203. ¿Mejorará ClickUp la productividad en rojo de mi empresa?

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Te hablo hoy como consultor de ClickUp, para compartirte un caso de no éxito en una empresa que ha implementado ClickUp, por si puede servirte, pero en el que la herramienta poco tiene que ver. 

Además lo relacionaré con unas ideas de un libro que he leído esta semana santa, muy recomendable, y que parece hablaba de la empresa en la que he ayudado estos días. 

Un episodio de mucho valor, para el que sepa verlo, para el que sea consciente de lo que hay detrás del mismo, no por lo que te cuento, sino por lo que puedes aplicar o no aplicar, ahí reside el valor de los contenidos que consumas, en lo que hagas, y en lo que evites hacer, que te pueda ocasionar perjuicios en tu día a día.

Del libro que he leído está semana santa, después te cuento más y te dejaré enlace al mismo, que si no solemos distraernos.

Al menos yo cuando escucho un libro que es oro líquido, que alguien en el que CON-FI-O recomienda, lo dejo todo, y me voy a anotarlo, a apuntarlo.

¿Lo malo?

Si voy conduciendo.

No sé si gritar más alto a la Siri, echarme al arcén, como si el episodio fuera a desaparecer de mi teléfono….

Mejora con ClickUp la productividad

Mi experiencia en el despliegue de ClickUp en una empresa constructora, cuyo CEO es Carlos, y que es de por aquí, del Sur, de Andalucía, España 

ClickUp para el que no lo conozca es una aplicación de productividad, es “la herramienta digital”, que cómo dice su CEO, es la herramienta que las contiene a todas.

Para mi es una auténtica bestia parda, una gran desconocida por ahora en España, pero es la aplicación ideal para trabajar en equipo, porque integra a la perfección el aeiou de la productividad, del que no sé si has oído hablar alguna vez.

De hecho, me gusta tanto, que estoy pensando hacer un podcast sobre ella, ¿te interesaría, ir escuchando cómo hacer cosas en tu negocio con esa herramienta, hablar de rutinas, de procesos de negocio, de automatizaciones, de integraciones, de esta herramienta que las auna a todas?

ClickUp la herramienta de productividad.

Esto en cuanto a la herramienta.

Ahora en ese despliegue con Carlos en su empresa constructora, utilice el esquema del aeiou.

El aeiou es un acrónimo que he inventado yo, hay que ser creativo en la vida, que representa:

a- acciones

e- eventos

i- información

El conjunto de todo lo anterior integran los proyectos.

o- objetivos 

u- uniéndolo todo, esa visión más holística de integrar tus vocales, definir los trabajos de equipo,, etc.

Pues bien, C.U. gestiona esto perfectamente, todo, salvo variables que deben estar presentes y que hoy por hoy cada vez se dan menos, como puede ser la confianza en los equipos, el liderazgo, y otros conceptos más meta.

En cuanto a Carlos en su empresa trabajan 10 personas entre administrativos, delineantes, arquitectos técnicos…, a parte de otras colaboraciones puntuales que tiene. 

Lleva licitaciones públicas, obras, proyectos a otros constructores, una especie de subcontratas, y se ha especializado en vivienda de lujo.

El me contrató para hacer una consultoría, y llevar sus dispersas herramientas a C.U. en esa tendencia lógica a unificar. Había pasado por Trello, ahora estaba con Asana, entre otras y diferentes nubes que utilizaban cada uno.

En una primera entrevista, lo primero que me dijo a través del zoom fue, necesito el control, saber qué hace cada uno, cuántas horas trabajan, que me reporten información…

Hicimos el despliegue Carlos y yo.

Project Management con ClickUp

Todo muy aunado con teorías de PMP, de project managment, y ese despliegue, la creación de los procesos de negocio, las reglas, los roles, los usuarios fue bien en teoría.

Pero días después he comprobado las grandes resistencias que hay, los cientos de tareas que hay con fechas vencidas, y que el desbarajuste continua.

Y mira que he seguido lo que en otros despliegues funciona, una guía de SOP, unos procesos por fases muy sencillos, libertad en cómo cada uno va reportando información, etc… pero el sistema se ha corrompido.

Todo vuelve a estar con vencimientos pasados, en rojo alarmante, todas las tareas están en el backlog, y no en el haciendo o en la columna de completadas.

Carlos ha olvidado algo que no le puede dar una aplicación y es confianza, liderazgo, acompañar a los suyos, escucharlos, reconocerlos incluso, en el doble sentido de reconocimiento como tal, y de charlar con ellos de vez en cuando (pero la distancia entre ellos seguramente será culpa del covid, y las distancias de seguridad. Seguramenteeeeee). 

Las imposiciones no dan resultado…

Si al equipo no lo haces partícipe…

Además, si no son los que van a utilizar esos procesos los que los definen

Cuando no hay implicación de todos…

habrá resistencias…

Las resistencias al cambio

Y esto lo he comprobado después cuando me he entrevistado con un par de ellos, y al oír expresiones del tipo:

  • No se puede ir por libre para implantar aplicaciones.
  • No tenemos orden ni concierto, no sabemos donde guardar nada.
  • Yo no pienso estar reportando que hago cada 5 minutos, no saco ni lo del día a día.
  • A mi nadie me escucha cuando propongo algo…


Frases reales, sacadas de compañeros, que no de enemigos de la empresa o de la competencia.

