163. Eres un mal jefe si no tienes estrés. Cómo ganar el control

Eres un mal jefe si no tienes estrés, te doy 3 sistemas sencillos que pueden aportar mucho bien a tu organización. Parar y pensar, y definir procesos, sistemas, rutinas, de la inversión mas rentable a corto, medio y largo plazo.

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Eres un mal jefe si no tienes estrés. Cómo ganar el control

Varias frases como estás las escuche anoche:

Tengo un estrés que me está matando

No puedo ver a mis hijos.

Me has costado el matrimonio, y hasta varias relaciones.

Si trabajo más de 12 horas….

Seguro te suenan frases como esta, e igual las escuchas a diario, o peor aún, las pronuncias tu.

Perder el control. Estrés en aumento

Enseguida te cuento mucho más, reflexiones de los trabajos, de los estreses, del estrés del malo, ese estrés que es del malo, como el que tendré ahora en un rato, que me tengo que ir al dentista.

Pero hablemos de estrés, de control, que aplica muchisimo en como ser productivo, de cómo ganar el control de situaciones.

.- Siempre estoy luchando con mi propia empresa, solucionando problemas, o más que eso marrones, entre departamentos, en vez de dedicarme a lo que yo soy bueno.

Y que el estrés es una realidad, una frase de las más habituales junto al no tengo tiempo, no te descubre nada nuevo.

Pero está ahí, lo padeces, pero no hacemos nada.

Tomar algo, un distractor rápido, en forma de reunión, de copas, de chocolate o de pelis de netflix….

Así no hay que decidir, ni pensar más que ya es bastante por hoy….

Qué hacer para combatir el estrés

Y cuando preguntas a alguien que 

¿qué hace para combatir ese alto estrés?

Te responde normalmente trabajar más e intentar llegar a más cosas.

Y ya lo hemos dicho por activa y por pasiva en este podcast, que:

 siempre habrá más trabajo, que tiempo disponible.

Hemos reforzado también la idea de que hay que empezar a decir no, aunque cuesta mucho

Esforzándote más, echando más horas, sintiéndote culpable, no vas a lograr más resultados.

Y somos perseverantes en esto, sobre todo cuando eres jefe, eres empresario, tienes gente a tu cargo.

Más y más horas… que no sea por componente temporal…

Cuando no es problema de horas si lo miras con algo de perspectiva.

Lo que más inquieta, y muchos no se dan cuenta, es que más que problemas de empresa, tienes problemas con los que hay, ahí dentro de la empresa, trabajando en ella.

En la cena que te mencionaba, había un arquitecto, que tenía un gran estudio, y refería eso:

.- Yo debería estar haciendo proyectos, viviendas de precio alto que es mi especialidad, con decoraciones impresionantes, gastándome la pasta de los clientes que así lo eligen, y siempre estoy con problemas internos, que si las migraciones de software, que si las licencias, que si subcontratamos a alguien para estos trabajos, que si el que ya esta en la oficina, no rinde, que si el estudio se ha quedado pequeño, que si el renting de las impresoras.

Y si estás metido en la rueda del Hámster, dando vueltas y vueltas a lo mismo, meses, incluso años, 

Para un poco, piensa

¿cuándo va a llegar el momento de detenerte un poco, tirar del freno de mano a tope, hasta arriba del todo, hasta detenerte por completo, y buscar en qué fallamos?

Y la actitud del arquitecto es muy lógica, admirable, el desempeño, el sobre esfuerzo de trabajar en su competencia técnica, en lo que es bueno,

Aquí en este contexto, cabría hacer más preguntas.

¿no serás tú mismo el tapón, el embudo, el que atasca todo esto?. 

Si toda decisión de tu estudio, de tu empresa, pasa por tí, no te habrás convertido en el atasco de la organización, del freno del equipo de trabajo que quieres crear.

Piensa en ello.

No tenemos tiempo para pensar

Aunque sé que hoy en día es dificilísimo pararte a pensar…. no tenemos tiempo. 

Precisamente con este Arquitecto del que te hablo hoy, le recomende una lectura, una formación interesante, y me dijo, lo que ya sabes y conoces:

 “para cursos y lecturas estoy yo”. Mañana tengo que…., me cumple el ….., viajo a ….”

Resultado, estás agotado, quemado, estresado… y tienes una receta que siempre te da más y más trabajo.

Le sumamos el ego, ese sentimiento de responsabilidad exagerado de que tu tienes que estar al día de todo, intervenir cualquier cuestión del estudio, y las tareas, en vez de bajar, siempre crecen. 

Nadie, en estos tiempos, puede hacerlo todo.

Ni siquiera el jefe, por muy jefe que sea, porque puedes tener un gran equipo, una gran responsabilidad, unos grandes proyectos, pero no tienes un gran poder.

Siempre existen prioridades en torno al trabajo en torno al mañana tengo…, me cumple el… e incluso, con gente que colaboró en ocasiones con su organización, te llaman y posponen la cita, porque ha surgido un imprevisto….

Siempre la empresa, por delante de parar y mirar….. 

Siempre habrá más y más tareas, que tiempo disponible salvo que atajes eso.

Y a esto hay que añadirle un problema que igual no has reparado.

David, es arquitecto, es bueno haciendo proyectos, como decorador e interiorista, tiene unas aptitudes increíbles, colabora incluso con El Corte Inglés…., pero nadie le ha enseñado a ser empresario, a organizar su empresa, a saber como gestionar los ficheros de su estudio, los expedientes, los proyectos, o los departamentos de la misma.

