GTD errores más comunes de implantar la metodología.

Has escuchado:

Me ha caído hasta en tres ocasiones al implantar la metodología GTD… la entiendo pero no se que pasa….

Efectivamente es recurrente escuchar esto, de hecho, el volver a intentarlo una y otra vez  es porque en el fondo, SABES QUE LO NECESITAS, pero entonces ¿que puede estar ocurriendo?

Te propongo algunos interrogantes que suelto al aire, y nos metemos en faena:

¿has estudiado bien el método?

¿has seguido sus instrucciones, o has innovado la metodología?

¿estás saltando de una herramienta a otra?

¿buscas el santo grial productivo, esa herramienta que lo hace todo?

LISTADO DE ERRORES AL IMPLEMENTAR GTD (Actualización constante)

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Existe una analogía errónea en la productividad, sabiendo como otros son altamente productivos, vd. conseguirá lo mismo.

Puede estar muy bien ver casos de éxito, ver personas que realizan cientos de tareas al día, que son muy productivos…. y digo puede estar muy bien, o puede causarte el efecto contrario, que te cree ansiedad, frustración, y provoque justo lo contrario, en vez de motivarte, hacerte disciplinado, reporta de todo, menos motivación, y sin este elemento, cualquier método fracasará.

Y es que en esta analogía damos por sentado unas bases tecnológicas, unos principios, un bagaje, una disciplina, unos hábitos y un largo etc. que no todo el mundo tiene. Así que es mejor evitar esta analogía imperfecta, o errónea.

Será más efectivo conocer en qué fallan otros, o en qué fallas tú, para así implantar el método con éxito, y saber en donde tienes debilidades para trabajar sobre ellas.

ANTES de implantar GTD

Es muy acertado, ser consciente de las carencias que tiene cada uno.

En ocasiones, aunque pueda parecer muy radical, me ha contactado gente que se pierde hasta en crear directorios, no conocen lo que es la nube, no tienen herramientas tales como una cuenta de correo… o que indicarles que copien la url para ellos es un mundo, o directamente les suena a chino.

Y cuestiones de este tipo, cuando son muy palpables, es claro que antes de entrar a llevar un método de la «complejidad» de GTD, hay que ganar competencias previas en otros contenidos.

.- He recopilado información por aquí y por allá

Este es para mandar a la persona que intenta implementar el libro sin haber leído el método, o haber hecho un curso como este… directamente a recuperación, a «septiembre».

No podemos intentar utilizar un método sin medianamente haberlo estudiado, comprendido, y como no puesto en práctica. No habría ni que haber añadido este punto, pero en ocasiones recibo consultas, dudas, preguntas, que denotan falta no ya de entendimiento, que también, sino de no haber ni siquiera investigado sobre el mismo, y comenzar con alguna aplicación a ir probando, o a utilizar los asistentes que algunos software del mercado incorporan.

Por eso, los primeros 5 temas de este curso, son más de comprensión, de que ubiques de todo lo que eres responsable, de un proceso más de autoconocimiento, para luego llevar toda tu vida a una aplicación.

DURANTE la implementación GTD

 

DURANTE la implementación GTD

Tener definidas las bandejas de entrada, debe hacerse de manera consciente, tengo 3/5/7 las que sean, he incluso anotarlo para así tenerlas “localizadas”, y con el principio que sobrevuela de que lo que no este en tus bandejas, no será capturado.

Debes tener sólo las justas, pero todas las que sean necesarias.

¿las tienes claras como las mías que hemos visto en el curso?. El inbox mío es el de Nirvana, el mail, y mi Bujo ¿cuáles son las tuyas?

Son pasos diferentes, procesar es convertir esa «cosa» que teníamos capturada, en algo concreto, en algo definido, en una acción en términos de resultado a obtener, y organizar, es ese «mover» la tarea en los diferentes contenedores que tiene el método.

Para profundizar sobre esta diferencia, puedes echar un vistazo al tema 7 o directamente en el vídeo, donde se analiza la diferencia entre procesar y organizar: Vídeo 7.1: Procesar (y Organizar) – Nirvana (Previos)

Comentado en profundidad en el punto anterior, al que me remito.

Pero este paso no es más que el movimiento de las tareas, de las próximas acciones, a contenedores específicos, incluso si defines que una cosa es un proyectos, un material de referencia, etc… es el organizarlo todo en distintos sitios.

