17. Fin del ciclo GTD con Evernote: Preguntas y respuestas

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Preguntas y respuestas sobre el método GTD en Evernote. Gestión de proyectos con plantillas como modelos. (05/03/2017)

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GTD con Evernote: Preguntas y respuestas

Preguntas:

1.- ¿como trabajo a partir de un procedimiento tipo, como el que muestras en el vídeo con un nuevo proyecto?¿cómo haces el índice para navegar entre las notas? Me resulta muy útil y no se como hacerlo para proyectos más complejos.

Para hacer una réplica de tu procedimiento tipo, debes hacerlo de la siguiente manera: 1º crea una libreta con el nombre de tu cliente, o del nombre del proyecto, o lo que quieras, para que quede identificado claramente. 2º Selecciona todas las tareas desde la primera a la última, y con el botón derecho sobre las notas seleccionadas, selecciona copiar a la libreta… 3º Te saldrá una ventana, y basta con que selecciones a que carpeta quieres copiar todas tus notas.

Para realizar el índice, haz los pasos 1º y 2º, y como 3º Crear nota como tabla de contenido, que sale en la parte de abajo de tu instalación de Evernote. Te dejo un pantallazo en las notas del programa.

2.- Compruebo que las notas de Evernote no son muy visuales, como para redactar una carta a un cliente, y el darle formato me cuesta bastante.

Es una pregunta muy interesante. Y es acertada la reflexión de que el contenido no es muy visual, o que su editor para trabajar no es muy potente. Coincido plenamente.

Pero es que en este contexto hay que precisar una cuestión. Evernote, debe ser, y es una herramienta de contenido, y digo contenido en sentido estricto, ideas, textos, enlaces, etc…. Así por ejemplo, para redactar una carta o un mensaje predefinido, yo considero importante tenerlo todo en evernote, por si teletrabajas, por si quieres preparar textos tipo para tu equipo de trabajo, y demás, pero ya para darle formato a tus cartas, ponerlas más “elegantes”, debes hacerlo en aplicaciones específicas para esto.

Con la potencia del Ctrl+c y ctrl+v, el contenido de tu nota pasa a tu editor de textos favoritos en no más de pocos segundos.

Aparte de esto, evernote trabaja con un lenguaje de marcas, tipo XHTML, algo técnico, pero que si bien igual tiene algunas carencias para dar formato a tus notas, tiene algo que es oro, ES COMPATIBLE CON TODOS TUS DISPOSITIVOS. Dejo el enlace en las notas del programa por si quieres echar un vistazo a la documentación oficial, del formarto xhtml https://dev.evernote.com/doc/articles/enml.php

Quien ha probado a realizar páginas web, o ha programado algo en php, etc… sabrá de los problemas que hay con los diferentes navegadores, dispositivos, sistemas operativos. Evernote no da problemas, todo lo lees bien desde cualquier dispositivo, hasta en versión web, y eso no tiene precio.

Si lo que quieres es poder hacer insertar de manera rápida texto con formato, negritas, subrayados, etc…. no dejes de mirar mi curso de phrase express, te encantará.

3.- He creado un expediente modelo, he insertado el índice en todas ellas para navegar. Después de crear una carpeta nueva con el nombre del cliente, y copiar las notas a esa libreta, al intentar navegar entre las notas, me lleva a las originales, a las del expediente modelo, no al del cliente nuevo ¿Qué puede ocurrir?

Las ventajas de evernote con respecto a los enlaces de nota son innumerables, porque como las url de la nota son fijas, guardes donde guardes esa nota, siempre accederás a ellas.

Pero tiene la desventaja, que si generaste una tabla de contenido en un expediente, y copias las notas, se “lleva” los índices de las notas originales.

Tiene fácil arreglo. Una vez copiadas a la estructura nueva, en este caso a la libreta de tu cliente, vuelve a generar los índices, a través de tabla de contenidos, y la insertas en las tablas que necesites, tal y como explicamos en la pregunta primera.

4.- Veo en el video que el método GTD te propone un solo Inbox ; Ahora como es el flujo entre el INBOX y los GRUPO FAMILIA, GRUPO INFORMATICA, GRUPO PROYECTOS, PILA DE FACTURAS, PILA DE LIBRETAS POR CLIENTES, PILA DE LIBRETAS POR ESTADO DE PAGO,  PILA DE PUBLICACIONES etc yo tengo igual que vos miles ahora como haces con el GTD y dichas carpetas; Son para almacenar temas ya procesados por GTD? cómo es que las usas? y si son muchas como haces para encontrarlas

 

En inbox, una vez has procesado los elementos no debe quedar nada. En líneas generales, las tareas que requieren acción deberán estar ubicadas o en agenda/calendario, o en tu carpeta de próximas acciones, si son inminentes el realizarlas. En caso contrario, no tienen fecha, o son proyectos futuros, irán a Algún Día/Tal Vez.

