61. Métodos de comunicación y sus relaciones con herramientas productivas.

blog 62. Métodos de comunicación productiva
Métodos de comunicación productiva, en ocasiones los podcast más teóricos, pueden resultar algo "aburridos", pero si la forma de organizar tus comunicaciones te ahorra tiempo a ti, a tus trabajadores, y hace selectiva la información a enviar y a recibir, este audio igual te interesa escucharlo.

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61. Métodos de comunicación y sus relaciones con herramientas productivas.

En el episodio de hoy, vamos a analizar qué métodos, o formas de comunicación existen y que tienen relación con diferentes herramientas de productividad.
Analizaremos la comunicación interactiva, la comunicación tipo “pull”, y la comunicación tipo “push”.

¿tienes la sensación de que no te enteras de nada de lo que ocurre en tu empresa?
¿o por el contrario estas desbordado con todo lo que te llega por correo, fax, visitas, reuniones, conferencias, ponencias?
¿reciben los miembros de tu organización, toda la información que necesitan?
¿preferirías que no te dieran traslado de muchas de las cuestiones que te notifican por no ser asunto tuyo?
¿con qué tecnología te sientes más cómodo: el correo electrónico, las llamadas telefónicas, el papel de toda la vida? ¿has definido con tu empresa qué quieres conocer, y de qué manera prefieres que te llegue esa información?

Sobre esta y otras cuestiones, reflexionaremos hoy.

 

Métodos de comunicación productiva, en el mundo offline, tradicional.

En el mundo real, el offline, el tradicional, nos comunicamos de básicamente de 3 formas

  1. De forma interactiva, directa.

    Te levantas, vas al despacho del compañero, y comentáis, discutís, el asunto de que se trate, o incluso lo llamas por teléfono. Este interactuar con las personas de manera presencial, se está viendo superado, o matizado en gran medida. Piensa lo que se hablaba antes por teléfono, y las diferentes modos de comunicarnos que ahora tenemos, cada vez se usa menos el móvil para hablar. En este sistema los flujos de información van en ambos sentidos al haber dos interlocutores o más. Reuniones, conferencias, conversaciones etc.

  2. Método de comunicación PULL:

    De igual modo, podemos poner la información en algún lugar, y esta puede ser extraída, consultada por quien la necesite, pensemos en el archivo tradicional que hay en los lugares de trabajo, normalmente en las plantas de abajo de los edificios.

  3. Forma de comunicación, tipo PUSH:

    La información puede fluir en un solo sentido, el remitente proporciona información a las personas, a sus compañeros, por ejemplo al mandar un fax, un correo electrónico, pero no espera retroalimentación, o contestación de manera inmediata, pero si interrumpe de alguna manera nuestro trabajo.

Ventajas e inconvenientes de los Métodos de comunicación productiva

Definidas los 3 métodos vamos a ver que ventajas e inconvenientes tienen cada una.

Comentadas estas ideas en cuanto a los tres métodos de comunicación, e interpretados en su justa medida, ya que alguno de los métodos, son muy parecido al otro, en ocasiones se dan dos conjuntos, es difícil establecer una frontera clara entre ellos, el push conceptualmente ha quedado algo desbancado con el mundo digital, llevemos ahora esto a nuestras aplicaciones de productividad, o de gestión de nuestra organización.

Dónde estamos y a dónde debemos/queremos llegar

¿te has parado a pensar si las comunicaciones en tu entorno de trabajo son las correctas?.
¿te has planteado hacer una matriz, una tabla de toda la vida, y determinar en una fila los trabajadores, y en otra las áreas de las que tendría que estar informado? ¿las formas en las que prefiere ser notificado?

Esto puede tener implicaciones de importancia capital. Imagina, que necesitas hacer diferentes canales de comunicación en tu empresa, vease, contabilidad, ventas, marketing, producción, nominas, …. si yo trabajo en ventas, en la calle cada día, que me importa a mí notificaciones de los cambios de tipo de cotización en mi correo, estas cuestiones serán relevantes para los compañeros que elaboren nominas….., pero igual dentro de este departamento de Recursos Humanos, de ese área si que quiero tener disponible mis nominas en pdf, para poder imprimirlas, consultarlas, etc…

Esta cuestión última comentada, lo ideal es una notificación tipo Pull, es decir, yo podré entrar a mi canal, a mi repositorio de información cuando lo necesite a obtener esto, y no estar constantemente siendo impactado con notificaciones tipo push de ya tienes la nomina disponible, si yo se que cada 31 de cada mes, ya estará lista. Molestemos lo menos posible.

Para todo esto, tenemos herramientas que han analizado estas cuestiones. Y que te recomiendo utilizar.

Métodos de comunicación productiva en Slack

Por ejemplo. Slack: permite canales, permite suscribirte a los mismos, permite organizar permisos, etc… Tenemos la comunicación Pull.

Igualmente encontramos la notificación push, al utilizar la arroba en las comunicaciones con otros usuarios, salta en los dispositivos móviles, en la versión web, avisos en tiempo real, sonido, correo electrónico entre otros. Pero además slack, en su versión de pago, y aún no muy maduro, tiene la opción de comunicación directa, a través de la cámara de tu dispositivo.

Por tanto slack, cuenta con los tres métodos de comunicación, ahora la herramienta tiene toda la potencia, te toca a ti ajustarla a tu organización, con esa matriz, o tabla que te propongo hacer.

Métodos de comunicación productiva en Trello.

Esta aplicación en plan tablero Kanban, es muy usable, y esta teniendo mucha proyección también nos permite suscribirnos a columnas, entablar conversaciones y comentarios directos, con lo que cumple con la pull, y la push, si bien no tienen esa opción de cámara. Para ello tendrás que recurrir a hangout, skypes o similares.

Métodos de comunicación productiva en Evernote.

De igual modo cuenta con los dos sistemas mencionados.
El Pull, simplemente compartiendo libretas con otros usuarios, los mismos tendrán la posibilidad de extraer la información de manera no invasiva, pero además si quieres notificar algo, tipo push, cuenta con un chat, conocido como work chat, y te notificará toda interacción que se produzca entre tus colaboradores.

Seguro que existen muchas más herramientas con las que si vas a optar por ellas, puedes hacer este mini análisis, para que luego no se te quede corta, o demasiado larga, y más cuando vas a invertir en la herramienta. Yo no tengo relación ni afiliación de ningún tipo con las mencionadas.

Matrices para tus comunicaciones/competencias

Voy a ver si preparo un modelo de matriz de comunicaciones, que puede ayudarte mucho a organizar qué canales, carpetas, tableros, debes compartir, e incluso hacer las cosas bien, y compartir con cada usuario esta matriz para que así sepan de que van a ser notificados, a través de qué vías….etc.

Otra matriz importante, y muy relacionada con la anterior, sería una de competencias de cada miembro o miembraaaaaaa….. de tu sociedad, startups, organización.

No olvides que el ADN de Ser Productivo en tu día a día, es otorgarte herramientas para ahorrarte tiempo a ti, y ahorrárselo a los demás. Los métodos de comunicación deben adaptarse a las circunstancia de tu empresa, de sus herramientas, y a las personas receptoras y emisoras de información, todo en equilibrio.

Ser productivo, es también decir no a mucha información, y desconectar avisos e impactos innecesarios. No sería ideal al entrar a una organización, dentro de lo razonable, poder elegir de qué forma recibir la información, y qué tipo de información quieres recibir.

Si una persona elige no ser notificado cada día de ciertas cosas, igual basta con enviarle resúmenes los viernes y acordar con él que los viernes revisará necesariamente lo que se le notifique.

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