218. ClickUp las tareas de proyectos simples o complejos.

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En este mes, comentando aspectos sobre la mejor aplicación que existe para trabajo en equipo, para llevar tus procesos de negocio, para gestionar tus proyectos, te estoy hablando de ClickUp.

En esta serie de episodios hemos visto cómo gestionar la información en tu empresa y si el espacio infinito que nos da ClickUp nos puede  facilitar la vida.

Vimos también la conexión con los calendarios existentes, de si utilizar el de ClickUp es una buena opción o “virgencica que me quede como estoy”, sigo con el que ya tengo que me va fenomenal.

Y en este tercero vamos a hablar de lo que es la gestión de tareas, de compromisos, de acciones, o próximas acciones como propone GTD, en nuestro entorno ClickUp

Vamos a enredar un poco, con las acciones.

En este mes, comentando aspectos sobre la mejor aplicación que existe para trabajo en equipo, para llevar tus procesos de negocio, para gestionar tus proyectos, te estoy hablando de ClickUp.

En esta serie de episodios hemos visto cómo gestionar la información en tu empresa y si el espacio infinito que nos da ClickUp nos puede  facilitar la vida.

Vimos también la conexión con los calendarios existentes, de si utilizar el de ClickUp es una buena opción o “virgencica que me quede como estoy”, sigo con el que ya tengo que me va fenomenal.

Y en este tercero vamos a hablar de lo que es la gestión de tareas, de compromisos, de acciones, o próximas acciones como propone GTD, en nuestro entorno ClickUp

Vamos a enredar un poco, con las acciones, 

ClickUp las Tareas

Las acciones, las tareas, es lo que tenemos que realizar en nuestro día a día, son compromisos que a diferencia de los eventos que ya vimos, no están sometidos a un vencimiento a corto plazo.

No quiere decir con esto que no deban de hacerse, ni que cuando ya lleven mucho tiempo con nosotros, debamos preguntarnos por qué, ya que puede ser una tarea endemoniada, un proyecto disfrazado de tarea y por eso procrastinamos.

Una reunión con alguien, normalmente tiene vencimiento, pero si necesitas por ejemplo hacer algún tipo de trabajo, un informe, un proceso rutinario: véase redactar un email, o hacer un informe, actualizar una hoja de cálculo puede hacerse a las 8 de hoy, o a las 8 de esta tarde, o incluso mañana. En principio no sucede nada. 

Vimos en el anterior episodio que los eventos/las citas sometidas a plazo, recomendaba llevarlos fuera, en el calendario que normalmente uses, y nos traíamos la información a ClickUp.

Pues bien, en cuanto a las tareas, las acciones, ClickUp las gestiona de manera impresionante. 

Las tareas, desde las más simples a las más complejas, formen parte de objetivos, de OKRs, pertenezcan a proyectos o subproyectos, o a complejos gráficos de Gantt, la gestión en ClickUp es realmente sencilla. 

Esta aplicación nos permite alimentar tareas desde fuera, enviándonos un simple correo electrónico a nuestra instalación de la aplicación, o con el simple copiar y pegar de toda la vida. 

Basta coger una hoja de cálculo, una relación de tareas, un pdf con una serie de puntos, y al dar a copiar en ClickUp, nos insertará tantas tareas como saltos de línea existan, y esto es una utilidad que nos hace ahorrar muchísimo tiempo. 

Cualquiera que tenga un poco de diógenes digital, con lo comentado en los dos capítulos anteriores, igual se quedó algo más tranquilo pensando “al tener mis aplicaciones habituales para llevar los eventos y la información nada me preocupa”.

Pero, ¿y con las tareas?, ¿puedo hacer copias de seguridad, backups de mis proyectos, para luego replicarlos?

ClickUp, nos permite exportarlas a excel, conectarlas a otras aplicaciones, si bien hay que relativizar todo esto un poco, y me explico:

En temas de organización y a riesgo de simplificar en exceso, existen dos tipos de macrocuestiones organizativas:

Los procesos en ClickUp

Los primeros se repiten, forman parte de nuestro negocio, se mejoran, no tienen plazo límite, con lo que trabajarlos, modelarlos, definirlos, es prioritario pero una vez definidos con tener la fuente, un documento ofimático que recoja ese proceso trabajado, considero que deberás hacer un backup una copia de seguridad, cuando a este le hagas cambios, lo actualices, en otro caso,no tienes porque guardarlo. 

Un poner, un ejemplo, ilustremos esto. 

Si tu tienes un proceso definido de cómo contestar tickets de soporte, en un mail al que entran esos tickets, quien los contestará, en qué plazo, etc…. esto es lo fundamental, no controlar que contestas a Juan, a Antonio, y a Isabel, que también, puede ser interesante para métricas, para lecciones aprendidas, para crear un FAQ de preguntas y respuesta que luego nadie lee, pero quiero que se entienda la idea, que no siempre tenemos que guardar todo.

Habrá casos que sí, y casos en que no, pero el proceso, el modelado, sus actualizaciones siempre.

Lo que deriva del mismo, pues dependerá. No podemos complicarnos tanto que los propios sistemas, nos impidan atender al cliente, escudándonos en burocracia, en trazabilidades, en protocolos excesivos. 

Los proyectos en ClickUp.

Son estos los que tienen una duración limitada, unos vencimientos, son más variables, menos predecibles que los procesos, y estos, por ejemplo, si considero que deben guardarse, para ir aplicando la mejora continua. 

Por eso, si hemos optado por ClickUp, como herramienta de gestión de proyectos, procesos y proyectos pueden ir aquí, pero sin agobiarnos en el sentido de guardar, de controlar, de cegarnos con hacer backups de todo lo que hagamos. 

Si es importante, se hace, pero si no, lo importante es hacer tareas, hacer proyectos, entregar valor al cliente, modelar buenos procesos, y no estar más tiempo en la herramienta, o haciendo integraciones, que aplaquen nuestro miedo, nuestra Diogénes, frente a sacar trabajo adelante.

Lo fundamental es hacer una entrega de tus productos o servicios a tus clientes excelente. Y cuando toque, cuando tengas medios, ya habrá tiempo para automatizar todo esto, de forma que no tengas ni que intervenir, y tus copias de seguridad, tus copias a otras herramientas de gestión, se hagan en 2º plano, de forma invisible, y transparente para ti. 

Resumen de proyectos con ClickUp

En este repaso a los pilares de la productividad, de la gestión de tu organización empresarial ya tratamos:

Y hoy hemos tratado cómo gestionar tus Acciones, las tareas.

Las tareas, los procesos, los proyectos, llevarlos en esta aplicación es realmente fácil, y tiene tantas vistas, y tanta potencia, que hará las delicias de tus empleados, de tus socios, de tus gerentes. 



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