165. Semana 51. Revisión del año, conclusiones antes de planificar 2020.

165. Semana 51. Revisión del año, conclusiones antes de planificar 2020. ¿y si planificar revisar, lo podemos hacer cada semana, en vez de una vez al año?

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Revisión Planificación del año

Solo el 3% de los adultos trabaja por metas y objetivos.

El resto, un 97%, es decir, si aterrizamos la idea en números simples, de 100 personas, 97 no fijan metas, con lo que van trabajando descabezados…. al socaire del aire.

¿Eres de los 97 o te sales de esa mayoría?

Enseguida te cuento un simple truco de como puedes organizarte, sin herramientas y sin mucha tecnología, igual no te parece muy sexy, pero funciona muy bien…

La revisión semanal es sin duda, uno de los hábitos más productivos que yo considero hay que implementar.

Partiendo de la idea de que el año tiene 52 semanas, con el simple hábito, de escribir cada semana unas cuantas líneas reflexivas, sobre objetivos, sobre proyectos que harás para alcanzar objetivos, y un poco de reflexión, lograrás enfocarte en lo realmente importante.

Pongamos por ejemplo, que tu revisas tu semana cada domingo, como ha ido, y contestas a 3 preguntas de enfoque para la próxima semana.

Con este simple truco, sin tecnología ninguna, “Avanzarás como poca gente hace”.

Y formarás parte del potente 3%, y no del 97% que lo hacen sin «Tom» ni son, sin rumbo ni concierto.

Cierre del año, revisiones.

A estas alturas del año, semana 51, sólo a falta de una para que acabe el año TODOS COMENZAMOS revisar, a cerrar asuntos, y cómo no a plantearnos los objetivos FUTUROS, las planificaciones para el ejercicio próximo.

El manido aprender inglés, apuntarme a un curso de organización personal, o el gimnasio o esa peña deportiva, a la que siempre estás dando vueltas, son ejemplos del tema personal.

Y los ejemplos de la vida empresarial, que también conoces…

Y te decía que hay una forma sencilla de organizarte, y que aquí te propongo.

¿y si la planificación la hacemos más de semana en semana?, ¿no será más fácil, hacerlo así, que perder el foco durante un año y esperar hasta esta semana 51 o 52 para ver cómo van nuestras metas y objetivos?.

Surgió esta idea del podcast al hablar con un empresario, en el que debatíamos sobre un asunto típico en la organización personal.

¿si yo no pongo fecha a mis tareas, nunca se hacen?

Y en este punto hay una cuestión que yo aprendí hace años de GTD, y es el hecho de que hay acciones, que se deben realizar, tareas, cometidos, funciones, como prefieras llamarlas que no tienen porque tener fecha.

Imprimir un informe, revisar unos datos, escanear una documentación. En términos relativos, puedes hacerlo hoy, o mañana y no habría ningún problema.

Pero luego están los eventos, las reuniones, las asambleas, aquellas acciones que están sometidas a fecha, y necesariamente tienen que ir a un calendario.

Fijar fecha a todas las tareas.

Y este empresario, para una tarea CUALQUIERA quería fijarle necesariamente fecha, es decir, había una condición que era del tipo, antes del día 15 del año próximo, sí o sí, debe quedarse realizada.

Quédate con esa idea, algo que tienes, por imposición propia, o por la de un tercero que terminar en una fecha aproximada.

Después te recomendaré en donde meterlo, donde grabarlo, para cuando llegue esa semana, se quede hecha.

Pero antes, confeccionemos nuestro sistema de revisiones, no sexy, y que nos permite dos cosas, no olvidar fechas, que nada se nos escape, como esta del tipo tiene que quedarse realizado, sí o sí, antes del 15 de enero, y nos servirá también para revisar, y planificar semana a semana, y no tener que esperar a final de año para hacer esta doble función.

Propuesta para revisar – planificar

Por tanto te propongo:

  • PRIMERA: En cualquier nube, crea una carpeta que se denomine Revisiones 2020. El hecho de hacerlo en una nube, dropbox, Drive, Onedrive, Amazon, es para acceder a estos ficheros estés donde estés, sin posibilidad de poner excusas, de si estoy en el pueblo, o tengo los datos en el ordenador del negocio….
  • SEGUNDA: Crea 52 documentos, con el nombre del archivo con la siguiente estructura:
    Revisión – Semana 1 – Día 05/01/2020,
    Revisión – Semana 2 – Día 12/01/2020,
    Y así consecutivamente.
  • TERCERA: Y de lo más importante, revisa todas las semanas, el Domingo, el Viernes, el día que determines, tu semana pasada, y la semana próxima.
  • CUARTA: el tener todos los archivos del año, te permite que cuando no tengas fechas concretas para hacer algo, como la comentada (Antes del 15 de Enero próximo) lo grabas en esa semana previa, o dos previas para anticiparte, y que no te estallen sorpresas en la cara.

Este sistema de seguimiento, de 52 semanas, te permite pues anotar en la anterior cumpleaños, obligaciones fiscales, etc… cuestiones que no tienes porque hacer en un día concreto, pero si unos días antes de los vencimientos.

Ni que decir tiene, que debes revisar esos ficheros, todos los domingos, o todos los días que decidas hacer esto.

Ficheros y carpetas para tus revisiones-planificaciones.

Las carpetas, como van quedando organizadas por años, en Drive, de Google, opción gratuita, y que funciona genial:

 

Y ahora todos los ficheros del año 2019, para que veas la estructura:

Y ahora, sólo falta, contarte, lo que te apuntaba de cómo solucionar, esa dicotomía, de si a una acción que no tiene fecha concreta, pero si quiero acabar en una semana concreta, cómo anotarla para que jamás se te escape.

Pues ya imaginas por donde van los tiros.

El empresario amigo, quiere, que una tarea esté hecha sin falta para antes del 15/01/2020

Echamos un vistazo a nuestro calendario:

Y cómo su trabajo quiere acabarlo antes de la semana 3, que es cuando cae el día 15/01, en la revisión de su semana 1, o incluso en la de la semana 2, como él todos los domingos revisará este fichero, en la parte inicial de ese documento, en rojo, en negrita, o subrayado en amarillo, cuando llegue ese día, verá en primera instancia, qué debe hacer sí o sí, esa semana.

Que la tarea requiere mucho trabajo, lo anticipará en las semanas.

De esta sencilla forma, y replicable a muchas cuestiones, tienes un archivo de seguimiento muy bueno. Trabajar por semanas, te aporta algo que es básico.

1º Un hábito, trabajar por semanas, con esta especie de calendario perpetuo, es una básico de organización.

2º Tu sistema se vuelve confiable, porque no te inventas vencimientos trampa, que se mezclan con los que son reales, y tu mismo, cuando te acuerdas de algo, sin complejos sistemas de captura, procesado, simplemente vas a la semana en la que te gustaría que eso se quedará hecho, y lo registras allí.

3º Y convive revisión y planificación porque no tienes porque esperar a la semana 51 o 52, o incluso a la 1 del siguiente año, para plantearte objetivos futuros.

La condición de que esto te funcione, obviamente, es que cada semana, revises este fichero.

Y te recomiendo que lo hagas. En serio. No consumas esté audio/texto, y lo dejes ahí.

Esto es estar en el 97%, trabajar con revisiones semanales, si que te permite establecer metas y objetivos, y entrar al club del 3%….

El episodio de hoy, es jesusbedmar.es/165 para un acceso rápido, 1 6 5

Sólo organizándote tú primero, te librarás del temido estrés

Deja el estrés para otros..

Seguimos.

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