Es ese paso atrás, es ese «pararte», y preguntarte ¿de entre todas las tareas con cuál me pongo primero?. Esto ser hará con la revisión diaria. Y debe hacerse en este orden.

1º la Agenda, qué tienes para hoy que si o si, debes acudir.

2º Los contextos. Trabajamos como hemos visto a lo largo del curso, de esta manera tan novedosa, eligiendo la tarea a realizar según criterios objetivos, y respondiendo a una serie de preguntas podrás determinar que es lo mejor que puedes hacer ahora mismo en base a ¿situación en la que me encuentro?, ¿energía que tengo?, ¿tiempo del que dispongo hasta la siguiente hecho importante….?

Más sobre la revisión diaria, con Nirvana, y con Omnifocus.

Uno de los principales motivos de las «caídas» del método. Si hubiera que elegir de entre 3 razones más comunes de los fallos en la implementación, la revisión estaría entre las 3 primeras.

Para profundizar en la revisión semanal, que es de lo más importante, consulta: GTD PASO 4 Evaluar o reflexionar. REVISIÓN SEMANAL

Como cualquier método, como cualquier dispositivo, mantener, actualizar, revisar, mejorarlo continuamente es algo necesario. Ir sacando tus lecciones aprendidas cada semana, viendo donde avanzas, donde te atrancas, qué das de alta en el sistema, qué sale de tu sistema,  ¿cómo vas a analizar todo esto sin revisión semanal?

Aquí seguramente no habrá errores de ningún usuario. Hacer, es fácil, cada uno sabe lo que tiene que hacer, es su trabajo.

¿seguro?

Y si hay trabajos que te hacen avanzar mucho más a alcanzar esos objetivos que te has planteado. ¿acaso es igual atender urgencias de otros que trabajar en tus asuntos?, ¿y si logramos automatizar tareas que igual te llevan un par de horas, y las bajas a 10 minutos?. Hacer es un tema para tu productividad fundamental. Ganar habilidades haciendo, o hacer lo que debes, o trabajar en mejorar y definir tus procesos, es CAPITAL. Revísa los vídeos sobre tipos de trabajo, ese hacer de cada día.

La lista ADTV, en mi opinión esta muy bien pensada. Es aquel contenido que por motivos fundamentalmente de saturación en tu lista de acciones o proyectos activos, añadirle más contenido sería no impulsar bien lo que tienes entre manos. El que mucho abarca poco aprieta.

Así salió una variante, del ADTV, que por definición yo creo que es erróneo, y es «Esta Semana NO», una lista que determina que esta semana no puedes, pero que la siguiente si…..

Si es algún día tal vez, es eso, cuando salgan otros elementos de tus temas activos, tal vez entren otros, ¿acaso sabes si la semana que viene estas más despejado como para meter esos proyectos la siguiente semana?, ¿y si es justo lo contrario que estás mucho más a tope?.

Por esa misma regla de tres, deberías crear este mes no, este trimestre no, o este año no…. lo que nos lleva a intentar planificar como se hace en planificación tradicional, PMBOK, a adivinar el futuro.

Sobre estos asuntos te recomiendo un podcast en los que profundizo en ese intento de ser previsor de planificar de manera compulsiva, frente al modo de afrontar esto por GTD. En concreto en un proyecto de ilusión, en el proyecto de construirte una vivienda en el campo.

Yo sólo trabajo por proyectos.

Pues una pena, la potencia de la metodología GTD es trabajar por contextos vs. por proyectos. Hacerlo de está última forma, implica que cuando vayas a decidir que hacer, lo hagas por criterios subjetivos, o de manera poco efectiva, o atendiendo a las urgencias de los demás y no las tuyas. Profundizamos sobre esto en estos vídeos contextos vs. proyectos, revísalo si eres de los que insiste en ponerte con un proyecto, e ir haciendo acciones de principio a fin.

TOTAL SI SON SOLO DOS MINUTILLOS.

“De GTD lo único con lo que me quedo es con la regla de los 2 minutos. Como todo lo que me llega se hace rápido, trabajo así…»

Esto me ha comentado un usuario del método. Esta persona, trabaja en un negocio de administración de fincas, ventas, alquileres….. y no te voy a contar el grado de estrés que tiene. Yo soy un enemigo de la regla de los dos minutos. Para más información sobre puedes “escuchar” el audio sobre esta regla de los dos minutos.

