198. Hábitos o Flujos de Trabajo, ¿qué es mejor?

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¿Que es mejor en asuntos de productividad, trabajar por hábitos, o bien, trabajar por flujos de trabajo, por workflow?. 

Igual tu eres de hábitos, y deberías estar haciendo flujos de trabajo.

O tal vez, eres más de flujos de trabajo, o en tu organización todo esta normado, modalizado, todo lleva un formulario, y te sería más ventajoso implementar hábitos. 

Marta se lía con los hábitos y los flujos de trabajo

Marta es una gestora de cuentas, de ADS, persona que se encarga de un equipo en hacer publicidad a otras empresas, google ads, facebook ads, youtube, etc… campañas de pago.

Se QUEJABA en una conversación con ella, con motivo de una implantación de ClickUp para gestionar sus cuentas en la empresa en la que trabaja, que pasaba prácticamente contestando correos de clientes, y de reunionitis TODO EL SANTO DÍA. 

Mi jefe cada semana organiza varias, y esto no hace más que agregar interrupciones a mi trabajo, para luego no sacar nada en claro. 

Marta tiene el hábito de abrir en una pestaña de su navegador, el correo electrónico, y va contestando prácticamente en tiempo real los correos que entran sin descanso.

Además, como son mínimo dos reuniones las que tienen semanalmente con su equipo con esos compañeros que gestionan las cuentas, además de las otras dos que tiene con su jefe, entre dar instrucciones a unos, y rendir informes al otro, se le va la mañana generando siempre más y más PENDIENTE, RETRASOS en su trabajo, que la obliga a llevarse trabajo a casa, y el fin de semana, ser la continuación de la semana.

Igual esta situación te es familiar, pero en tu sector. 

Vamos a definir hábitos y flujos para extraer algunas ideas interesantes, en las que igual no has reparado, o jamás te has parado a pensar.

Hábitos

Dice la wikipedia, en relación con el hábito que:

En las ciencias de la salud, en particular a las ciencias del comportamiento, se denomina hábito​ a cualquier conducta repetida regularmente. Algunos hábitos pueden desperdiciar importantes procesos mentales que bien podrían aprovecharse en tareas más exigentes.

Marta, cada mañana abre a las 8 y un minuto, con precisión suiza, su pestaña del correo, y se pone a contestar correos, propios, de terceros, y de su propia empresa.

Al llegar las 14 horas, hace una parada de una hora, y retomar su tarea a las 15, se le hace un mundo. Tiene sensación de estar desfondada, de no poder más de que algo no encaja del todo. 

Y normalmente, es bastante efectivo trabajar por hábitos, sobre todo para no romper la cadena de aquellos que son beneficiosos. Vease hacer las tareas importantes, siempre, a primera hora de la mañana.

Pero si te fijas, contestar correos y hacerlo por ejemplo sin bloquear tareas, convierte la tarea en algo que nunca tiene fin.

Flujos de trabajo o WorkFlow

Según la wiki, El flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

Una de las cosas importantes en efectividad personal es convertir hábitos, cuando estos son del tipo “no tienen fin”, o esto no va a terminar jamás”, en flujos de trabajo, es decir, contestar de forma asíncrona, por ejemplo, contestar los correos a partir de una hora, véase las 15 horas, cuando uno ha hecho aquellas cosas de más impacto, y luego por ejemplo, programarlos para su envío a las 18 horas cuando te marchas.

Este es un punto importante, pararse a mirar, a pensar, ante qué estamos.

¿trabajo por hábitos porque siempre se ha hecho así?, ¿o esto es un flujo de trabajo?

Determinar uno y otro nos puede llegar en ocasiones a cuando tenemos hábitos perjudiciales, que nos impiden avanzar con efectividad, podemos diseñar un flujo de trabajo para ordenar un poco esta cuestión.

Y al revés, cuando tenemos flujos de trabajo, demasiado burocratizados, convertirlos en hábitos.

Normalmente los hábitos que nos perjudican, en esa forma de trabajar, suelen ser síncronos.

Un ejemplo es cuando juegas al tenis con tus correos.

Envías uno, y si tienes una aplicación del tipo Email Tracking, ves como el usuario a los pocos segundos ya está leyendo y contestando el correo. 

Y tú vas y haces lo propio. 

Igual aquí, lo que haces como síncrono, debes convertirlo en muy asíncrono.

Las pérdidas de tiempo con hábitos de reunión

Ya sea por la pandemia, o porque tu jefe es un adicto a las reuniones, sin duda es un hábito síncrono, que exige de muchos estar a la vez sin hacer otras cosas.

Y no solo te roban tiempo esas reuniones con compañeros, con jefes, también igual atiendes clientes, o público, y aún menos tiempo tienes para hacer lo importante.

Y entras en una rueda de la rata, en el día de la marmota, que no puedes cambiar prácticamente nada. 

Pero y si parte de esa pérdida de tiempo tiene algo que ver con tu incapacidad, con tu ineptitud, con el no atreverse a plantear otras formas de plantear hábitos, flujos de trabajo. 

A veces hay que convertir hábitos en flujos de trabajo.

Y en otras, flujos de trabajo en hábitos. 

Te propongo en cuanto al correo de trabajo, convertirlo el flujo de trabajo, fijar tu workflow, establecer horas de apertura, horas de envío de esos correos, hacer un guardado de esos correos en los expedientes o proyectos correspondientes, y todo esto fijarlo por escrito.

Igualmente te propongo en cuanto al hábito de las reuniones, hacerlo como un flujo, establecer un orden del día dinámico, que cada usuario pueda opinar, fundamentar, informar todos y cada uno de los puntos de la reunión, en muchas ocasiones, no es necesario para nada reuniones síncronas, cuando basta una información asíncrona.

Resumen de hábitos o flujos de trabajo.

Los hábitos, en ocasiones hay que revisarlos, hay que pensarlos, hay que buscarles solución, para que nuestro tiempo no se vea siempre robado, hasta el punto de entrar en decidía de que “no se puede hacer nada para cambiar esta inercia”. Eso es rendirse.

Los flujos de trabajo, igual, la excesiva burocratización, el encontrar un equilibrio entre las formalidades, y la agilidad, es igualmente un trabajo intelectual. Eso de encargar complicados procesos a consultoras, está empezando a quedar obsoleto. Si los proyectos, los planes de futuro, ya son largo plazo hacerlos a más de 6 meses, porque vamos a tener procesos de empresa, de hace 10 años, sin cuestionarnos nada. 

Cuestiona hábitos, y cuestiona esos workflow, en ambos conceptos hay desperdicio.

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