139. Omnifocus ventajas, ¿por qué me encanta? 7 razones de ejemplo

Omnifocus 7 razones de porque me encanta. Te cuento ventajas que tiene, fundamentos por si te tienes que decantar por una u otra aplicación para gestionar, proyectos y tareas.

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Omnifocus ventajas.

En el episodio del viernes pasado te contaba que ya está disponible la versión web de Omnifocus, este maravilloso software para dispositivos Apple, que una vez cuentas con una instalación en Mac o iPhone o iPad, puedes también utilizar previa suscripción en cualquier navegador.

Hoy, quería traerte algunas razones de porque me gusta omnifocus, hasta el punto que justificó para mi comprar un iPhone, no porque estos dispositivos hagan algo que no hacía mi viejo Samsung Galaxy s4 de hace 5 años, que si bien iba algo lento, satisfacía al 100% mis necesidades productivas.

Así que pretendo en un audio corto, darte unas cuantas razones (7 han salido en la escaleta), no para convencerte de nada, sino para que tengas más argumentos si estás pensando en instalarte un gestor de tareas, incluso estás pensando comenzar a trabajar con alguna metodología productiva, porque tengas presente en tu vida el mono loco, la avestruz productiva, quieras comerte el sapo cada mañana.

Omnifocus ventajas.

1ª FLEXIBILIDAD

Te es válido para llevar muchos sistemas de productividad.

Al margen de que los que estáis al otro lado normalmente, estáis interesados en GTD, existen muchos métodos de productividad que puedes llevar con esta aplicación de tareas y gestión de proyectos.

Omnifocus, es el gestor de tareas que te permite ir de metodologías muy sencillas a las más completas (que no complejas), como puede ser GTD.

Piensa, en el siguiente escenario.

Persona que no pertenece al IBEX 35, ni es un alto ejecutivo del SP500, tu, yo, una persona normal, del mundo mundial.

Eres una persona con un trabajo, una familia, o algo más atípico y que SIMPLEMENTE no quiere olvidar eventos determinados, como citas, reuniones, etc…

…y quieres tener algún sitio para anotar algún proyecto que otro sin muchas complicaciones, con algunas alarmas para que te avise de vencimientos futuros.

Lo más normal, y lo más corriente de muchas personas.

Pues esta aplicación te permite esa sencillez, no tienes que crear complicados flujos, ni complicarte la vida.

Es muy intuitiva, crearas tus proyectos, tus citas, y la aplicación te avisará de todo sin más complicaciones….

Es no solo un punto de partida para organizar tu tiempo, es un punto para quedarte porque permite escalar perfectamente, tu mundo por muy complicado que se vaya volviendo.

2ª ESTRUCTURAS

En esa sencillez, te permite establecer una dimensión para cuando las cosas empiezan a crecer.

Antes en esa sencillez de la que hablábamos, ya tienes tus citas, agenda, pero comienzas a agregar nuevas áreas de interés en tu vida.

Pensemos alguna formación, algún programa que quieres impartir para enseñar a algún compañero, quieres preparar un viaje para el próximo año, tener tu propia web, lo que sea…. y puedes ir agregando estructuras tradicionales en plan carpetas, para ordenar todo esto. Por ejemplo ahora podemos ordenar sin empezar desde cero, unas carpetas como pueden ser personal, y profesional, para ordenar tus proyectos con esta clasificación.

Con sencillos arrastrar y soltar colocamos todo en su lugar.

Que aparecen nuevas áreas a incluir esas comentadas, pues creamos esas carpetas de formación, viajes, etc… para ir colocando todo de forma ordenada.

Todo lo haces de una manera natural, y cambiante según tus circunstancias de vida.

gtd geoposicionamient contextos

3ª RESPETUOSO

Omnifocus, tiene algo que no tienen todas las aplicaciones.

Por ejemplo si has usado alguna vez aplicaciones como evernote, outlook, o muchas otras, toda la información que vas agregando se va mostrando, con lo que tenemos mucho ruido, mucha información que hace que sea más fácil distraerte.

La aplicación de omnigroup, tiene a través de las perspectivas, un sistema de visualización, de enfoque que te permite no solo elegir áreas o estructuras como las que te he comentado antes, por ejemplo sólo quiero ver tareas relacionadas con mi proyecto web.

O ahora sólo con mis temas laborales.

Esta diferenciación es muy buena para no distraernos.