Pero que es fácil hacer cálculos, si tienes en tu bandeja de entrada pongamos por caso, 59 mensajes sin contestar, te entra uno, y vas a contestarlo. Piensas. Fácil, en un par de minutos los contesto. Pero, como tengo otros 59 los contesto ya. 60 x 2 minutos. 120 minutos… dos horas de nada aplicando la regla de los dos minutos, y que no te llegue alguna interrupción entre medias…. así pasan las mañanas y piensas «si no he hecho nada hoy»…. y cuidado, porque al que le has mandado correos, empezará a contestarte, y ya comienza el partido de Tenis, correos para allá, correos para acá.

Recuerda que en tu sistema, en tus proyectos, y en tus plantillas, sólo deberías tener acciones paralelas, y no secuenciales.

Las paralelas, son aquellas que puedes hacer sin necesidad de realizar previamente otra. Las secuenciales, justo lo contrario, no puedes hacer la 2ª, la 3ª… si no está realizada la primera.

Utilices o no plantillas para realizar proyectos, entendiendo como proyectos ese resultado a alcanzar, que requiere de más de dos acciones, fíjate un error recurrente que se produce al crear proyectos/plantillas.

Te adjunto dos capturas de ambos programas por si los «ves» rápidamente:

Con Nirvana

Con OmniFocus:

El problema esta por si no lo has visto en: Asignarles contextos a las acciones (no he dicho las próximas acciones), con independencia de que sean paralelas (sería correcto) o secuenciales (mal), creyendo erróneamente que así ganamos tiempo, al tener todo ya procesado, para sólo hacer y hacer, tachar y tachar más tareas para avanzar más. Las tareas posteriores a realizar, no deberían verse en consultas de contextos, porque aún no se pueden realizar, y no hacen más que meter RUIDO.

Pero quédate con dos ideas.

  • Al ir añadiendo nuevas acciones a realizar, solo debes añadir a tu proyecto próximas acciones, tareas paralelas, las que puedes realizar ahora.
    El resto irán fuera de GTD como material de apoyo a proyectos o a algún sitio, que si listas por contextos, no salgan nunca. Ya vimos algún truco para esto. Abajo te lo recuerdo por si acaso con Nirvana/OmniFocus.
  • En las consultas que hagas por contextos, precisamente para trabajar aprovechando la potencia del contexto vs. proyecto, solo debes poder ver, lo que puedes realizar ahora, desde ya, sin que sea necesario realizar una acción previa.

Fíjate en las capturas de más arriba, errores de bulto que a mi me ocurrieron, y hasta a veces se escapan nuevamente, y es un error muy recurrente en muchos usuarios.

Se están mostrando acciones que no son próximas acciones, son acciones secuenciales, una requiere que este cumplimentada la otra. No debería mostrarse la posterior.

En el caso de Nirvana: Sin fijarnos en el orden en que se muestran… esto es lo de menos, conciliar bancos, requiere una acción previa, que es dar por pagados pedidos pendientes, ya que ¿cómo si no van a cuadrarte los ingresos en los bancos, sin sacar un listado actualizado en tu empresa de quien te ha pagado?. Una acción es previa, necesaria, anterior a la siguiente.

En OmniFocus, la misma idea, antes de imprimir un informe, debes hacer cálculos previos, actualizaciones de datos para que el informe salga bien. Nuevamente tienes acciones secuenciales, mostrándose en un contexto. Mal. Error. Si te pasa corrígelo. De ahí la importancia de dos cuestiones:

  • la primera, siempre la comento la revisión semanal.
  • la segunda, imprime en papel de vez en cuando listados de los contextos, se ve todo mejor en papel, que en digital.

Es muy importante que los listados por contextos a los que te enfrentes sólo tengan próximas acciones realizables. Caso contrario, tienes listas como cualquier otra, pierdes la potencia de las mismas, tienes ruido innecesario, acabarás cayéndote del método porque no le ves ni siquiera potencial.

¿pero entonces no puede contextualizar mis tareas en mis plantillas o en mis proyectos?.

Puedes, pero haz lo que tengas que hacer para que el software no te lo muestre. Recuerda que inventariar las acciones debe ir fuera de GTD, lo que no sean próximas acciones. Ahora hecha esta salvedad, como puedes hacerlo.

