171. Sé educado! Deja salir antes de entrar (proyectos)

171. Sé educado! Deja salir antes de entrar (proyectos). ¿te cuesta priorizar tus tareas, definir con qué te pones?. Ojo con la multitarea.

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Las frases, los refranes, los chascarrillos son ideales: Deja salir antes de entrar…

Aún recuerdo al montar en el autobús, dos frases que siempre me decía mi abuelo….

 

Deja el asiento a las personas mayores, y deja salir antes de entrar.

Y son cosas que no comprendes, ni aceptas cuando niño. Ya levantarme cuando yo iba sentado me provocaba cierta incomodidad, pero esperar a subir, “deja salir antes de entrar”… me provocaba incluso estrés, por si el bús arrancaba, no me daba tiempo a subir, y luego a caminar hasta el destino, por haber sido demasiado educado..

Y hay una lección productiva en esto, en ese dejar salir antes de entrar de primer nivel…

Enseñanzas «productivas» de mi abuelo

Mi abuelo fue un tipo muy tranquilo.

De hecho yo casi nunca lo vi enfadarse, siempre sonreía, todo lo parecía bien, y pocas veces hablaba….

Y daba consejos, de vez en cuando, los dos que te he dicho del bus, de ceder el asiento, y dejar salir, y bueno…. me dio otro muy sabio también, que aprovecho que estamos tú y yo solos y te comparto.

Decía mi abuelo Paco:

“Cuando vayas a comer a algún sitio, jamás te sientes en los extremos de la mesa, allí no ponen platos, tu siempre al centro”

Era un buen tipo, y algo bribón…

El tema es que el otro día, volví a caer en algo básico, que yo recomiendo y luego no me aplico, y que ya decía mi abuelo.

El dejar salir antes de entrar

Y aplica a las tareas, a los proyectos nuevos, a ese querer hacer todo a la vez en este mundo del conocimiento.

El daño del Multitasking

Cuanto daño ha hecho esa cultura del multitasking, de querer ser superhombres que podemos con todo…. y siempre estamos con el más y más proyectos….

Pero es que esto está muy bien, sobre TODO cuando te gusta todo, cuando tus ganas de aprender, de ser autodidacta son incontrolables

Priorizar es algo difícil, se vuelve MISION IMPOSIBLE.

Yo NO me aplico una frase que me encantó al leerla.

“El que sepas hacer una cosa, no significa que tengas que hacerla tú”.

Y te aterrizo un ejemplo.

Es un clásico el que la gente no le gusta los temas fiscales, tributarios, la contabilización de las facturas.

He pensado siempre, como voy a delegar hacer una relación de facturas emitidas y recibidas, si esto lo hago con una automatización muy fácil.

Lo hago en una excel en 15 minutos, hago una fusión, que me generá los documentos de las facturas, y luego cada trimestre, imprimo o envío al gestor todo detallado, incluso totalizado, y además sé en tiempo real cuando pagaré de pago fraccionado de IRPF y de IVA.

Y ese es el problema,

los 5 minutos….

5 minutos para imprimir las facturas, y enviarlas a tus clientes.
5 minutos para ajustar ingresos y gastos, y hallar las diferencias.
5 minutos charlando con el gestor…
5 minutos con un cliente que te dice que la factura es incorrecta….

Los 5 minutos comienzan a hacerse una bola de nieve ….y a lo largo del año se convierten en horas…. horas de dispersión, horas de falta de foco, horas de necesidad de cambio de contextos, y esto como te explicaré después, es UN FALLO GARRAFAL, en cuanto a calidad en tu rendimiento.

Los manuales de Youtube…

“Los bienvenidos a mi canal, en este vídeo te voy a enseñar a …”

Añádele a esto que hoy tenemos manuales en youtube para hacer todo, a poco que seas inquieto los 15 minutos se convierten en jornadas enteras haciendo tareas que en realidad no deberías estar haciendo tú, al menos que seas el gestor de esa gestoría, asesoría….

Y he comprobado en mis carnes, algo que yo estudie al certificarme como Gestor de proyectos.

El triángulo de hierro

Es capital, es fundamental, aplicarnos ese triángulo de 3 puntas, de 3 dimensiones que es una representación gráfica de qué ocurre con los proyectos que intentamos impulsar, qué ocurre cuando nuestro volumen ES ALTO en cuanto a cosas a realizar.

  • ¿qué me provoca que avancen poco?
  • ¿cómo podría costarme mucho menos hacerlos?
  • o, ¿es posible, hacer menos tareas?

Este triángulo representa muy bien algo que tu debes controlar en los proyectos que llevas, y por tanto en los que vas a dejar entrar, si ya ESTÁS DESBORDADO.