Y sólo con formación en productividad, en organización personal, con metodologías de organización, y gestión del tiempo, lograrás vivir sin estrés, y ganar el control de tu estudio.

Listas de tareas de NO HACER

Sólo teniendo una lista de tareas, y una lista de no tareas, de cosas que no te vas a encargar tu, podrás vencer ese estrés.

Luego la comunicación, el establecer sistemas a partir de esa comunicación es básico.

Imagina, que en el estudio de David, un tipo de encargos, por ejemplo, de proyectos pequeños de viviendas unifamiliares, todo lo que hay en torno a esos encargos profesionales, los hará un asociado, y este, todo problema, consulta, incidencia, visita a obra….. lo hará él.

Y se determina por ejemplo, que “problemas”, que superen los 10.000 € por poner un ejemplo, modificaciones de proyecto, impagos, subcontratas por encima de este importe si serán consultadas con David, el jefe.

¿Cómo es tu colaboración y comunicación con tus compañeros?

Esto es fijar un sistema, y determinado, concretado, comentando y madurado, te dará libertad, empodera a tus colaboradores, y empiezas a ejercer de buen líder, y no de gestor de todo.

Esto son sistemas, y te pueden ayudar.

No quiero terminar este podcast, antes de irme al dentista, que me tiene moviendo la pierna de forma muy nerviosa, sin proponerte algunas ideas, sistemas que te pueden ayudar.

.- Define las responsabilidades, los importes, los asuntos de lo que se encarga cada uno en la organización. En serio parece una obviedad, pero damos muchas veces cosas por supuestas, que deben concretarse.

Basta con crear una carpeta con el nombre de tu asociado, empleado, colaborador, y determinar por escrito tareas, importes hasta los que tiene independencia para decidir, quien paga los gastos con motivo de… , como justificará las salidas a obra… que se yo, cada uno sabe qué cosas debe controlar, gestionar a diario.

.- Bloquea tiempo al día, para trabajar en sistemas de tu empresa, que es justo lo que debes hacer para evitar los cuellos de botella, es la acción más eficaz que puedes realizar, si quieres ganar ese control, e ir bajando las cotas de estrés.

.- Establece algunas métricas, que más que de control, sean de “VER”, de observar como vas, como van tus ingresos, cuánto tiempo trabajas en tu negocio, si tienes sistemas en el mismo.

 

Existen métodos, y herramientas para todo ello, y no tiene porque ser complicado.

Documenta, y así evitarás el «Eres un mal jefe si no tienes estrés»

Con David, le recomende trabajar con su equipo con Trello, le di incluso un curso que tengo gratuito en mi web, de cómo trabajar en equipo con esta herramienta.

Y me puso cómo excusa, si pero es que….. yo tengo datos sensibles que ellos no tienen que ver….

Trabaja por capas en Trello.

Bueno, pues trabaja en dos capas, la tuya, y la tuya con ellos, no es difícil.

Te dejo los enlace en las notas del programa.

https://www.jesusbedmar.es/trabajar-en-dos-capas-jefe-y-empleado-con-trello-metodo-no-moda/

Y un curso de Trello: 

https://www.jesusbedmar.es/curso/trello-gestor-proyectos-ciclo/

Documenta tu sistemas como si fueras una franquicia

Y tener documentados estos sistemas, de forma fácil, de forma dinámica que si cambian, puedas tu o algún colaborador, grabar esos cambios y compartirlos con los demás, es un trabajo de empresa, para tu empresa, y que te hará escalar, ganar más control.

Crear y confeccionar un manual de empresa, poco a poco, que hará que cada vez tengas más sistemas, más procesos a realizar de forma ordenada, y que sea muy útil al poder usarse por todos.

Igual que tienes un manual de tu impresora, ¿por que no determinas el manual de tu empresa, para que cuando haya que consultar algo, puedas hacerlo tu, o cualquiera que venga?.

Organigramas funcionales con independencia de quien ocupe los puestos.

Así los organigramas de las organizaciones, serán sólidos, serán estables, y dará igual la foto que haya en el recuadro correspondiente, porque tendrás definidos puestos, procesos, sistemas que harán que tu no seas el problema, el atascador, el cuello de botella, y la intervención tuya en la empresa, sea algo más secundario.

Obviamente, no te voy a decir, que puedes trabajar desde la playa, esto me parece una soberana tontería, pero no siempre estarás en primera línea, que estresa y mucho.

Dedícate a lo que eres bueno, por lo que te pagan….. tus clientes no quieren saber que eres bueno o no resolviendo problemas con tu personal, o viendo cómo resolver el contrato de renting de las fotocopiadoras, o si tu estudio es grande o pequeño.

Quieren la casa de sus sueños….

Sólo organizándote tu primero, lograrás organizar tu negocio, tu empresa, y esto conlleva observación, auto-conocimiento, control del ego, y método, el que sea, pero método. 

Y te dejo un dato preocupante, sólo el 3% de los adultos trabajan con metas y objetivos, no hablo de empresas, personas.

Es importante bloquearte un rato al día para tu mejora personal, para determinar que es lo correcto y como hacerlo de forma eficiente (con la menor cantidad de recursos), y eliminar de tu pendiente, el resto, y no insistir a base de horas en hacerlo todo de forma eficaz.

Distingue eficacia de eficiencia.

Eficacia: Consiste en alcanzar las metas establecidas y si no tenemos metas, intentamos hacerlo todo, y…

Eficiencia: Se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos.

Trabaja y organízate de forma eficiente, así podrás tener tiempo para vivir.

 

Eres un mal jefe si no tienes estrés. Cómo ganar el control

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