En Nirvana, con ponerlas con Sometime, algún día tal vez, ya no lo muestra.

En OmniFocus, tener el material o en una plantilla, o en la nube, donde tengas el material de referencia, si bien con este software, como copiar y pegar, desde texto plano inserta las tareas, en segundos, no necesitamos tanto como en el anterior software,  que este todo de alta en el sistema.

Cualquier duda, por aquí sigo. Contactar.

 

OTROS errores con GTD

«Procesar a la vez que capturas».

Yo lo hacía. Pensaba, para qué perder el tiempo en dividir las fases, si voy sobrado y todo lo puedo hacer de una pasada, capturo pero ya directamente, procesando y organizando. Error, lo que está dividido en pasos es por una razón. Una metodología que lleva años implantada y funcionando, ¿por qué tengo yo que personalizarla, qué cambiarla?.

Es como con la informática, si algo te funciona, no lo toques, pues en GTD, debes aplicar lo mismo. La metodología funciona. Otra cuestión es que una vez lleves años con ella, y con resultados óptimos, pruebes algunos cambios.

Capturar es automático, no se piensa, se captura, y se sigue a lo que uno estaba. Es inmediato, reactivo, lo haces en segundos.

Procesar ya si es trabajo, ya es definir, determinar contextos, determinar quién hará una cosa, en que consiste…., y eso requiere reflexión, pensar, elementos muy alejados de la captura inmediata. Más reflexivo. Trabajo en definitiva.

No existe herramienta perfecta.

Eso si, ya me “moje” en este particular. Si quieres implantar GTD, te recomiendo una aplicación que sea específica para esto. Deja de probar, de saltar de flor en flor.

Reconozco que algunas no son muy “sexys” que no tienen muchos colores, o pueden resultarte algo más sobrias visualmente.

Pero recuerda, debes focalizarte en trabajar, llegar a la herramienta un momento, determinar que hacer, y ¡¡¡ al TAJO !!!!

Si es GTD, pues GTD, time blocking, Calendar…. el que sea…. pero quédate con él y deja de buscar soluciones mágicas de software.

No existen.

Quédate con el método que te vaya bien a ti, y por tanto con la aplicación que te encuentres cómodo, pero busca  que sea eminentemente práctico, fácil, que te vaya en cualquier sistema, y sea usable desde cualquier dispositivo. Y no lo abandones, hasta probar efectivamente que no funciona, pero con el verdadero compromiso de haberlo trabajado.

Me hubiera encantado tener a alguien que me hubiera dicho esto al comenzar con GTD.

En estos días estoy ayudando a varias personas a echar a rodar su GTD, y compruebo que automáticamente, con independencia de que creen una tarea, que no es próxima acción, o que es un proyecto en sí, algo que es automático, es el ponerle fecha límite.

En mi última consultoría con José Antonio, un empresario que también trabajaba desde casa, a decir verdad, SOLO TRABAJA, esté donde esté, daba igual donde, muchas, muchas horas, tenía como prioridad, ordenar toda la documentación que tenía desperdigada por toda su casa, quería hacerlo ya, este fin de semana.

Tuvimos la sesión por skype el Sábado, y pretendía crear la tarea. Así que le indique, muéstrame compartiendo tu pantalla, cómo creas la tarea.

1º La creo, «Ordenar la documentación que tengo en la mesa»,

2º Automáticamente, se dirige a fecha de vencimiento, y le pone, el Sábado a las 17 horas, y

3º Termina poniéndole el contexto casa.

Y en principio, puede parecerte que esta bien pero habría mucho que mejorar aquí, no sólo del paso 1º en como definir la tarea, en si es proyecto y no tarea, pero hoy tratamos lo de programar la fecha de vencimiento para tareas que no tienen un vencimiento real, es auto-impuesto, es para obligarte.

Implicaciones que tiene trabajar de esta manera errónea

Sólo existen fechas límites, si responden a compromisos, limites, restricciones de verdad, y no fruto de tu espontaneidad, o simple deseo de fijar una fecha/hora.

1º No utilizas la potencia de los contextos, fijando fechas no objetivas

Si toda tarea que haces, le pones una fecha limite impuesta, y tienes cargas altas, te faltará día para rellenar tu calendario; no estas utilizando la potencia de GTD que harás adaptada a contextos, a estados de animo, a fuerza a tiempo disponible.

¿seguro que el sábado a las 17 horas vas a poder estar haciendo esto?.