Las 3 variables que determinan ese impulso, esa agilidad en tachar proyectos como terminados, como completados, tiene que ver con el

  • TIEMPO,
  • ALCANCE
  • COSTE.

El tiempo nos determina el cuándo, cuánto vamos a tardar en un proyecto, pero en uno sólo, con lo que si tienes muchos entre manos, este tiempo se alargaaaaaaa de manera proporcional a proyectos tienes. La calidad en cuanto a entrega se resiente.

El alcance, es el ¿qué vas a hacer? (cuántas tareas hay implicadas en el mismo).

¿Cómo de bien quieres hacer ese proyecto?, ¿cuántas horas le vas a echar?, ¿qué expectativas tienes tú o tú cliente en el mismo? Aquí hay que considerar igualmente el “PERFECCIONISMO” de cada cuál, y todo esto, puede provocar que tu alcance se alargue y mucho…. de igual modo a tantos proyectos llevas, los alcances (tareas a realizar), se alargan, más requiere de tí o de tu equipo…..y nuevamente rompemos el equilibrio, y la calidad deseada.

Y el coste, poco más que añadir, a más proyectos, más recursos hay que destinar, por lo que a más proyectos, tu coste se prolonga, y de igual modo, la calidad, queda en entredicho.

Estas 3 “dimensiones” en equilibrio, en su justa medida, con un proyecto, se ve, se percibe se nota por el cliente.

Si el triángulo es regular, perfecto y no se deforma por ningún lado, tu proyecto estará equilibrado, saldrá con óptima calidad.

Más y más proyectos ¡venga!

Pero el problema llega, cuando dejamos entrar más que salir, y queremos llegar a muchos proyectos.

Te explico una gráfica en la que se “ve” los rendimientos de llevar en 5 días por ejemplo 1 proyecto solamente. El rendimiento es del 100% de tu porcentaje de tiempo disponible. Pongamos un proyecto a la semana, en una jornada, en un día laboral, se quedaría hecho.

A medida que añadimos proyectos, perdemos un 10% por cada proyecto que llevamos.

Si trabajamos con dos, perdemos un 20% de tu jornada, es decir, trabajarías y avanzarías el proyecto un 20% menos, un 10% en cada uno…. pero si ya trabajas con 5 proyectos, las horas de rendimiento total en una semana serían un 20% de las horas de esa semana.

Lo que hace que tus proyectos no tengan consistencia, se eternizan, te desmotivas, te cuesta seguir el hilo incluso con ellos.

Gráficas con los cambios de contexto

Te adjunto otra gráfica que es muy reveladora, en lo que te hace perder ese tiempo, en una jornada de 10 horas, el cambiar de proyectos.

Fíjate qué pérdidas de tiempo tan brutales, lo que representa, tener varias tareas, en relación con esos cambios para realizar unas y otras, y los rendimientos reales que supone ese cambiar de contexto.

Tener 5 tareas, cambiar entre ellas en una jornada de 10 horas te hace que tu rendimiento sea del 20%.

De aquí la importancia de tramitar un proyecto, una tarea, uno detrás de otro, e ir completándolos, obviamente, cuando se pueda.

Ojo con la multitarea (multitasking)

No te dejes arrastrar por las inercias, por el mito del Multitasking, porque si agotas tu ancho de banda, no sacarás más trabajo fuera, y esto es incompatible para con tus clientes, y para contigo mismo, porque genera frustración, estrés, y te haces viejo antes.

Sé que nos empoderamos, que es gratificante hacer muchas cosas, que es impresionante el placer de tachar tareas, de marcarlas como completadas, bien en la cabeza, bien en el propio papel, con una línea por encima.

¿en qué eres bueno?, ¿para qué te buscan tus clientes?

Pero es mejor dedicarnos a aquello en lo que somos buenos.

De nada sirve que hagas miles de cosas, si no obtienes los resultados esperados.

Otro cantar ahora, es tener claro…

¿en qué somos buenos?…..

y para eso, si no lo has hecho nunca, reflexiona sobre tu IKIGAI.

Pero esto lo dejamos para otro día….

Tengo además propósito de crear más contenido en youtube, en serio…. pero estoy dejando salir antes de entrar. En esta ocasión, creando un curso con los fundamentos, con lo más básico en asuntos de productividad.

Se llamará el aeiou de la organización personal… e igual en unos días te cuento más cosas, sobre todo es una formación que te propone diseñar tu propio método de organización principal, con 3 simples reglas, hábitos a realizar, y con las herramientas que tú determines.

Aquí te dejo mis redes:

Más información y notas transcritas del episodio en:
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