Yo tengo una carpeta intermedia entre el próximas acciones y algún día tal vez, se llama ESTA SEMANA NO, y así al llegar el domingo, lo que estuviera en esta carpeta, lo paso a próximas acciones.

Todo depende de ti, GTD es abierto, tu eres el que debes crear carpetas, etc. acomodadas a tu manera de trabajar.

Yo la mayoría de los elementos los tengo en Archivo, y todo muy bien etiquetado.  Se ha convertido en un archivo personal/profesional en el que tengo de todo. Es como mi diccionario, mi referencia para todo.

 

Si tienes demasiadas acciones para realizar, igual debes dejarlo todo recopilado en proyectos, y llevarlo a algún día/tal vez, para que el GTD no te suponga un problema.

Al final hay que utilizar la lógica, el sentido común, ya que de lo contrario este método se convierte en otra lista interminable de cuestiones a realizar y este no es su propósito.

El localizar todo el material, en cuanto usas el buscador, las etiquetas, o las búsquedas almacenadas, el encontrar elementos es inmediato. Y si además de esto, le añades a las cuestiones relacionados, enlaces a otras notas, triunfas seguro en la localización.

En cuanto a las carpetas, también se pueden almacenar, ten en cuenta que en Evernote se llaman libretas, y poniendo en el recuadro de buscar: notebook:Finanzas sólo buscará notas dentro de la libreta de ‘Finanzas’, por ejemplo. Estas búsquedas las almacenas, las añades a atajos, y problema arreglado.

5.- La pregunta continua, redundando en el mismo sentido, pero referida al volumen de notas.

Por abreviar, en definitiva, es que si para cualquier área, tienes muchos proyectos, como podrían ser clientes, a los que les vas trabajando a lo largo del tiempo en proyectos diferentes, efectivamente tendrás cientos o miles de notas mezcladas.

Pero es que esa mezcla igual esta en tu cabeza, la informática son datos, da igual en forma de carpetas, o en forma de etiquetas, el como los almacenes, y recuperes luego depende del hombre. Cierto es que hay maneras más efectivas que otras.

 

En cuanto a lo que me dices, y con Evernote (a día de hoy), no se permiten muchos subniveles de carpetas, tan solo dos, una pila, y ahí dentro todo las libretas que quieras, pero ningún subnivel más.

Yo haría lo siguiente. Dentro de la carpeta/libreta CONSULTA (histórico o como quieras llamarlo), crear los años 2017, 2016, etc…. y conforme vas finalizando proyectos los vas moviendo ahí.

Para «recoger» o acotar las notas, debes etiquetar todas bien por el nombre del proyecto, las buscas todas, imagina que tienes de un proyecto cualquiera unas 20 notas, pues bien, las seleccionas todas, y las fusionas una vez hayas terminado el proyecto.

La fusión de notas te las agrupa todas, y te deja un historial completo de tu proyecto.

6.- ¿SE PUEDEN ALMACENAR BÚSQUEDAS DE CARPETAS TAMBIÉN? Es decir, ir a una carpeta determinada con esa búsqueda.

No, no se puede dado que lo que es almacenable son lo que la propia app contempla, libretas, palabras, etiquetas, pero al buscar salta a esa nota en sí no a una libreta carpeta, como si estuvieras navegando.

Pero puedes crearte una nota maestra, tipo índice general, y si tienes por ejemplo 3 áreas de influencia en tu sistema de carpetas tipo familia, trabajo, y deporte por ejemplo, crear subíndices de esas 3 carpetas para ir saltando de unas a otras.

Los atajos también te permiten ser ordenado, si bien, la versión de windows permite en los atajos tener pilas, pero la de mac no.

NOTAS DEL EPISODIO:

 

Imagen de cómo generar índices, Toc.

Enlace a como trabaja evernote. https://dev.evernote.com/doc/articles/enml.php

Enlace al ciclo de GTD con Evernote: https://www.jesusbedmar.es/metodo-gtd-con-evernote/

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