Un algoritmo, una aplicación, utilizar mi acrónimo del aeiou, de poco sirvió si no haces un trabajo humano, de confianza, de integración de otros valores, principios que deben estar presentes en las relaciones humanas. 

Todas las tareas han vuelto al rojo.

Y lo enlazo con dos ideas que leí en el libro del que te hablo.

1ª Estamos deshumanizados.


Y creemos que por tener seguidores en las redes, somos tíos hiperconectados. Incide en una idea de que somos incapaces de gestionar relaciones con más de 150 personas, pero con la mano en el corazón, en tu empresa, 

¿con cuántas personas tienes relaciones?

Ciertamente estamos deshumanizados, teletrabajo, que me dejen tranquilo, que yo aquí a lo mío, y corriendo para casa…

2ª Nos hemos vuelto seres solitarios.

Cuenta la idea de lo solitarios que nos hemos vuelto, el efecto “cumplo órdenes”, o el esto yo no lo llevo, o el yo no me formó para que sea mi jefe el que al final se beneficie….

Y nos protegemos en burocracias, en reglas, en formalidades, para evitar “empujar” todos a una.

Y yo me voy a Andorra, pago menos, y como trabajó sólo no necesito a nadie…

Que no lo critico, solo soy consciente de lo que hay alrededor.

Hasta el punto de que decían el otro día en relación con el asuntito andorrano de los youtubers, que la legislación no puede adaptarse a lo rápido que va la tecnología, y en parte no me extraña, si dentro de cualquier empresa, ministerio, consejería, organización en general, todos estamos deshumanizados, y somos solitarios.

Yo no llevo lo de actualizar la legislación…

Es sin duda ideas para darle una vuelta.

Equilibrio profesional familiar

Vuelta profunda porque es ese equilibrio profesional familiar, lo que nos provoca el estar bien, pero si uno falla, ir cojos, provoca estrés, ansiedad, malestar, entrar en un bucle que se repite, y en el que siempre, creo que por pura lógica, empiezas a echar la culpa a los demás, a los otros, a los jefes…

Quiero intentar cambiar en parte el rumbo de los contenidos en JB así como en Escuela de Efectividad, aligerar la maleta para que pese menos consumir los mismos centrados en lo que pretende ser esa escuela, efectiva, que no larga en cuanto a los contenidos a consumir.

Gracias a las métricas hoy, sin caer en la deshumanización, se puede comprobar que gusta a un público, ser capaz de sacar lecciones aprendidas de esas métricas.

Determinar si un podcast más corto, se consume, se descarga más veces que uno más extenso. 

Porque la personas no quiere horas y horas de formación, buscan tiempo libre, no que tú ocupes el poco que le queda.

Y esto es 100% así, de hecho, yo he estado en varias membresías que solo consumía más y más formación, detectando que cumplían incluso un patron en horas de vídeo, de temas, etc…

Así que este podcast es hoy así, más corto, como lo será la formación que sacaré en el mes de abril, en el que te contaré cosas sobre los mapas mentales, cómo hacerlos, herramientas gratuitas, pero sobre todo cómo llevar tus proyectos gracias a los mapas.

Ya veremos que dice Analytics sobre mi efectividad.

El libro del que he apoyado mi consultoría es de Simon Sinek, los Líderes siempre comen al final, y da ideas de por qué algunos equipos no funcionan bien, y otros lo hacen de maravilla. En él hay muchas batallitas americanas, pero para el que trabaja en equipo, como siempre digo, es oro líquido. 

Para Carlos y para otros, cuando más evitemos peligros, más participen los equipos en la toma de decisiones de cosas que les afecten , cuanto mayor sea la confianza presente, más implicación, menos rotación, más cohesión habrá en nuestra empresa.

Y esto resulta impagable.  

La misión, la visión… afecta a la productividad.

Así es como visión, misión, valores, principios, Confianza, empieza a tener sentido, cuando los aplicas, y no simplemente, cuando los pones, copiando y pegando en tu web, obtenida de otra que ha hecho lo propio.

Textos vacios que luego queremos solucionar con herramientas.

Y cuando lo básico, esos pilares, cuando hay buenos fundamentos o cimientos, ahora ya sí, cualquier relación con un algoritmo como el de C.U. mantendrán un trabajo en equipo coherente, integrado, y con muchas más posibilidades de que funcione.

En ocasiones toca dar un paso atrás, recular, comenzar a confiar en las personas, invertir tiempo en ellas, fomentar la confianza, e ir dejando al margen los beneficios, el  cortoplacismo, el sudapollismo, yo y mi ombligo, y todo dirigido al beneficio personal egolatra y egoista.

Demasiadas palabras con el arranque en sus letras “ego”. 

Espero haber removido algo tus cimientos, y recuerda, es haciendo como cambiamos las cosas, y si es hacer cosas que forjan pilares consistentes, hacen crecer la confianza, el sentimiento de equipo, mejor aún.

Después ya vendrán las aplicaciones, los algoritmos, pero primero las personas.

Ningún algoritmo, ordenará los mal llamados recursos humanos de una empresa.

Son personas, somos personas, y si metemos en el mismo combo confianza, más buenos sistemas, y métodos de trabajo en equipo, veremos a ver quién nos para…

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