147. Gestión del tiempo con GTD y con todo. Di no.

Gestión del tiempo con GTD. Contesta a 3 preguntas cada día, y otra el Lunes, y tendrás una herramienta de foco, para centrarte en lo esencial, al margen de todo dispositivo electrónico.

Compartir esta publicación

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Gestión tiempo con GTD.

Mejor di muchos «noes» y pocos «sies»

Pongamos en una coctelera estas dos cuestiones:

  • Si en mi lío diario, hago lo urgente, y me centro en esto básicamente, ¿Cuándo haré lo esencial?

Y otra cuestión 

  • Tú escribes en tu agenda lo que crees que puede ocurrir, pero ¿puedes escribir lo que va a ocurrir realmente?

Enseguida te cuento más, sobre cómo conjugamos o capeamos estos dos problemas en relación con la importancia de hacer lo esencial, y de cómo lo planificado, no tiene normalmente nada que ver con la realidad. 

Cualquier forma de organización es mejor que nada.

Acercarse a herramientas de productividad te otorga una ventaja increíble, frente a quien no es organizado.

Una persona, que simplemente lleve una libreta en su jornada, una agenda que lo acompañe a todo, y apunte todo lo que es digno de apuntar, normalmente, tiene una herramienta que le da una ventaja frente a otros impresionante.

Las agendas obran milagros para recordar lo que nuestra cabeza no llega.

Y ya si esas listas las trabajamos por contextos, llevas oro en relación con tus compromisos, eventos, anotaciones… con sólo dividirte la libreta ordenada por cosas con hacer con …. nombre de la persona….

Cosas a hacer en ordenador….

Cosas a hacer en itinerancia….

Cosas a hacer algún día tal vez…. (como puede ser leer libros, sitios que visitar, viajes a realizar).

Sólo se requiere que esta herramienta, la trabajes, la repases, la gestiones, la actualices, como todo en la vida. Igual que cuidas tu coche, tu jardín, o las salidas con la peña de futbol los domingos…. 

Cuidando y manteniendo

Pero las capturas, el registrar todo tipo de eventos, tareas, reuniones, ideas… como seas tecnológicamente hábil, utilices capturadores, seas creativo y motivado, gestionar tu mundo se convierte en una pesadilla, y ya cuesta diferenciar entre qué es urgente, qué es importante, qué toca ahora simplemente. 

Decidir qué hacer, se convierte en una operación de dificultad extrema.  

Y si hay algo que es una verdad aplastante, es que nuestro tiempo, y conforme avanza el día, las energías, van terminándose, agotándose, apagándose.

Y esto no solo aplica a los trabajadores del conocimiento, aplica para todos y todas, todas y todos tenemos cientos de compromisos. 

Y no sólo merece anotación de una tarea, o de una reunión, hay cientos de cosas a recordar, reflexiones, ideas, guías de uso, que querrás tener localizadas siempre.

Tareas esenciales vs. tareas urgentes.

Como hemos dicho tener tareas, y no saber ni siquiera con cuál ponerte, empieza a ser de los más habitual.

Al aterrizar en sistemas informáticos, incluso en agendas tradicionales, el trabajar la productividad, te hace que capturas cientos de cosas por hacer.

Quieres ser eficiente, productivo, llegar a todo, lees esto por allí, otra cosa por acá, y cuando quieres acordar tienes la agenda con tantas anotaciones que ya no distingues entre tarea, nota, evento, reunión…

Y hasta encontrar algo que anotaste pocos días atrás se convierte en una marrón. 

E igual para solventar este lío, decidir lo que tenemos entre manos es cuestión de pasar la MOPA.

M tener una misión, un objetivo macro, claro, para perseguir, y no enterrarte entre correos electrónicos, visitas, reuniones, mirar páginas de referentes de tu sector… o el temido gasto del tiempo en el deporte invisible de mover tu raton entre amazon, netflix, o youtube. 

