe estar integrado en tu GTD,

¿como vamos a olvidar reuniones, citas, eventos sometidos a fecha?

BLOQUE DE PERSPECTIVA

BLOQUE DUDAS GENERICAS DE PRODUCTIVIDAD

Naturalmente.

Traigo a colación el ejemplo de la gente que no sabe mecanografiar bien, o que tarda una mañana en hacer unos cálculos que con una hoja de cálculo, igual obtenía en segundos.

Estas competencias, atajos, trucos, automatizaciones, serán tratadas en este portal, en la medida de lo posible, pero sin perder el foco, en GTD.

Completa tu documento de revisión semanal con GTD

Ideas, tablas a rellenar, por ejemplo DURANTE 30 DÍAS, que complementen tu revisión semanal, tu foco en el trabajo.

Si hay algo que te va a facilitar avanzar en GTD, es la revisión semanal.

Aquí te comparto un par de tablas que yo incorporó a mis revisiones semanales, que puedes utilizar, o bien, puedes imprimir de manera aislada, para llevar en tu agenda de mano, ir rellenando, que pueden ser oro, para luego extraer importantes conclusiones relacionadas con “en qué se van tus esfuerzos día tras día”.

Tareas facturables vs. Tareas no facturables.

Podrías puntualizarme ahora en esta distinción, de que esto no es fácil diferenciar tan claramente, que mucho de lo que haces no es facturable, per se, pero que indirectamente, estoy de acuerdo contigo.

Como siempre te digo, no seas purista, no afines tanto en terminologías, quédate con la idea, y rellena las tablas que te indico, por si puedes extraer conclusiones.

En una primera aproximación a lo que te propongo, facturable/no facturable, pensemos por ilustrar algo más la propuesta, en profesiones que su zona ideal de trabajo, lo que les retorna beneficio, es el trato con las personas. Su tabla podría ser similar a esto:

 

Cada uno rellenará acorde con su sector de actividad.

Pasado ese filtro inicial, con la idea “comprendida”, te propongo otra tabla, que igual ahora te resulta aún más sencillo rellenar, pero partiendo de la misma idea, ¿en qué se me va el tiempo de mi jornada que no me gusta hacer, no puedo hacer me es imposible, o no debería de estar haciendo?, ¿qué odias hacer, que no te reporta nada, más que estrés, o ansiedad adicional a tu jornada?

 

¿como obtengo lo que NOOOOOOO tengo que hacer?

Si combinas estas dos tablas, con lo no facturable, unido a lo que No me gusta hacer, y No debería hacer → todo eso, está limitando tu crecimiento, debería hacerlo otro, externalizarlo, estar en la lista contexto de “@delegado”, “A la espera de ….”, o como sea que organices en tu GTD las delegaciones.

Si lo estás haciendo todo tu. No deberías.

De esa combinación inicial, obtienes todo lo que no debes hacer.

¿como obtengo lo que (si) tengo que hacer?

De la combinación de lo facturable, más las acciones en tu vida importantes, pero no urgentes, las de No puedo hacer.

Temario CURSO DE GTD, Implantación con éxito:

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