Dentro de este respeto además, permite no ver tareas hasta que tu le indiques con la opción APLAZAMIENTO. Si estamos en Enero, y hasta Noviembre, tu no empiezas a trabajar con temas para la campaña Navideña, no tiene sentido estar viendo proyectos para navidad, todo el año, que se muestren cuando toque….

4ª ETIQUETAS

Dentro de este orden, de este respeto por no ser invasivo, cuenta también con la posibilidad de poner etiquetas a tus proyectos y tareas.

Las etiquetas son aquellos metadatos que tu defines a tu gusto, en tantos niveles como quieras, que te ayudan a buscar, a seleccionar tareas, y proyectos conforme a determinadas circunstancias.

Piensa por ejemplo, en estos ejemplos sencillos, en ese empresario, en esta persona que le gusta llevar sus listas de la compra, sus listas de pendiente, que necesitas, cuando estás por ejemplo en la calle, ver qué tienes pendiente de comprar.

Simplemente etiquetando y creando aquella situación, por ejemplo, calle, o itinerancia, o supermercado, tendrás a un clic de ratón todo aquello que allá marcado a tal efecto.

 

O te vas a ver con alguien en futuras fechas, y quieres que no se te escape nada de asuntos a tratar con él…. etiquetarás aquellas tareas con el nombre de la persona, y luego, en segundos, extractas los temas a comentar con él.

Y así con todo tipo de situaciones, desde tareas a realizar ordenadas por el tiempo del que dispones para hacer la tarea, o el día de la semana a realizarla, o la prioridad que tiene, o tantas etiquetas como quieras, incluso porque no, el objetivo, que tiene hacer un proyecto o no.

O el departamento al que pertenece, o el presupuesto asignado a ese asunto…. Tantas capas como necesites.

 

5ª VERSÁTIL

Omnifocus, sirve para todas las metodologías.

En este tiempo, he comprobado que GTD no es para todo el mundo, pero si hay personas, que les gustan otras metodologías para organizarse, como el de la tarea más importante.

Es decir, establecer al terminar cada día, que tareas son las que quieres hacer al día siguiente, es un ejercicio interesante para que el día no te gobierne a ti, acometer a primera hora del día, e intentar cumplir si o si, esas tareas que te has marcado, las 3, las 7 o las 20 tareas….

Tiene dos funcionalidades, el marcado de tareas/proyectos, que te hace que sepas de una manera rápida que tienes para ese día, al margen de los vencimientos que hayas programado.

Pero además en la versión profesional, tiene una visión llamada previsión, que te muestra todo lo que quieras en una especie de cuadro de mando, y a mi es lo que me cautivo.

Aúna las tareas que tu determines, imagina por ejemplo que has etiquetado con la marca hoy, con eso que si o si quieres hacer hoy, pero además te muestra también aquellas que tienen fecha de vencimiento para el día en el que estás consultando, pero además, te muestra tantos calendarios personales o corporativos como tengas, todo de un vistazo, sin ir saltando de aplicación en aplicación.

Su facilidad de uso, permite llevar otras metologías como te comentaba, tanto está de las tareas más importantes, como la de no rompas la cadena, las 43 carpetas, time blocking, trabajar por pomodoros…. o cualquier forma de llevar tus compromisos que tu mismo tengas ideado….

6ª AUTOMATIZACIONES

En esto, y dentro del universo de apple, tanto en versión de escritorio, como en versión móvil, tiene cientos de opciones.

Piensa en un proyecto tipo que tienes, y usas mucho, o que vas por la calle, y quieres lanzar un asistente que te haga dos o tres preguntas, del tipo nombre del proyecto, área en el que irá ese proyecto, y primera tarea a realizar, con automatizaciones, lo haces en segundos, y lo tienes en tu instalación de todos tus dispositivos en segundos.

He creado un ciclo monográfico sobre esto, para que veas el potencial que tiene, no sólo con herramientas nativas de apple, sino con otras también como puede ser zapier…

automatizaciones omnifocus ios iphone 1

7ª SINCRONIZACIÓN

La aplicación tiene la posibilidad de trabajar en local, o de manera sincronizada….. Tantos dispositivos tengas, en segundos, estará sincronizado todo. Has agregado algo en el móvil, al llegar a casa podrás verlo en el mac, o al revés… incluso que no llevas ningún dispositivo, te abres un navegador, y consultas y gestionas tus eventos….

Y para ideas, como el camino se demuestra andando, aquí te dejo un ciclo de vídeos de como hacer algunas de las cosas que he comentado, por si quieres tomar la decisión sobre la aplicación de una manera más fundamentada.

Vídeos Omnifocus Ventajas

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