La O de objetivo, qué quiero conseguir que sea esencial en mi empresa, en mi trabajo en mi vida… dependiendo del área de la que se trate. 

La P de propósito, estando centrado en lo que quieres conseguir, diciendo mil veces NO a diferentes propuestas, ladrones de tiempo, interrupciones y distracciones.

A más noes, más sies a tu propósito.

Y por último la A de acciones que te acercan a tu misión, a tu objetivo, a tu propósito. Para llegar de A que estás a B que es tu destino, cuantas más acciones insertes entre esos dos puntos ESENCIALES, más fácilmente llegarás a eso ESENCIAL de lo que hablamos. 

Más M.O.P.A., y menos urgencias.

Y teniendo claro esto, pues aplica a GTD, y a cualquier metodología que tengas, por muy rudimentaria que sea, que te haga centrarte en lo esencial. 

Todo esto no son más que medios, sistemas, herramientas para conseguir un fin, algo más elevado a esas tareas concretas, a un objetivo final que debemos y queremos alcanzar.

Para todo esto aplica tener una buena MOPA. 

Así que para aplicar un filtro interesante en todo esto, aparte de pasar la MOPA hazte esta pregunta el Lunes.

.- ¿Qué te gustaría al final de semana tener como tachado, y poder marcarlo como completado?.

Y cada día de semana plantéate estas cuestiones de enfoque: 

1.- Qué has hecho hoy, qué tarea/proyecto has completado, con quien has pasado tiempo, qué deporte has realizado, qué tiempo has dedicado a pensar en tu trabajo, planear, dividir tareas que en realidad son proyectos.?

2.- ¿a quién he ayudado hoy? y ¿quién me ha ayudado hoy? 

3.- ¿Qué quieres recordar del día de hoy dentro de dos años?

Yo todas estas ideas las apunto en un fichero que creo el Lunes, en google docs, de manera gratuita, accesible desde todos lados, y ahí traslado esa idea de :

.-  ¿que me gustaría anotar el Domingo como completado?. 

Y día a día, anoto de Lunes a Sábado, la respuesta muy brevemente de las 3 preguntas apuntadas.

Te aseguro que si haces esto durante unos días. Cuando vuelvas sobre ello, tendrás muy claro que priorizas en tu vida, si son cuestiones esenciales, o son las urgencias de otros. 

Foco para lo esencial. 

La MOPA, y la pregunta del Lunes, y la pequeña transcripción de tu contestación a las 3 preguntas diarias. 

En relación a llevar una agenda, en papel, en digital, hay una cosa que es evidente. Todo lo que planificamos, normalmente no se cumple.

Haz la prueba.

Para ejemplo, encarga una web a alguien, fija un periodo de entrega de alguna obra, o instalación de algún servicio o suministro, y verás el alto grado de incumplimiento que se produce. 

Todo el día actualizando y no trabajando

Así como los problemas se disuelven muchas veces ellos solos, y son producto de nuestra cabeza, trazar meticulosos sistemas Gantt, de esos que prevén fases y tareas de proyectos, al final tienen tantas modificaciones que no se cumplen en ningún punto el plan inicial.

Y pasamos más tiempo actualizando nuestras previsiones, y reprogramando, que trabajando.

Para ello consideró que GTD constituye un sistema genial, maravilloso, adaptable a todo esto, cómo pueden hacerlo las metodologías ágiles de planificación de proyectos frente a las no ágiles o más tradicionales. 

Y ocurre que luego viene el ir moviendo cosas que tienes en la agenda de un día a otro, porque no hemos caído en la cuenta, porque nadie nos ha enseñado productividad, que lo que has apuntado en tu agenda, véase, pedir subvención a la Consejería de mi Comunidad, de por si no es una tarea que requiera media hora de trabajo…..