¿si te pones con otra cosa más urgente, o tienes visita, y no puedes atender esa tarea, que harás retrasarla un par de horas, agendarla para el domingo?

Organizar tu mesa, al igual que un alto grado de tareas, no tienen fecha limite, no pasa nada en absoluto si no las haces a esa hora.

Nada. De hecho, ordenar tu mesa lleva así meses y no ha ocurrido nada.

¿es igual que no asistir a una inspección de hacienda a una hora en la que te han citado?,  ¿o ir a un juicio en un señalamiento? No.

2º Poner fechas trampa, hace que no «veas» luego las fechas, TU SISTEMA NO ES CONFIABLE

Si «inventas» fechas trampa, para obligarte a hacer, esas fechas se vuelven transparentes, no las ves, saltan los avisos, y como sabes que son autoimpuestas, pues las vas posponiendo.

Así tu sistema no es confiable, y luego cuesta dirimir entre que es impuesto, que esta sometido a vencimiento real, de lo que no.

Es muy gráfico, y representativo de esto, los avisos que hacen algunas aplicaciones como puede ser outlook, cuando le pones vencimiento a una tarea, y salta y le dices posponer 15 minutos, y salta a los 15 minutos, y vuelves a dar otros 15 minutos ahora lo haré….

Si hay más de una acción que planeas y luego no se hace, y sucede mucho, ¿para qué la programas?, ¿cuanta de la planificación que haces cada día se cumple?.

No tiene sentido.

3º Trabajar bloqueando fechas, sólo así, hace que te falten horas si tu carga de tareas es alta

Si vas a trabajar bloqueando el calendario, poniéndole a todo fechas, porque así es como tu avanzas, para eso igual no necesitas GTD, trabaja con cualquier aplicación de calendario, e intenta encajarlo todo ahí como puedas….

Y tiene su justificación, es positivo, es digno de elogio la intención de establecer e imponerte fechas límite para tareas y proyectos, para que vayan avanzando, pero al hacerlo te estás metiendo en un serio problema. Inventarte fechas límite, para hacer eso que tienes ahora entre manos, no evita que tengas que seguir cumpliendo las otras fechas límite que sí son reales, lo que lejos de mejorar el problema lo agrava aún más.

Mezclas fechas reales, con tus inventadas, o puestas para hacer.

Como tenemos más tareas a realizar que horas del día disponible, igual tenemos que llamar a los desarrolladores de los calendarios, para que en vez de 24 horas en el día pongan 48 o por qué no, 100 horas. Así dará tiempo a todo, o igual tampoco.

Luego no entraré a valorar que las aplicaciones de calendario fijan intervalos mínimos de un tiempo que igual no se adapta a tus intervalos.

¿Qué implicaciones tiene trabajar con fechas autoimpuestas?

Que al final entre tantas fechas limite objetivas, y subjetivas (o autoimpuestas), perdemos la perspectiva de diferenciar ambas, y acabas haciendo las que te gustan más, las más faciles, las que crees que son más urgente, y puedes dejar de hacer, se te escapan, cosas que realmente son muy importantes.

Tu sistema se vuelve poco confiable.

¿como lo hago confiable?

Pues ya puedes imaginar la respuesta, limpiaremos el sistema de cosas que no tienen fecha limite, no están sometidas a plazo, a vencimiento, y las dejaré sin este dato.

Las haré en cuanto pueda.

Que las fechas limite que se impongan, sean las que pongan terceros a ti, Hacienda para presentar obligaciones tributarias, tu empresa con una reunión organizada, una reunión de socios en tal fecha, el médico con una medicación…

Si, pero…

¿ cuándo pueda es nunca, a saber si no me pongo alerta, cuando lo hago?

Para eso esta la revisión semanal, el sustento de tu sistema.

Cualquier duda sobre el asunto, ya sabes dónde puedes contactarme

 

CONTENIDO RESERVADO PARA TUS ERRORES.

En está tema, si que pido tu colaboración, para poder completar este tema ¿en que has fallado, o que te produce más rechazo o pereza con el método? Cuéntame así todo el material de interés sobre las caídas, se iran actualizando para aprovecharse por otros usuarios. NO DARÉ TU NOMBRE, TRANQUILO. NI SE ME OCURRIRÍA.

Temario CURSO DE GTD, Implantación con éxito:

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