…es un proyecto de por si, con virtualidad propia, con pies y manos, que se mueve, que se revuelve, que tienes que tirar de aquí y de allá para solo tener claro todo lo que necesitas,  y requiere seguramente, de muchas horas de trabajo, planificación, o incluso la intervención de más personas.….

Y si no desmenuzamos las tareas que parecen tareas, pero son proyectos, pues nunca se hacen, siempre van moviéndose de un día para otro.

E igual ocurre con esa tarea que queremos hacer con alguien, y en ese momento no está disponible, o te cambian una cita que tenías programada, tener una manera de en segundos saber con qué puedes ponerte ahora, es vital para ser efectivo en tu tiempo disponible al trabajo. 

La Gestión del tiempo con GTD.

Y con el ocio, no tenemos ese problema.

Estás en fin de semana, te falla un plan para hacer con amigos, y rápidamente, hacemos otros planes para evadirnos, y en cambio con la productividad, en vez de tener ese método que te hará hacer otra tarea de alto impacto… pues ya no sabes bien qué hacer.

Por tanto, pasar la MOPA, plantearse cuestiones como las comentadas aquí y responderlas, saber lo que es una tarea, lo que es un evento, lo que son reuniones, por muy evidente que suene, saber que todo lo anterior puede ser un proyecto o no…. 

Saber que existen cuestiones esenciales, vs. las urgentes, y saber que para llevar eventos a una agenda, también requiere su técnica es fundamental.

Para terminar, una vez sabemos estas cuestiones, y aún así, detectamos que nuestro desbordamiento de vida es atroz, conviene rodearte de colaboradores, de tu confianza, y  empoderarlos, para que piensen como tú, que también pasen la mopa frecuentemente…

… para que se busquen la vida,

… para que resuelvan cosas que no tengan impacto en lo esencial, sino en cosas de poca importancia, que si algún logo, que si cuántos convocamos a la reunión, que si vamos en coche o en metro…

… que de detalles menores se ocupen otros, una vez tu hayas establecido unas directrices generales.

Ya lo dice el Maestro David Allen, puedo hacer cualquier cosa, pero no todo.

Ser selectivo, asertivo, filtrador.

Lo que significa que tengo que ser selectivo, hilar muy fino, sobre cómo  y en qué gasto mi tiempo y cuánta energía debo poner en el mismo.

Podría pasar fácilmente toda la jornada contestando correos, o con visitas, o enganchado al teléfono, aunque cada vez se use menos.

Pero si eres escultor, tú a las esculturas. 

Si eres programador, tú  a programar.

Y nuestra devoción, nuestra maestría, nuestra excelencia, solo es sostenible eliminando lo no esencial. 

Encontrar algo que quieres hacer es la parte fácil.

Lo difícil es decidir qué vas a descuidar.

Porque disparar en ráfaga al cielo, posiblemente no des en ningún sitio, pero apuntar a un sólo sitio, y vaciar el cargador, seguramente, aciertes el blanco.

Quédate con estas ideas:

No debemos disparar en ráfaga en todas las direcciones.

Cuando dedicamos un poco de tiempo a un millón de proyectos, áreas de responsabilidades, tareas y actividades diferentes, progresamos muy poco en cualquiera de ellos. Y nuestros esfuerzos se ven reducidos.

Sin embargo, si enfocamos nuestra energía slo en las cosas más importantes, lo que es esencial, entonces progresamos significativamente. 

Sin mencionar el orgullo y satisfacción que otorga, centrarse en TU cosa importante y hacerlo con excelencia.

Para y tómate el tiempo que necesites para considerar cuál es nuestro trabajo más importante, piensa qué queremos lograr, hacer y ser. 

Pasa la MOPA, pero sólo podrás si dices pocos sies, y muchos noes…

Hasta la semana que viene.

La Gestión tiempo con GTD.

Más post

Cerrar menú
×
×

Carrito

Acceso

Introduce tu Nombre de usuario y contraseña para tener acceso al contenido.